Mit einer technischen Umstellung im Unternehmen ist es meist nicht getan. Oft wird während des Prozesses erst klar, wo überall Optimierungsbedarf besteht. Deswegen ist es von größter Bedeutung Prozesse zu sichern, um weiter darauf aufbauen zu können.
Wer sein Unternehmen optimieren möchte, muss herausfinden wo Unsicherheiten, Problemstellungen und Herausforderungen liegen. Zu diesem Zweck wird das Unternehmen analysiert.
Die Prozessanalyse ist eine der Kernkompetenzen der B&L Management Consulting GmbH und unabdinglich als Grundlage für die Entwicklung von Konzepten. Bei dieser Analyse wird gezielt nach Schwächen und Stärken im Rahmen der Prozessgestaltung des Unternehmens gesucht.
Oft ist dem Management nicht klar, wo genau die Schwachstellen liegen, oder dass sie überhaupt existieren. Schließlich ist es in der Praxis kaum möglich alle Prozesse im Unternehmen im Blick zu haben.
Mit einer Prozessanalyse werden daher zunächst die signifikanten Schwachstellen der Haupt- und Kernprozesse gefiltert und betrachtet. Im Anschluss werden Erfolgsfaktoren definiert und Ziele abgesteckt. So lassen sich schließlich Leistungsmerkmale formulieren und Verbesserungspotentiale finden. Soweit der grobe Ablauf. Aber wann muss gehandelt werden?
Transparenz und Übersichtlichkeit sind das A und O in der Prozessgestaltung. So verläuft die interne Kommunikation im Unternehmen, als auch die externe Kommunikation zu Kunden deutlich schneller und unkomplizierter ab, wenn beide Seiten ein gegenseitiges Verständnis der Thematik haben. Sollte hier bereits ein Konflikt entstehen besteht Optimierungsbedarf.
Die Prozessanalyse dient somit der Sicherstellung reibungsloser Abläufe, gesicherter Output-Qualität und damit auch einer Kosten- und Ressourceneinsparung. Allerdings gibt es einen Haken.
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass es reicht, eine solche Optimierung einmalig durchzuführen. Meistens dann, wenn ein Problem unmittelbar sichtbar ist. Doch oft ist es dann schon zu spät: Stolpersteine oder Unsicherheiten in Prozessen haben bereits viel Zeit und vor allem Nerven der Mitarbeiter gekostet. Eine frühe Erkenntnis der Problemstellung ist daher von großer Wichtigkeit.
Neue Arbeitsweisen, Umwelteinflüsse, Technologien, Tools oder interne Veränderungen des Unternehmens können schnell dafür sorgen, dass sich Prozesse verändern. Auch neue Gesetztesanforderungen zu Datenmanagement können unvorhergesehen eintreten und dazu führen, dass Unsicherheiten auftreten und Prozesse beeinträchtigt werden. Man sollte also davon ausgehen, dass die Prozesse eines Unternehmens stetig überprüft, angepasst und weiterentwickelt werden sollten.
Wenn die Erkenntnisse aus den vorherigen Prozessanalysen sorgfältig dokumentiert und gesichert werden, muss dazu auch nicht unnötig viel Geld investiert werden. So können zukünftige Neuerungen und Erkenntnisse direkt anknüpfen. Denn, diesen Prozess immer wieder aufs Neue von Anfang an zu durchlaufen kostet viel Zeit, Geld und Nerven.
Nur wenn Prozesse gesichert und sauber dokumentiert werden, kann ein nachhaltiger Unternehmenserfolg und eine Reibungslose Zusammenarbeit garantiert werden.