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Kompetenzen: Compliance

Unternehmen unterliegen heutzutage sowohl branchenspezifischen als auch branchenübergreifenden Compliance-Vorschriften. Als gemeinsames Merkmal ist diesen, dass sie alle eine Beschreibung der Prozesse sowie der implementierten Prüfungen und Kontrollen beinhalten. Konkrete Vorgaben sind mit der „Verfahrensdokumentation“ vor allem für kaufmännische Prozesse definiert.

Bereits in den seit 1995 gültigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) wird die Erstellung einer Verfahrensdokumentation verlangt, um den Nachweis einer ordnungsmäßigen Erfüllung der Archivierungspflichten gemäß Handelsgesetzbuch §257 Abs. 3 und Abgabenordnung §147 Abs. 2 zu erbringen, also Compliance zu zeigen.

Im Nachfolger der GoBS, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) wird die Erstellung der Verfahrensdokumentation noch stärker betont: „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (…),

  • die sowohl die aktuellen als auch
  • die historischen Verfahrensinhalte
  • für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und
  • den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“ (Quelle: GoBS)

Nach der GoBD muss der gesamte kaufmännische Prozess mit allen Bestandteilen (z.B. Scannen und Erkennen, elektronische Eingänge, Freigabe-Workflow, Dokumentenablage) die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit

Die Erfüllung der Vorgaben muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Abgeleitet hieraus sind typische Inhalte einer Verfahrensdokumentation:

  • Technische Voraussetzungen wie Server und Netzanbindung
  • Details zur Realisierung und Überprüfung des Internen  Kontrollsystems (IKS)
  • Brand- und Einbruchsschutzvorkehrungen
  • Informationen bzw. Verantwortungen zu IT-Sicherheit und Datenschutz
  • sachlogischer Prozessablauf der kaufmännischen Prozesse
  • Technische Dokumentation der jeweiligen Lösung

In der Praxis sieht die Situation derzeit leider ganz anders aus. Nach aktuellen Umfragen existiert beispielsweise in vielen Fällen keinerlei Dokumentation über die Rechnungsprozesse. Die Unternehmen scheitern oft an der Komplexität aufgrund der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und den zunehmenden organisatorischen und technischen Abhängigkeiten.

Auch die technische Abbildung einer Verfahrensdokumentation ist nicht immer einfach. Es entsteht eine Vielzahl von Einzeldokumente in verschiedenen Ablagen mit unterschiedlichen Gültigkeiten und großen Redundanzen. Ein Nutzen für das eigene Unternehmen wird selten gesehen und auch in der Prüfungspraxis wurde die Verfahrensdokumentation selten nachgefragt.

In der Zwischenzeit haben sich diese Ausgangsbedingungen jedoch grundsätzlich geändert. Zunehmend werden Verfahrensdokumentationen von den Steuerprüfern und Wirtschaftsprüfern verlangt, um sich zunächst mal einen Überblick über die installierten Verfahren zu verschaffen.

Auch aus internen Gründen werden bei der heutigen Dynamik Verfahrensdokumentationen zur sicheren Aufrechterhaltung des Betriebes unabdingbar, so dass mittlerweile auch der Eigennutzen gegeben ist.