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Kompetenz: Business Process Management

 

  Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM), auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt, ist ein Managementkonzept mit dem Geschäftsprozesse beschrieben, modelliert, ausgeführt, überwacht und verbessert werden.

Für die Erfüllung von Zielen wie Kosteneinsparung und Effektivitätssteigerung ist eine Optimierung der Arbeitsabläufe sowie z.T. der Aufbauorganisation und die Ausrichtung auf die Markt- bzw. Kundenanforderungen nötig. Hauptziele sind eine höhere Prozessqualität, kürzere Prozesszeiten, weniger Medienbrüche und eine höhere Datenkonsistenz. Dazu sollen alle Informationen in einem Unternehmen in einem zentralen System zusammengefügt werden und für alle Mitarbeiter zugreifbar sein.

B&L unterstützt typischerweise bereits bei der Prozessabgrenzung und -modellierung. Wir untersuchen den aktuellen Zustand, identifizieren Schwachstellen und führen somit einen verbesserten Sollzustand herbei. Auf der operativen Ebene helfen wir bei dem Workflow-Management und der Unterstützung der Arbeitsabläufe durch geeignete IT Systeme.

  Prozessoptimierung

Grundvoraussetzung für die Prozessoptimierung ist die Auswahl geeigneter Prozessabläufe aus den verschiedenen Geschäftsfeldern eines Unternehmens. Das hauptsächliche Optimierungspotenzial liegt in der Verhinderung von Medienbrüchen, der Verkürzung von Warte- und Liegezeiten sowie der Minimierung von Verzögerungen durch den Wechsel der Bearbeiter im Arbeitsablauf.

B&L unterstützt Sie bereits in der Frühphase eines solchen Projektes und begleitet die gesamte Konzeption bis hin zur Umsetzung organisatorischer Änderungen und der Einführung einer geeigneten  technischen Lösung. Anhand von Erhebungen aus den verschiedenen Unternehmensbereichen und intensiven Studien der Fachprozesse ermitteln wir mit Ihnen die Prozesse mit dem höchsten Optimierungspotenzial. Mit Hilfe verschiedener Tools wie ARIS oder Microsoft Visio stellen wir im Rahmen des Workflow-Managements (siehe Absatz Workflow-Management) die optimierten Arbeitsabläufe grafisch dar und erstellen mit Ihnen ein Fachkonzept. Schließlich unterstützen wir Sie bei der Auswahl eines geeigneten IT-Systems und betreuen dessen Einführung in Ihrem Unternehmen.

  Workflow-Management

Workflow-Management ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hierunter werden alle Aufgaben gefasst, die sich mit der Modellierung, Spezifizierung und Steuerung einzelner Workflows beschäftigen. Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, der einen Geschäftsprozess oder Teile eines Geschäftsprozess technisch in einzelne Aktivitäten unterteilt. Diese können vollständig oder teilweise automatisiert ablaufen.

Günstige Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung bieten dabei Prozesse bzw. Prozessschritte, die

  • gut strukturiert sind, nach einem festen Muster ablaufen,
  • sich häufig wiederholen,
  • ein hohes Volumen ähnlicher Transaktionen aufweisen,
  • kostenintensiv und zeitkritisch sind.

Nach der Abstimmung geeigneter Arbeitsabläufe modelliert B&L mit Ihnen den optimierten Soll-Prozess und stellt diesen als Workflow grafisch in der Business Process Modeling Notation 2.0 (kurz: BPMN 2.0) dar. Anschließend wird die grafische Abbildung um die Beschreibung des Prozess mit Konkretisierung von Arbeitsschritten, organisatorischen Maßnahmen und technischen Ressourcen ergänzt. Damit entsteht das Fachkonzept, welches, wenn nötig, als Grundlage für die Auswahl einer geeigneten technischen Lösung dient.

  Fallbeispiel Rechnungswesen

Ein klassisches Beispiel für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Typische, von der Unternehmensleitung definierte Projektziele sind schnellere Buchung der Eingangsrechnungen, Reduzierung des Klärungsaufwandes, Minimierung von Skontoverlusten und die schnellere Vorlage von Jahres- und Monatsabschlüssen. Es lässt sich der gesamte Prozessablauf erheblich beschleunigen: Liege- und Wartezeiten können verkürzt und Fristen elektronisch überwacht werden.

Weitere Informationen zu unseren diesbezüglichen Erfahrungen und Methoden finden Sie hier.

  Fallbeispiel Elektronische Akte

Die klassische Papierakte dominiert noch in den Unternehmen, hat aber weitestgehend ausgedient. Die Vorteile der elektronischen Systeme sind zu gravierend und ermöglichen eine deutlich effizientere Zusammenarbeit im Unternehmen und zwischen den Unternehmen (Collaboration):

  • Zeitliche und räumliche Unabhängigkeit
  • Parallele Zugriffe
  • Aufrechterhaltung von Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
  • Automatisierung von Routinetätigkeiten, wie z.B. Datenextraktion, Information anderer Stellen oder von Teilprozessen, z.B. Dokumentfreigaben

Hinzu kommt, dass Informationen zunehmend in Form von E-Mails, Office-Dokumenten oder auch Bildern und anderen Multimedia-Inhalten kommuniziert werden. Die Papierakte ist da überfordert.

Folgende Bereiche sind konkret betroffen:

  • Elektronisches Vertragsmanagement
  • Sitzungs- und Gremienmanagement
  • Elektronische Bauakten, Einkaufsakten, Personalakten
  • Optimierung einer Antragsbearbeitung
  • u.v.m.

Weitere Informationen zur elektronischen Akte finden Sie hier.