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In vielen Unternehmen haben sich Routinen etabliert, die neuen Entwicklungen im Wege stehen. Wir verraten Ihnen was Unternehmen von Startups lernen können und welche Rolle ein Dokumentenmanagement-System dabei einnimmt.

Die Masse an Startups, die aktuell in Deutschland kursiert versinnbildlicht vor alle eins: die Beschleunigung des Marktes. Etablierte Unternehmen haben es schwer, bei dieser rasanten Entwicklung mitzuhalten. Durch den steigenden Konkurrenzdruck sind sie gezwungen, alte Muster zu überwinden. Alt bewährte Strukturen oder Vorgehensweisen funktionieren da oft nicht mehr.

Betrachten wir Startups nicht als Unternehmensform, sondern als Prozess, können traditionelle Unternehmen einiges von ihnen lernen. Startups können dabei wichtige Impulse liefern. Ein häufiger Fehler ist jedoch anzunehmen, dass Arbeitsweisen und Prozesse eins zu eins auf etablierte Unternehmen übertragen werden können. Schließlich sind Startups noch extremer Unsicherheit ausgesetzt, vor allem in finanzieller Sicht. Das ist bei Unternehmen mit längerem Bestand nicht der Fall.

Wie können Startups im Vergleich dennoch Punkten? Die fünf wesentlichen Aspekte lauten: Schnelligkeit, Kundenfokussierung, Lernwilligkeit, Technologien und Netzwerke. Ein Dokumentenmanagement-System beeinflusst diese Punkte wesentlich.

Ein Dokumentenmanagement-System wird zur Verwaltung von Daten und Dokumenten des Unternehmens eingesetzt. Diese werden kategorisiert und geordnet. So hat jeder Mitarbeiter des Unternehmens einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf alle relevanten Daten. Diese digitale Verwaltung hat großen Einfluss auf die Prozessabläufe im Unternehmen und bildet die Grundlage für die genannten Aspekte.

• Schnelligkeit: Unternehmen, die ihre Daten teilweise in Papierform und teilweise in digitaler Form lagern, machen es den Mitarbeitern beinahe unmöglich, einen ganzheitlichen Überblick zu bekommen. So wird viel Zeit mit der Suche bestimmter Dokumente verschwendet. Wer einen genauen Überblick über relevante Dokumente hat, kann auch schneller Entscheidungen treffen und reagieren. Schnelligkeit ist damit eins der Hauptattribute eines DMS.
• Kundenfokussierung: Im Gegensatz zu traditionellen Unternehmen haben Startups oft noch kein fertiges Produkt, sondern nur einen Prototyp. Dieser unterzieht sich häufiger Tests, um im Sinne des Kunden verbessert zu werden. Das finale Produkt sollte den Bedürfnissen der Kunden genau entsprechen, um für größtmöglichen Erfolg zu sorgen. Traditionelle Unternehmen bieten meist ein und dasselbe Produkt über Jahre hinweg an. Wenn die Learnings aus der Zusammenarbeit mit Kunden mittels eines DMS dokumentiert sind, kann in der nächsten Instanz darauf aufgebaut werden. So kann ein kundenzentriertes Ergebnis erzielt werden.
• Lernwilligkeit: Den Spruch „Man lernt nie aus“ mochten viele Unternehmer schon in der Schule nicht, es steckt jedoch viel Wahrheit in Ihm: Nur weil ein Produkt oder eine Dienstleistung vor ein paar Jahren sehr gut am Markt funktioniert hat, bedeutet dies nicht, dass es die kommenden Jahre so bleibt. Auch hier beweist ein DMS seinen Wert. Wenn Arbeitsergebnisse dokumentiert werden und von allen Abteilungen schnell und unkompliziert eingesehen werden können, können die Erkenntnisse in den nächsten Projekten nutzenbringend eingesetzt werden und zu einem optimierten Unternehmensergebnis führen.
• Technologien: Neue Methoden und Tools auszuprobieren bedeutet für traditionelle Unternehmen vor allem eins: Umstände. Interne Umstrukturierungen sind für viele Unternehmen negativ behaftet, da sie oft mit hohen Kosten und nicht unerheblichen Aufwand verbunden sind. Am Beispiel einer DMS-Einführung lässt sich jedoch eindeutig erkennen, dass der Nutzen dieses Verfahrens die Kosten schnell relativiert. Durch ein Dokumentenmanagement-System können die Potenziale des Unternehmens und der Mitarbeiter viel leichter erkannt und genutzt werden. So werden wichtige Ressourcen gespart.
• Netzwerken: Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg stellt das Netzwerk für Startups dar. Erst mit steigendem Bekanntheitsgrad und weitreichenden Verbindungen kann sich ein Startup im Wettbewerb durchsetzen. Etablierte Unternehmen haben bereits einen eigenen Kundenstamm und eine gewisse Anzahl an Kontakten. Damit die Unternehmensentwicklung jedoch nicht stillsteht, ist ein reger Austausch mit Kunden, Partnern und schließlich auch innerhalb des Unternehmens von absoluter Relevanz. Ein DMS unterstützt die Vernetzung innerhalb des Unternehmens erheblich. Informationen müssen nicht erst umständlich herausgefunden werden, Sie sind allgemein zugänglich und das für alle Abteilungen.

Bei der Nutzung eines DMS, ebenso wie bei der Einführung neuer Arbeitsweisen und Tools, gilt: Keep it Simple. Wer krampfhaft versucht Lösungen für Probleme zu finden, die nicht existieren, wird den Workflow nur unnötig verkomplizieren. Das Model eines Startups liefert einige sinnvolle Ansätze, ist aber auf keinen Fall die einzig wahre Formel für Unternehmenserfolg. Es ist die Mischung aus beiden Welten, die zu nachhaltigem Unternehmenserfolg führt. Ein Dokumentenmanagement-System hilft, Innovationspotenzial zu erkennen und zu fördern, ganz nach dem Leitbild eines Startups.