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Guide: In wenigen Schritten zu einem modernen Unternehmen. So leicht geht digital:

Obwohl die Digitalisierung schon eine Weile im Gange ist, gibt es genug Unternehmen, die der digitalen Welt noch kritisch gegenüberstehen. Das zeigt vor allem eine Statistik der European Commission von 2020, die den Digitalisierungsgrad der EU-Länder nach dem DESI-Index abbildet. Deutschland landet auf Platz 11, kurz hinter Spanien und Luxemburg¹. Viele deutsche Unternehmen könnten auf der Strecke bleiben, weil sie entweder zu spät oder den falschen Ansatz folgen. Warum sträuben sich die Unternehmen so gegen die Digitalisierung?
Traditionelle Unternehmen, ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen, sehen hinter der digitalen Transformation eine hohe Kostenflut auf sie zukommen.

Technologische Neuerungen haben das Potenzial, ganze Branchen zu verändern und ihre Geschäftsmodelle teilweise oder gänzlich zu verdrängen. Dabei werden physische Produkte oder ganze Prozesse durch Informationstechnologien und digitale Lösungen ersetzt. Es sind also nicht primär die Produkte der Unternehmen die digital werden, sondern die Prozesse innerhalb des Unternehmens. Eine ganz zentrale Rolle spielt dabei die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Verwaltung digitaler Dokumente. Mit Hilfe eines DMS können Daten und Dokumente schnell gefunden, bearbeitet und abgespeichert werden. Das schließt die Dokumente, die vorher in papierform existierten, mit ein. Sie werden gescannt und dadurch digital abrufbar. Die Dateien können dann durch Verschlagwortung und Versionskontrollen kategorisiert abgespeichert werden. Damit ist ein DMS nicht zu verwechseln mit der digitalen Version eines herkömmlichen Aktenschrankes. Komplexe Geschäftsprozesse können automatisiert und digitalisiert werden. So wird nicht nur die Umwelt geschont und Mitarbeiter entlastet, sondern auch ein ganzheitlicher Überblick der Daten und Dokumente gewährleistet.

Ein DMS ist daher nicht nur der erste Schritt in die digitale Transformation, es schafft eine Ebene für künftige neue technologische Anwendungen und begleitet diese.
Die Digitalisierung ist keine einmalige Maßnahme. Je weiter sich Informationstechnologien und automatisierte Abläufe entwickeln, desto mehr Digitalisierung kann in allen Bereichen des Unternehmens einziehen. Diesen stetigen Prozess kann ein DMS unterstützen, indem es einen Überblick liefert und dadurch schnelle Entscheidungen auf Seiten der Führungsebene fördert. So kann sich das Unternehmen stetig weiterentwickeln und Abläufe optimiert werden. Auch eine neue Qualität der Kundenerfahrung wird so eingeführt.

Wie digitalisiere ich mein Unternehmen?

Viele Wege führen zum Ziel. Da jedes Unternehmen unterschiedlich funktioniert und aufgestellt ist, gibt es keinen einzig richtigen Weg in die Digitalisierung. Daher sollte in erster Instanz geklärt werden, welche Prozesse von der Digitalisierung profitieren.

Costumer Relationship

An erster Stelle stehen dabei die Prozesse die direkt mit Kunden und Partnern zu tun haben. Hier kann ein DMS durch seine Organisationsstruktur helfen, indem es beispielsweise eine schnellere Auftragsbearbeitung gewährleistet, da alle Mitarbeiter stets gut miteinander vernetzt und informiert sind. So wird auch die Costumer-Relationship gefördert. Alle „Verbesserungen“ die nach außen hin spürbar sind, wirken sich auf das Image des Unternehmens aus.

Der digitale Arbeitsplatz

Bei „Remote Work“ (Fernarbeit) handelt es sich um ein Arbeitsmodel, bei dem die Mitarbeiter hauptsächlich von zuhause aus arbeiten und mit dem Unternehmen online verbunden sind. Ein digitales Dokumentenmanagement-System bietet die Grundlage für Remote Work, indem es alle Daten und Dokumente online zu Verfügung stellt. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind in ihrer Arbeit nicht mehr ortsabhängig und arbeiten online gemeinsam an Projekten. Änderungen an den Dokumenten können präzise verfolgt werden, sodass sie für jedes Teammitglied nachvollziehbar sind. Remote Work bietet die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten und unterstützt die Projektarbeit im Unternehmen.

Automatisierte Prozesse

Zeit ist in der Unternehmenswelt ein kostbarer Faktor. Ein großes Potenzial der Digitalisierung ist daher die Prozessoptimierung. Ein Prozess ist per Definition eine Reihe von miteinander in Verbindung stehenden Aktionen, die ein bestimmtes Ziel erreichen wollen.
Es gibt einfache, manuelle Aufgaben in einer Prozesskette im Unternehmen, die leicht von Systemen übernommen werden können. Dabei können menschliche Fehler vermieden werden. Wird beispielsweise eine einfache Rechnung in der Buchhaltung übersehen, können dem Unternehmen bereits hohe Bußgelder drohen. Ein Dokumentenmanagement-System kann diese Fehler vermeiden, indem es die zeitintensive Suche nach Dokumenten im Archiv erspart. Alle Rechnungsinformationen können digital abgerufen werden. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, sondern schont auch die Nerven der Mitarbeiter.

Datenschutz

Eine große Sorge vieler Unternehmen im Zusammenhang mit der Digitalisierung ist die Frage um die Sicherheit. Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen eine zentrale Administration von Dokumenten und E-Mails. Das fördert unter anderem den Informationsfluss im Unternehmen. Allerdings kann durch die hohe Verfügbarkeit der Informationen auch leicht sensible Information zugänglich gemacht werden.
Die Lösung ist hier, auf eine angemessene Berechtigungsstruktur zu achten. Diese beschränkt und kontrolliert den Zugriff auf besondere Informationen für bestimmte Mitarbeiter. Grundsätzlich sollten in einem DMS aber auch nur die Dokumente aufgenommen werden, die für die Aufgabenerfüllung notwendig sind (gemäß Art. Buchst. c DSGVO). Die Dokumente werden daher hinsichtlich ihrer Schutzbedürftigkeit klassifiziert.
Je mehr Nutzer ein DMS hat, desto höher ist der Schutzbedarf der darin enthaltenen Daten. Daher können zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie verschiedene Passwort-Kennungen zum Einsatz kommen, um sensible Daten angemessen zu schützen.

Ein weiterer Vorteil, den ein DMS in Bezug auf Datenschutz liefert ist die Einhaltung von Fristen. Fristen für Löschungen und Aufbewahrungen von Papierdokumenten können automatisiert eingehalten und kontrolliert werden.

Ein DMS mit allen seinen Vorteilen ist daher der Grundstein der Digitalisierung für Unternehmen. Ohne ein modernes Dokumentenmanagement-System kann kein digitaler Wandel vollzogen werden. Es sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und steigert die Produktivität, was letztlich zu einem optimierten Unternehmensergebnis führt.

¹European Commission. "Digitalisierungsgrad der EU-Länder nach dem DESI-Index* im Jahr 2020." Chart. 11. Juni, 2020. Statista. Zugegriffen am 11. August 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1016565/umfrage/digitalisierungsgrad-der-eu-laender-nach-dem-desi-index/