Als idealtypische Vorgehensweise in ECM-Projekten hat sich unser Projektablaufplan (PAP) bereits seit 1994 bewährt und wurde auch von Kunden übernommen.

Obwohl nicht in jedem Projekt sämtliche Aufgaben erledigt werden müssen, so bietet der PAP doch einerseits eine Checkliste, um nichts Wesent-liches zu vergessen und er liefert andererseits die Systematik, um die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge und einem angemessenen Aufwand durchzuführen.

Vorstudie

Um die Zielsetzung genauer zu ermitteln, ist häufig eine Vorstudie sinnvoll. Häufig erfolgt dies in Form unseres Produktes ECM-Potenzialanalyse. 
Teilweise kann aber auf die dort enthaltene Grobkonzeption und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung verzichtet werden.

IST-Analyse

In dieser Phase werden sämtliche Informationen erhoben, die für den anvisierten ECM-Einsatz relevant sind. Wenn die Unterstützung durch Workflows gewünscht ist, kann dies auch eine Prozessanalyse umfassen.

Organisatorisches Konzept

Der gesamte Ablauf von Eingabe der Dokumente und Daten, über Indexierung und Speicherung bis zu Recherche und letztendlicher Entsorgung wird organisatorisch gestaltet oder angepasst, um die Möglichkeiten des ECM effizient zu nutzen.

Bereits bei der organisatorischen Gestaltung sind die technischen Gegebenheiten am Markt und bei dem Kunden zu berücksichtigen.

Technisches Konzept

Wenn das organisatorische Konzept fertiggestellt ist, werden die erforderlichen Komponenten benannt und spezifiziert. Hinzu kommen Konzepte für die Sicherheit und die Integration in die bestehende IT des Kunden.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Obwohl die Kosten-/Nutzenbetrachtung bereits kontinuierlich während der Konzeption erfolgt, wird hier abschließend die tatsächliche Situation bewertet, um eine klare Planungsgrundlage zu haben. Dabei spielen häufig auch verschiedene Ausbaustufen im Zeitverlauf eine Rolle, die in den Cash-Flow einzukalkulieren sind.

Realisierungsplan

Abschließend erfolgt eine genaue Planung des Vorgehens und der benötigten zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen. Dies ist somit auch die Basis für das anschließende Projektmanagement.