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Kompetenz: ECM / DMS Migration

Ein DMS unterliegt, wie alle IT-Systeme, den schnellen Innovationszyklen der Informationstechnik. Dies steht teilweise im Widerspruch zu den Aufgaben des DMS, die meist die langfristige, unveränderbare Archivierung beinhalten.

Bei kaufmännischen Unterlagen verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bereits bei der Erstinstallation an die Migration zu denken. Im Prinzip sollte das auch bei allen anderen Einsatzgebieten bgedacht werden.

Die Auslöser für eine Migration sind vielfältig. So stellen die Hersteller Support und Service ein, wenn die Systeme in die Jahre kommen und durch eine neue Genration ersetzt werden. Oder die Notwendigkeit einer Migration wird durch den Zusammenschluss von Unternehmen hervorgerufen, die die im Einsatz befindlichen DMS konsolidieren.

Bedingt durch den technischen Fortschritt kann es dazu kommen, dass neuere Versionen oder neue Produkte Funktionen im Standard enthalten, die in der alten Lösung mühsam durch Programmierung erschlossen werden mussten. Auch wenn wir hier über Zyklen von durchaus 10 oder mehr Jahren sprechen, irgendwann ist ein Wechsel unvermeidlich. Je länger man wartet und je größer der Unterschied in den Standardfunktionalitäten wird, desto kostenintensiver und aufwändiger wird eine Migration.

Migrationsentscheidungen sind vor diesem Hintergrund stets strategische Entscheidungen. „Never touch a running system“ kann keine Langfriststrategie sein.

Bei einer anstehenden Migration sind mindestens folgende Aspekte zu beachten:

  • Quell- und Zielsystem sind, inklusive aller Mapping-Informationen, vollständig zu beschreiben.
  • Der generelle Migrationspfad (alles auf einmal oder schrittweise) ist abzustimmen.
  • Dokumente, Indexdaten, Vorgänge und Workflows sind vollständig und korrekt zu übernehmen.
  • Benutzer, Berechtigungen und Rollen sind zu übernehmen und neu abzubilden.
  • Ablage- und Aktenstrukturen sind neu abzubilden.
  • Es muss definiert werden, was wirklich übernommen wird und welche Elemente gar nicht erst migriert werden müssen (Retention-Management).
  • Das rechtliche Umfeld und die sich daraus ergebenden Anforderungen sind zu analysieren und in der Neu-Ausrichtung zu berücksichtigen.

Während Export, Transfer und Import der Dokumente und Indexdaten heute meist problemlos ist, stellen die anderen Punkte eine Herausforderung dar, die umso größer ist, je mehr sich die technischen und logischen Konzepte von Quell- und Zielsystem unterscheiden.

Außerdem haben sich häufig die unternehmerischen Anforderungen erweitert, so dass eine reine 1:1-Abbildung des Altsystems häufig nicht gewünscht ist.

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