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Kompetenz: Elektronische Akte

Die Akte oder der Akt (süddeutsch/österreichisch) bezeichnet vom Wortstamm her auch „das Geschehene, das Vollbrachte, die Handlung“ und ist damit ein
allseits bekanntes und bewährtes Arbeitsmittel jeglicher Verwaltungstätigkeit. Ist eine elektronische Version davon wirklich notwendig?

Während in der Vergangenheit – zumindest noch im Austausch zwischen Unternehmen – Papier als Informationsträger dominierte, sind mittlerweile
E-Mails mit angehängten Dokumenten, Zeichnungen, Bildern der übliche Weg des Informationsaustausches. Papier wird damit zum Hindernis.

Sowohl die freie Wirtschaft als auch die öffentliche Verwaltung stellen zunehmend auf elektronische Akten um, weil damit erhebliche Effizienzgewinne
innerhalb des Unternehmens und zwischen den Unternehmen erreicht werden. Dazu gehören:

 

  Zeitliche und räumliche Unabhängigkeit

Akten können über mehrere Abteilungen und Standorte sogar in unterschiedlichen Zeitzonen gemeinsam geführt werden. Der gleiche Informationsstand und jederzeitige Verfügbarkeit bei allen Beteiligten ist damit automatisch gegeben.

  Parallele Zugriffe

Akten können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Die Frage wer gerade die Akte hat erübrigt sich.

Auch wenn der Zugriff auf die Akte nicht immer schneller ist, die Suche nach der richtigen Information ist es.

  Aufrechterhaltung von Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

Revisionssicherheit ist Teil des Konzeptes, weil vordefinierte, allgemein verbindliche Strukturen die Ordnungsmäßigkeit sichern, physische Entnahmen entfallen, so dass Vollständigkeit gegeben ist und die automatische Protokollierung die jederzeitige Nachvollziehbarkeit garantiert.

  Automatisierung von Routinetätigkeiten

Viele Trivialtätigkeiten können automatisch oder durch Workflows gesteuert vom System übernommen werden und entlasten die Mitarbeiter. Dazu gehört beispielsweise die aktive Informationsweitergabe bei dem Eintreten vordefinierter Ereignisse.

Weitere Vorteile kommen hinzu. So lässt sich der Datenschutz elektronisch besser gewährleisten als bei der Papierakte und Platz wird auch gespart.

Elektronische Akten sind damit so universell einsetzbar wie wir es von der Papierakte her kennen. Egal ob es um Vertragsmanagement, Personalakten, Antrags-, Auftrags- oder Einkaufsakten, Fahrzeugakten, Bauakten oder Anlagendokumentation geht, elektronische Akten sind das zeitgemäße Arbeitsmittel für diese und viele andere Aktenformen.

Weitere Informationen finden sich noch in unseren Fallbeispielen Vertragsmanagement, elektronische Personalakte und elektronische Bauakte.