Die aktuelle Situation erfordert eine schnelle Anpassung an Herausforderungen und Flexibilität. Mit unseren Seminaren zu DMS und ECM können Sie immer etwas bewegen.
Wir leben in einer Zeit des Wandels. In technologischer Sicht, ebenso wie in gesellschaftlicher und wirtschaftlicher. Unternehmen, die nicht schnell und flexibel auf die Veränderungen der Umwelt und des Marktes reagieren können, haben es schwer im Wettbewerb mitzuhalten. Um dynamisch reagieren zu können, brauchen Unternehmen vor allem eins: Eine gute Verwaltung und Organisation. Die digitale Verwaltung von Dokumenten bildet hier den Kern.
Um dies zu gewährleisten, benötigen Unternehmen ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS). Eine solche Anwendung wird zur Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Daten und Dokumenten genutzt. DM-Systeme verwalten Daten sicher und effizient.
Auch bestehende, analoge Dokumente werden gescannt und mit in das System aufgenommen. Diese ganzheitliche Dokumenten-Sammlung bietet eine umfassende Übersicht aller Daten. Enterprise-Content-Management-Systeme unterstützen bei der Organisation von Geschäftsprozessen auf ähnliche Weise. Im Gegensatz zu einem DMS liegt der Fokus hier auf der Verwaltung der Inhalte einer Unternehmensorganisation. ECM Systeme umfassen Prozesse, Handlungsschritte und Werkzeuge, die zur Verwaltung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens dienen. Technische Zugriffsbeschränkungen sorgen für ein hohes Maß an Datenschutz. Außerdem werden alle gesetzlichen Richtlinien dabei berücksichtigt und erfüllt.
Durch den einfachen Zugriff auf Daten und Inhalte, ist ein Unternehmen mit einem DMS oder ECM System in der Lage, schnelle Entscheidungen zu treffen und damit dynamisch am Markt reagieren zu können. Angesichts des umfassenden Überblicks, den die Software liefert, kann das Unternehmen vorausschauend geführt und gesteuert werden. Doch auch einzelne Prozesse lassen sich durch Dokumentenmanagement-Systeme vereinfachen und tragen so zur Prozessoptimierung bei.
Ein Dokumentenmanagement-System welches lediglich bestehende analoge Prozesse ins Digitale übernimmt, nützt nicht viel. Digitale Akten führen erst dann zu einer höheren Produktivität und Qualität, wenn sie die Zusammenarbeit angemessen unterstützen. Dies geschieht nicht automatisch. Ein bewusstes Prozessmanagement und ein agiles Verständnis der Führungsebene sind notwendig, um einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu garantieren.
Mittels eines DMS werden relevante Dokumente automatisiert zugeordnet. Dies spart Zeit und Arbeit. Da alle Mitarbeiter auf alle Dateien gleichzeitig Zugriff haben, wird Einzelarbeit vereinfacht und Gruppenarbeit ortsunabhängig gewährleistet. Die Teams können dabei ihre Learnings dokumentieren und so von der Erfahrung der anderen profitieren. Alle Erfahrungswerte helfen jedoch nichts, wenn sich die Teams nicht entsprechend koordinieren. Die Projektbeteiligten erhalten permanente Statusmeldungen, wodurch sie umständliche Kommunikationswege sparen und sich gegenseitig stets Up to Date halten. Außerdem werden die Fristen von Aufgaben kontrolliert, sodass zeitliche Engpässe frühzeitig erkannt werden können. Ohne gute Organisation und Planung helfen diese Tools allerdings nicht.
Führungskräfte müssen zeitnah reagieren und Workloads oder Abläufe gegebenenfalls anpassen. Die allgemeine Transparenz eines DMS erleichtert diese Steuerung enorm. Prozessschritte können fortlaufend auf deren Nutzen und deren Effizienz überprüft werden, wodurch sie stetig optimiert werden.
Zusammenfassend können DMS- und ECM-Systeme zu einer Prozessoptimierung innerhalb des Unternehmens beitragen, indem sie einen Großteil der Personalzeit durch die Erhöhung der Prozesseffektivität einsparen. Unternehmenserfahrung wird direkt gesichert, womit sich das Unternehmen kontinuierlich weiterentwickeln kann.
Diese einfache und effiziente Arbeitsweise erhöht nicht nur die Mitarbeiter- sondern auch die Kundenzufriedenheit.