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Kompetenz: Nutzen ektronischer Rechnungen

Studien zeigen, dass die Nutzung von elektronischen Rechnungen den Unternehmen erhebliche Einsparpotentiale bieten. Dies gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Eingangsrechnungen.

Um den maximalen Nutzen zu generieren, reicht die bloße Einführung elektronischer Rechnungsformate allerdings nicht aus. Entscheidend ist dabei auch immer die Betrachtung und Optimierung der vorhandenen Rechnungsprozesse und ggf. die Abbildung in ein elektronisches Workflow-System.

Beim Rechnungssteller überwiegen die strategischen Punkte und Prozessaspekte - dazu zählen zum Beispiel Einsparungen in der Durchlaufzeit, weniger Transaktionsfehler und Abstimmungen, aber auch eine höhere Kundenbindung. Tendenziell lassen sich auf der Empfangsseite die größeren Einsparungen realisieren. Besonders die Einsparungen in der Durchlaufzeit einer Rechnung und die minimierten Transaktionsfehler und Abstimmungsbedarfe spielen beim Rechnungsempfänger eine große Rolle. Auch die größere Transparenz durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch ist ein positiver Effekt.

Aktuelle Studien (z.B. Billentis Market Report) gehen davon aus, dass Einsparungen von bis zu 60 Prozent der Gesamtkosten pro Rechnung möglich sind. Eine tatsächliche Kosten-Nutzen-Kalkulation verlangt aber immer eine Auseinandersetzung mit den Randbedingungen und Gesamtprozessen des jeweiligen Unternehmens.

Gesetze zu Rechnungen

Während der Austausch elektronischer Rechnungen mit Konsumenten relativ frei und problemlos gestaltet werden kann, hat der Gesetzgeber für Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis, also typische B2B-Rechnungen, besondere Vorgaben definiert. Die Vorgaben resultieren zumeist aus der EU-Mehrwertsteuersystem-Richtlinie, die in Deutschland im Wesentlichen im Umsatzsteuergesetz umgesetzt wurde. Weiterhin sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) zu beachten. Sie regeln die grundsätzlichen Anforderungen der Finanzverwaltung an den elektronischen Rechnungsaustausch.

Einen Sonderfall bildet der Austausch elektronischer Rechnung mit der öffentlichen Verwaltung.  Zuletzt wurde von der EU die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU) veröffentlicht. Für die nationale Umsetzung in Deutschland wurde bereits ein Entwurf für ein E-Rechnungs-Gesetz erarbeitet und im Juli 2016 durch das Bundeskabinett verabschiedet. Die öffentliche Verwaltung muss zukünftig elektronische Rechnungen in einem noch zu definierenden Standard annehmen. Die entsprechenden technischen Voraussetzungen sollen durch das Europäische Normierungsgremium CEN bis spätestens 27. Mai 2017 definiert werden. Dabei ist die Festlegung einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung vorgesehen, welche ein semantisches Datenmodell für die elektronische Rechnung enthalten soll. Das CEN legt also die semantische Beschreibung fest und möchte zusätzlich fünf erlaubte Syntaxen vorgeben (z.B. XML, EDIFACT). Wichtig ist dabei: „Elektronische Rechnung“ bedeutet in diesem Fall nicht einfach ein PDF-Image, sondern ein strukturiertes Datenformat.

Fazit

Besonders seit der Vereinfachung der gesetzlichen Vorschriften in Deutschland steigt die Durchdringung mit elektronischen Rechnungen und es gibt mittlerweile einen entsprechend großen Markt – sowohl für Inhouse- als auch für Dienstleisterlösungen.

Unsere Leistungen

Wir helfen Ihnen, die Rechnungsprozesse optimal zu gestalten. Wir analysieren und optimieren Ihre Prozesse sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für
Eingangsrechnungen. Wir handeln dabei völlig unabhängig von Produktinteressen, ganz nach Ihren individuellen Anforderungen. Elektronische Rechnungen versenden und empfangen oder auch das Scannen und (OCR-)Erkennen von Papierrechnungen sind bei uns gleichermaßen im Fokus bei Analyse, Konzeption und Produktauswahl.

Wir konzipieren Lösungen bzgl. Organisation und Technik, legen mit Ihnen die optimale Sourcing-Strategie fest und wählen geeignete Produkte und Dienstleister aus.

