Das Corona nicht von einem Tag auf den anderen verschwinden wird, ist uns inzwischen allen bewusst. Vielen fällt es jedoch schwer, die Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu finden. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie diese Herausforderung meistern und Ihre Produktivität steigern können.
Die Pandemie nimmt weiter ihren Lauf. Auf Ihrem Weg hinterlässt sie nicht nur gesundheitliche, sondern auch wirtschaftliche Schäden, welche noch weitreichende Folgen haben werden. Eine Folge, mit der viele Menschen direkt am Anfang zu kämpfen hatten, ist das Homeoffice. Die Büros standen über Wochen leer und auch jetzt sind viele Arbeitsplätze kaum belegt. Die Diskussion um die Sinnhaftigkeit und Effizienz dieses Arbeitsmodels ist aktueller denn je. Während sich manche zuhause weniger von ihren Mitarbeitern gestört fühlen, haben andere grade in den eigenen vier Wänden Probleme, sich zu konzentrieren. Dasselbe gilt für die Kommunikation bei gemeinsamen Projektarbeiten, das schwierige Vernetzen untereinander oder vermeintlich nutzlose Meetings. Doch all diese Hindernisse können sich mit einem funktionierenden Dokumentenmanagementsystem vermeiden lassen.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem, auch DMS abgekürzt, werden Dokumente und Daten gespeichert, verwaltet und organisiert. Dabei werden die Daten nach unterschiedlichen Kriterien kategorisiert. Dies sorgt nicht nur für temporäre Effizienz bei der Suche nach bestimmten Akten, sondern ermöglicht auch einen umfassenden Zugang zu Daten und Informationen. So können die Mitarbeiter jeder Abteilung von den anderen profitieren und umgekehrt. Die Zusammenarbeit ist damit nicht mehr ortsgebunden. Mit diesen Eigenschaften ist ein DMS im Homeoffice sehr hilfreich.
Die Arbeit im Homeoffice ist besonders effizient, wenn das Dokumentenmanagement gänzlich ohne Papier auskommt. Das ist für viele Unternehmen ein Problem, da sie Akten teilweise in Papierform, teilweise in digitaler Form verwalten. Ist der Sprung ins Digitale jedoch einmal gemacht, kann auch der Zugriff aller wichtigen Unterlagen über das Internet und somit auch von zuhause erfolgen. Dabei werden die Dokumente verschlüsselt und sichergestellt. Die Gleichung ist daher relativ simpel: alles was übers Internet erledigt werden kann, kann grundsätzlich von zuhause aus gemacht werden.
Ein DMS ist daher eine wichtige Voraussetzung bei der Arbeit im Homeoffice. Es schützt aber nicht vor Konzentrationsproblemen und Ablenkung. Hier ein paar Tipps wie Sie Ihre Produktivität zuhause steigern können:
- Ein ordentlicher Arbeitsplatz: In einer ordentlichen Umgebung fällt es leichter, sich zu konzentrieren. Außerdem kann Ordnung eine beruhigende Wirkung haben, wodurch die Produktivität gesteigert wird.
- Ein Zeitplan: Planen Sie Arbeits- und Pausenzeiten. Kommunizieren Sie diesen Plan auch gegenüber Familienmitgliedern oder Mitbewohnern. So kann ein ungestörtes Arbeiten erfolgen.
- Pausen: Wer alleine am Schreibtisch ist, neigt schnell dazu die Zeit zu vergessen oder einfach durchzuarbeiten. Das schlägt sich auf die Konzentration nieder und sorgt für mangelhafte Arbeitsergebnisse. Auch kleine Pausen von 5 Minuten können dem entgegenwirken.
- Vernetzung: Da die kleinen Gespräche unter Mitarbeitern nun wegfallen, ist es wichtig, trotzdem mit den Kollegen und Kolleginnen vernetzt zu bleiben und sich regelmäßig auszutauschen. So entsteht Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Belohnen: Wenn es niemanden mehr im Büro gibt, der Ihnen ab und zu auf die Schulter klopft, müssen Sie das selber übernehmen. Belohnen Sie sich mit einem Nachtisch zwischendurch oder einem langen Spaziergang nach der Arbeit. So bleiben Sie auch über einen längeren Zeitraum motiviert.
Ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice ist zum einen abhängig von der Organisation und von den Verwaltungsprozessen des Unternehmens, zum anderen von der Leistung der Mitarbeiter.
Die Coronapandemie hat in diesem Zusammenhang wichtige Erkenntnisse gebracht: Es ist nicht genug, den Mitarbeitern ihre Desktops in die Hand zu drücken und Sie von zuhause aus im Unternehmensnetz arbeiten zu lassen. Wenn die Mitarbeiter nur in den Büros auf wichtige Dokumente zugreifen können, helfen auch schnelle Verbindungen nichts. Erst mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem kann ein vollwertiger Arbeitsplatz geschaffen werden, der auch einer Krise wie der Corona Pandemie standhält.