Auf das richtige Equipment kommt es an …

Beratungsleistung: Fachkonzept

Ein ECM / DMS um seiner selbst willen einzuführen erzeugt mehr Probleme als Nutzen. Das Wie determiniert den Nutzen und damit die Wirtschaftlichkeit. Ein Fachkonzept ist unabdingbar. Es macht Vorgaben für

  • Prozess- oder bereichsspezifischen Anforderungen
    • Aufbauorganisation, d.h. Aufgabenteilung,
    • Ablauforganisation, d.h. den Prozess,
    • ECM-/DMS-Funktionen, wie z.B.
      • Informations-/Dokumentarten,
      • Ablagehierarchien,
      • Suchkriterien (Index-, Metadaten),
      • Aufbewahrungsfristen,
      • Bearbeitungsfunktionen und Versionierung,
      • Prüf- und Freigabe-Workflows,
    • Berechtigungskonzept,
    • Schnittstellen zu Fachanwendungen
    • u.v.a.m.
  • Unternehmensweiten Anforderungen, z.B. bzgl.
    • Strategievorgaben und Zielen aus Potenzialanalyse
    • Zugangs- und Ausfallsicherheit
    • Nutzung von Netz-, Datenbank und Speichertechnologien
    • Integration mit bestehenden IT-Systemen

Während sich die unternehmensweiten Anforderungen meist relativ schnell definieren lassen, sind die anderen Anforderungen sehr stark von dem Prozess und dem fachlichen Einsatzzweck abhängig. Ein Rechnungsarchiv ist anders als eine Rechnungseingangsbearbeitung, eine Kundenakte anders als ein Vertragsmanagement und eine Zeichnungsverwaltung anders als eine elektronische Bauakte zu gestalten.

Nur über die Prozessbetrachtung lassen sich die Anforderungen ausreichend detailliert beschreiben. Nur eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen ergibt eine Differenzierung zwischen den Systemen. Sonst stellt man leider zu spät fest, dass doch nicht jedes DMS alles kann.

Ein gutes Fachkonzept ist primär nutzerorientiert. Es ist nicht nur fachlich und technisch gut, denn die Akzeptanz bei den Nutzern ist der primäre Erfolgsfaktor. Ergonomische und intuitive Handhabung sowie eine übersichtliche Darstellung sind wesentliche Akzeptanzfaktoren, die nicht nur durch das System selbst, sondern auch wesentlich durch das Fachkonzept beeinflusst werden. 

Das Fachkonzept ist somit – wenn möglich – vor der Produktauswahl zu erstellen, weil dann die fachlichen Anforderungen auch die Auswahl determinieren können. In der Praxis ist dies leider oft umgekehrt.

Das Sourcing der benötigten Funktionen spielt ebenfalls eine immer größere Rolle, man muss und will nicht mehr alles selbst machen, sondern bezieht – auch für Teilprozesse – Dienstleister hinzu. Ob dies nur das klassische Outsourcing von Scan-Leistungen und Spezialthemen betrifft, wie z.B. elektronische Signaturen oder Konvertierungen. Oder gleich eine komplette Bereitstellung eines Portals für die Rechnungsverarbeitung umfasst kann im Einzelfall sehr unterschiedlich sein. Klar ist, für diese Leistungen benötigt man keine eigenen Systeme.

Aber auch wenn das ECM/DMS bereits im Hause ist, sollte vor der Erschließung eines neuen Einsatzbereiches die prozess- oder bereichsspezifische Konzeption erfolgen, damit Akzeptanz erreicht werden kann.

Weitergehende Informationen finden Sie in den Artikeln

  • Wissensmanagement in öffentlichen Verwaltungen, Ulrike Ernst
  • Migration und Neuausrichtung DMS, Christoph Roß

aus unserem Buch „Erfolgsfaktor Information Management“.

Sofern die entsprechenden Produkte (oder Dienstleistungen) noch nicht im Hause sind, ist es notwendig eine Anbieter- und Produktauswahl durchzuführen.