Unsere Beratung hat die Antwort auf Ihre Fragen:

  • Welcher Nutzen kann über automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung erreicht werden?
  • Welche Rechnungs­arten (Papier, Fax, E-Mail mit PDF, Hybridformate, EDI) lassen sich einbinden?
  • Welches Rechnungsvolumen ist für kurzfristigen ROI erforderlich?
  • Was ist für die Anerkennung des Vorsteuerabzuges zu beachten?
  • Wo liegen die Herausforderungen für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger?

 

 E-Invoicing Beratungspakete

Bei der organisatorischen und technischen Integration elektronischer Rechnungen und Rechnungsprozesse in das Unternehmen gibt es einiges zu beachten, um die Potenziale optimal zu nutzen und rechtlich sicher sein zu können.

Für die verschiedenen Bedarfe bieten wir geeignete Beratungspakete:

  Info E-Invoicing

Vielen Interessierten fehlen grundlegende Kenntnisse zu den Möglichkeiten und Potenzialen, aber auch zu den Anforderungen der Einführung elektronischer Rechnungen. Für diese Interessenten bietet B&L mit „Info E-Invoice“ eine Inhouse-Informationsveranstaltung mit Fokus auf Kreditorenrechnungen an.

Ziel ist es, den Interessenten in die Lage zu versetzen, seinen Nutzen qualitativ, aber auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und die notwendigen Aufwendungen inhaltlich besser bewerten zu können.

Grundinhalte sind:

  • Optimierungspotenziale klassischer Rechnungsprozesse
  • Nationale und internationale Trends im Rechnungsaustausch
  • Rechtliche Möglichkeiten und Anforderungen
  • Scannen & Erkennen im Vergleich zur elektronischen Rechnung
  • Vor- und Nachteile von Inhouse- versus Dienstleister- versus Portal-Lösungen
  • Idealtypische Vorgehensweise, Tipps aus der Projektpraxis 

  Quickstart E-Invoicing

Für eine weiter gehende Orientierung und die Klärung grundsätzlicher Fragen bietet sich unser Startpaket an. Wir besprechen mit Ihnen alle wesentlichen Facetten, bezogen auf Ihre ganz individuelle Situation  und Sie erhalten eine Entscheidungsgrundlage, ob sich eine elektronische Rechnungsbearbeitung rechnet und was alles zu beachten ist.

Ziel des Quickstart E-Invoice ist es, Potenziale im Kreditorenbereich quantitativ und qualitativ zu bewerten. Er ist häufig eine notwendige Vorarbeit für die Projektentscheidung und die (voranstehende) Budgetschätzung.

Die Bewertung der spezifischen Potenziale erfolgt vor dem Hintergrund der externen Randbedingungen (regulative Vorgaben, Markttrends, Anbieter- und Produktsituation) und der internen Randbedingungen (Organisation, Kreditorenprozess, IT- Infrastruktur).

Während die externen Randbedingungen durch B&L eingebracht werden können, ist für die internen Randbedingungen die Mitwirkung des Interessenten unabdingbar. Angestrebt ist eine möglichst effiziente Vorgehensweise. Deshalb erfolgt eine Konzentration auf die wesentlichen Aspekte zur Erreichung der Zielsetzung. Die Umsetzung erfolgt unternehmensspezifisch innerhalb von wenigen Tagen.

  Einführungspaket E-Invoicing

Die Erarbeitung eines detaillierten Fachkonzepts, inkl. der SOLL-Prozesse sowie die Klärung der Sourcing-Strategie, die Erstellung einer Ausschreibungsunterlage und die Durchführung der Produktauswahl bzw. Ausschreibung sind Bestandteile dieses Pakets.

  Performance-Check E-Invoicing

Wenn Sie bereits eine elektronische Rechnungseingangsbearbeitung einsetzen, interessiert es Sie vielleicht, ob Sie alle Potenziale wirklich schon ausgeschöpft haben. Wir überprüfen die Lösung mit unserem Performance-Check und erarbeiten für Sie konkrete Handlungsempfehlungen.

  Compliance E-Invoicing

Die Vereinfachungen im Rechnungsaustausch schaffen leider auch Betrugspotenziale. Umso wichtiger ist es, die Nachvollziehbarkeit der Prozesse, die Vollständigkeit der Dokumentablage und die Integrität der Daten nachweisen zu können. Wir unterstützen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und dem Aufbau der internen Kontrollmechanismen. Die von uns angebotene toolgestützte Erstellung der Verfahrensdokumentation spart Zeit, sorgt für geringen Aufwand bei der kontinuierlichen Pflege und garantiert damit die notwendige Aktualität. Weitere Informationen zu unserer Vorgehensweise erhalten Sie hier.