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Schöpfen Sie ihre Personalressourcen aus. Ein DMS hilft auch in der HR -Abteilung. Lernen Sie in diesem Artikel über die Vorteile eines DMS im Bewerber- und Personalmanagement.

Der Erfolg eines Unternehmens ist immer unmittelbar von dessen Mitarbeitern abhängig. Die Herausforderung für die Unternehmen besteht daher darin, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu binden. Grade in Zeiten von Fachkräftemangel ist dies eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie ein Dokumentenmanagement -System Ihnen dabei hilft HR-Prozesse zu erleichtern und das Bewerbermanagement effizient zu gestalten.

Dokumentenmanagement -Systeme werden auch DMS abgekürzt und unterstützen Unternehmen in der Verwaltung digitaler Dokumente. Dazu zählen Bilder und Grafiken ebenso wie Tabellenkalkulationen, Video-Aufnahmen oder Rechnungen. Ein DMS ist in der Lage, alle dort hochgeladenen Dokumente zu kategorisieren und zu archivieren. Damit ein ganzheitlicher Überblick entstehen kann, müssen zunächst alle im Unternehmen vorhanden Dokumente digitalisiert bzw. gescannt werden. Alle Dokumente, die dem DMS zugeführt werden, sind nun für alle Mitarbeiter zentral abrufbar und können angesehen, bearbeitet und gespeichert werden. Die Suche nach bestimmten Dokumenten im Unternehmen wird so abteilungsübergreifend erleichtert. Dabei werden Mitarbeiter auch bei administrativen Tätigkeiten entlastet.
Insbesondere das Bewerbermanagement profitiert von der Nutzung eines DMS. Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahren sind vielschichtige Prozesse, welche von einem DMS erleichtert werden können.

1. Zeitersparnis

Ein DMS kann bei der Verwaltung eingehender Bewerbungen eine große Hilfe sein und Prozesse beschleunigen. Die Kontaktaufnahme, die Interviewgestaltung, die Interne Evaluierung und das Aufsätzen von Arbeitsverträgen kann durch ein DMS erheblich erleichtert werden. Automatisierungsfunktionen sorgen so dafür, aus einer Vielzahl qualifizierter Bewerber möglichst schnell neue Mitarbeiter zu machen. Durch die kurze Bearbeitungszeit sind die Unternehmen in der Lage, sich zeitnah bei Ihren Bewerbern zu melden und somit zu vermeiden das jene bereits Konkurrenzangebote annehmen.

2. Gezieltes Recruiting

Um Interessenten anzulocken, müssen Unternehmen zunächst herausfinden auf welchen Plattformen sich geeignete Bewerber aufhalten. Ein DMS kann Daten aus diesen Plattformen anbinden, sodass ein reibungsloser Informationsfluss während des gesamten Bewerbungsverfahrens gewährleistet ist. Zentrale Dokumente (Zeugnisse, Anschreiben etc.) können so direkt importiert werden. Dieses Verfahren spart nicht nur Zeit, sondern bietet den Bewerbern auch eine gute User Experience.

3. Mitarbeiterentlastung

Durch die Vereinfachung diverser administrativer Prozesse innerhalb des Bewerbermanagements werden die Mitarbeiter der HR-Abteilung entlastet. Diese sind nun deutlich weniger Stress ausgesetzt und können sich weiteren Aufgaben widmen. Zusätzlich haben die Automatisierungsprozesse eines DMS den Vorteil, dass Flüchtigkeitsfehler vermieden werden. All das sorgt für ein stressfreieres und harmonisches Arbeitsklima.

Insgesamt hilft ein DMS also, die verschiedenen Prozessschritte des Bewerbermanagements zu vereinfachen. Dadurch wird deutlich effizienteres Arbeiten möglich. Damit ein Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren kann, stellt ein DMS verschiedene Funktionen bereit. Es besitzt beispielsweise eine Vorlagenfunktion. Dadurch können Stellenbeschreibungen schnell verfasst und veröffentlicht werden. Die automatisierte Datenübertragung hilft bei der Erfassung eingehender Bewerberdaten. Diese können so leichter ausgewählt werden.

Das Ziel innerhalb des Bewerbermanagements ist es, möglichst schnell einen möglichst passenden Kandidaten für einen speziellen Job zu finden. Ein DMS hilft, auf allen Ebenen dieses Ziel zu erreichen und die Mitarbeiter zu entlasten.