Auf das richtige Equipment kommt es an …

Beratungsleistung: Anbieter- und Produktauswahl

Die Unterstützung spezifischer Prozesse ist Maßarbeit und die verwalteten Dokumente gehen schnell in die Zigtausende. Haltbare Lösungen und vertrauensvolle Partnerschaften sind essentiell, denn man wählt nie nur ein Produkt, sondern immer auch einen Geschäftspartner. Das heißt: Anbieter- und Produktentscheidungen im ECM-Umfeld sind immer von langfristiger Bedeutung.

Beispiel einer Produktauswahl
Beispiel einer Produktauswahl

Die Auswahl kann sehr unterschiedliche Lösungen, von der E-Mail-Archivierung über die Unterstützung von Standardprozessen (z.B. Rechnungseingang) bis zur Ergänzung sehr spezifischer Fachverfahrens, umfassen. Die Lösung muss auch nicht in der eigenen IT-Infrastruktur implementiert werden. Cloud- oder SaaS-Lösungen wie auch die Hinzuziehung spezialisierter Dienstleister für Einzelaspekte können Teil des Auswahlverfahrens sein.

Eine entsprechende Analyse, Zielsetzung und Lösungskonzeption muss daher am Anfang jedes Auswahlprozesses stehen. Bestimmte Rahmenbedingungen sind vorzugeben, weil sonst die „Passgenauigkeit“ nicht gegeben ist. Dazu gehören:

  • Generelle Unternehmens-Strategie
  • Zukünftige Sourcing-Strategie
  • Bereitschaft zu Prozessoptimierungen
  • Konkretisierung der Erfolgsfaktoren, z.B. Akzeptanz, Standardisierung
Beispiele nicht-funktionaler Kriterien
Beispiele nicht-funktionaler Kriterien

 

Generell fokussieren wir auf Standard-Software bzw. Standard-Dienstleistungen. Die Implementierung individueller Lösungen unterstützen wir, wenn nötig. Dabei verfolgen wir ein schrittweises Vorgehen, bei dem die Produkte und Leistungen am Markt in mehreren Stufen gefiltert werden, um schließlich mit einer überschaubaren Anzahl von Anbietern eine detaillierte Eignungsanalyse durchzuführen.

Zu Auswahl- und Einführungsprojekten bringt B&L grundsätzlich Vorlagen und Hilfsmittel mit, die eine strukturierte Auswahl und Einführung unterstützen. Hierzu zählt auch ein umfangreicher Funktionskatalog, der seit über 20 Jahren aufgebaut und weiterentwickelt wurde.

Lösungen im ECM-Umfeld auf Basis der umfangreichsten Feature-Liste auszuwählen ist jedoch nicht sinnvoll. Viel wichtiger sind die spezifischen und ausreichend detaillierten Anforderungen, die sich aus den zu unterstützenden Prozessen ergeben.  Auch die nicht-funktionalen Aspekte können bedeutsam sein.

Beispiel eines Verfahrens in der ÖV
Beispiel eines Verfahrens in der ÖV

 

Vor diesem Hintergrund ist zu klären, ob im Vorfeld der Auswahl bereits ein oder mehrere Fachkonzepte für die Pilotbereiche zu erstellen sind. Die Qualität der Anbieter- und Produktauswahl kann dadurch deutlich verbessert werden.

  • Je konkreter die Leistungsbeschreibung, desto konkreter können auch die Angebote formuliert werden.
  • Als Bestandteil der Leistungsbeschreibung
    • hilft das Fachkonzept bei der Differenzierung der eingehenden Angebote und
    • reduziert finanzielle Unsicherheiten (in Bezug auf zu erbringende Leistungen).
  • Durch das Fachkonzept müssen Anbieter zeigen, WIE sie Funktionalitäten umsetzen.
    (Ein Anforderungskatalog zeigt nur, OB eine Funktion erfüllt werden kann).
  • Ein Fachkonzept für den konkreten Einsatzbereich ist ohnehin zu erstellen. Zeitlich und finanziell macht es also kaum einen Unterschied, ob das Konzept vor dem Auswahlverfahren oder nach Entscheidung für einen Anbieter erstellt wird.

Sofern bestimmte Verfahren vorgegeben sind, z.B. UfAB-Ausschreibung in der öffentlichen Verwaltung, beherrschen wir auch diese Vorgehensmodelle.

Weitergehende Informationen finden Sie im Kapitel Migration und Neuausrichtung DMS Link zum Artikel, von Christoph Roß, aus unserem Buch „Erfolgsfaktor Information Management“.

Nach der erfolgreichen Auswahl ist für die Implementierung ein professionelles Projektmanagement notwendig.