Was ist BPM?

Business Process Management (kurz: BPM) ist eines der aktuell viel diskutierten Themen in Unternehmen. Für die Erfüllung von Zielen wie Kosteneinsparung und Effektivitätssteigerung ist eine Optimierung der Arbeitsabläufe sowie z.T. der Aufbauorganisation und die Ausrichtung auf die Markt- bzw. Kundenanforderungen nötig. Hauptziele sind eine höhere Prozessqualität, kürzere Prozesszeiten, weniger Medienbrüche und eine höhere Datenkonsistenz.

B&L unterstützt typischerweise bereits bei Prozessabgrenzung und Prozessmodellierung. Wir untersuchen den aktuellen Zustand, identifizieren Schwachstellen und führen somit einen verbesserten Sollzustand herbei. Auf der operativen Ebene helfen wir bei dem Workflow-Management und der Unterstützung der Arbeitsabläufe durch geeignete IT Systeme.

Prozessoptimierung

Grundvoraussetzung für die Prozessoptimierung ist die Auswahl geeigneter Prozessabläufe aus den verschiedenen Geschäftsfeldern eines Unternehmens. Das hauptsächliche Optimierungspotenzial liegt in der Verhinderung von Medienbrüchen, der Verkürzung von Warte- und Liegezeiten sowie der Minimierung von Verzögerungen durch den Wechsel der Bearbeiter im Arbeitsablauf.

B&L unterstützt Sie bereits in der Frühphase eines solchen Projektes und begleitet die gesamte Konzeption bis hin zur Umsetzung organisatorischer Änderungen und der Einführung einer geeigneten  technischen Lösung. Anhand von Erhebungen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen und intensiven Studien der Fachprozesse ermitteln wir mit Ihnen die Prozesse mit dem höchsten Optimierungspotenzial. Mit Hilfe verschiedener Tools wie ARIS oder Microsoft Visio stellen wir im Rahmen des Workflow-Managements (siehe Absatz Workflow-Management) die optimierten Arbeitsabläufe grafisch dar und erstellen mit Ihnen ein Fachkonzept. Schließlich unterstützen wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten IT-Systems und betreuen dessen Einführung in Ihrem Unternehmen.

Workflow-Management

Workflows bestehen aus formal beschriebenen Arbeitsanweisungen, die sich auf die operative Durchführungsebene von Geschäftsprozessen beziehen und vollständig oder teilweise automatisiert ablaufen.[1] Günstige Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung bieten dabei Prozesse bzw. Prozessschritte, die

• gut strukturiert sind,nach einem festen Muster ablaufen,

• sich häufig wiederholen,

• ein hohes Volumen ähnlicher Transaktionen aufweisen,

• kostenintensiv und zeitkritisch sind.

Nach der Abstimmung geeigneter Arbeitsabläufe modelliert B&L mit Ihnen den optimierten Soll-Prozess und stellt diesen als Workflow grafisch in der Business Process Modeling Notation 2.0 (kurz: BPMN 2.0) dar. Anschließend wird die grafische Abbildung um die Beschreibung des Prozess mit Konkretisierung von Arbeitsschritten, organisatorischen Maßnahmen und technischen Ressourcen ergänzt. Damit entsteht das Fachkonzept, welches, wenn nötig, als Grundlage für die Auswahl einer geeigneten technischen Lösung dient.

Fallbeispiel Rechnungswesen

Ein klassisches Beispiel für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Typische, von der Unternehmensleitung definierte Projektziele sind schnellere Buchung der Eingangsrechnungen, Reduzierung des Klärungsaufwandes, Minimierung von Skontoverlusten und die schnellere Vorlage von Jahres- und Monatsabschlüssen. Es lässt sich der gesamte Prozessablauf erheblich beschleunigen: Liege- und Wartezeiten können verkürzt und Fristen elektronisch überwacht werden.

Weitere Informationen zu unseren diesbezüglichen Erfahrungen und Methoden finden Sie hier

Fallbeispiel Elektronische Akte

Die klassische Papierakte dominiert zwar noch in den Unternehmen, hat aber weitestgehend ausgedient. Die Vorteile der elektronischen Systeme sind zu gravierend und ermöglichen eine deutlich effizientere Zusammenarbeit im Unternehmen und zwischen den Unternehmen (Collaboration):

• Zeitliche und räumliche Unabhängigkeit

• Parallele Zugriffe

• Aufrechterhaltung von Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

• Automatisierung von Routinetätigkeiten, wie z.B. Datenextraktion, Information anderer Stellen oder von  Teilprozessen, z.B. Dokumentfreigaben

Hinzu kommt, dass Informationen zunehmend in Form von eMails, Office-Dokumenten oder auch Bildern und anderen Multimedia-Inhalten kommuniziert werden. Die Papierakte ist da überfordert.

Für unsere Kunden bedeutet das konkret:

• Elektronisches Vertragsmanagement

• Sitzungs- und Gremienmanagement

• Elektronische Bauakten, Einkaufsakten, Personalakten

• Optimierung einer Antragsbearbeitung

• u.v.m.

Gerne nennen wir Ihnen entsprechende Referenzen.

[1] Quelle: Wikipedia