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Kompetenz: Vertragsmanagement

Unternehmenserfolg sichern durch aktives Vertragsmanagement

Verträge sind die Basis einer jeden Geschäftstätigkeit, da sie die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Partnern regeln und die vereinbarten Konditionen wesentlich den Unternehmens­erfolg beeinflussen. Risiken entstehen nicht nur durch das „Kleingedruckte“ im Vertrag, sondern vor allem auch durch die mangelhafte Kontrolle von Terminen und Fristen.

Häufig wurden Verträge in der Vergangenheit bei den Bereichen im Unternehmen aufbewahrt, die den Vertrag geschlossen bzw. für diesen verantwortlich waren. Eine Gesamtübersicht der vorhandenen Verträge und damit der bestehenden Risiken ist damit aber nur bedingt, wenn überhaupt möglich. Was zur Folge hat, dass insbesondere die finanziellen Risiken nicht bewertet werden oder damit sich ergebende Synergie-Effekte durch die Ermittlung des Gesamtvolumens pro Lieferant sich nicht durch Abschluss von günstigen Rahmenverträgen nutzen lassen.

Erst durch ein aktives Vertragsmanagement wird es möglich, frühzeitig auf ablaufende Termine und Fristen zu reagieren, ungleiche Vertragsinhalte und die sich daraus ergebenden inhaltlichen Risiken zu erkennen, um zum Beispiel Konditionen neu zu verhandeln oder den Vertragspartner zu wechseln und so das aus den Verträgen resultierende Geschäftsrisiko zu minimieren.

Eine Optimierung des Vertragsmanagements ist in erster Linie als organisatorische Herausforderung zu verstehen, da das oberste Ziel darin besteht, eine lückenlose Transparenz bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen aller Art zu gewährleisten. Somit ist eine der wichtigsten Anforderungen an ein zentrales Vertragsmanagement, dass auch zugehörige Dokumente, wie Nachträge, Anlagen und der vorangegangene Schriftverkehr ebenfalls zum Vertrag abgelegt bzw. mit diesem verknüpft werden müssen.

Darüber hinaus erheben die Geschäftsbereiche die Anforderung, die relevanten Verträge in Verbindung mit ihren spezifischen Anwendungen in einer entsprechenden Aktenstruktur aufzubewahren, wie z.B. Vertrieb oder Kundenservice innerhalb der Kundenakte (integriert in CRM) oder Einkauf innerhalb der Lieferantenakte (integriert in SCM).

Anwendern bietet sich ein breites Spektrum an Lösungsangeboten durch Spezialanbieter von Vertragsmanagementsoftware, DMS-Anbietern mit voreingestellten Modulen sowie ERP-Beratungshäusern mit fertigen Paketen innerhalb des ERP-Systems.

Die Herausforderung für den Kunden besteht darin, die für ihn optimale Lösung auszuwählen.