Sicherheit, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Weshalb sind uns diese Werte in der Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden wichtig? Wie kann ein gut organisiertes Dokumentenmanagement-System dazu beitragen, die innerbetriebliche Kommunikation zu verändern? Wie wirkt sich Kommunikation auf das Arbeitsumfeld aus?
Im Zuge der Digitalisierung und Globalisierung erfährt aktuell auch das Arbeitsleben der Unternehmenswelt einen rasanten Wandel. Flexibilität, schnelle Reaktionen und effizientes Arbeiten sind absolut ausschlaggebend in einem dynamischen Marktumfeld. Unter diesem Leistungsdruck zu funktionieren, ist für einige Mitarbeiter kraftraubend. Werte wie Empathie, Verantwortungsbewusstsein und Kommunikationsfähigkeit scheinen in diesem Geschäftsmodel keinen Platz zu haben. Doch dem ist nicht so. Insbesondere jetzt sind diese Fertigkeiten, auch Soft-Skills genannt, hilfreich, wenn nicht sogar notwendig, für die interne sowie externe Kommunikation.
Es ist wohl offensichtlich, dass Mitarbeiter, die sich in ihrem Arbeitsumfeld wohl fühlen, lange im Unternehmen bleiben. Mit einem guten Arbeitsumfeld können Unternehmen neue Mitarbeiter gewinnen und schließlich auch an sich binden. Dabei bringen Sie eigene, innovative Ideen ein und arbeiten letztlich auch effizienter. Wertschätzung spielt dabei eine große Rolle. Mangelnde Motivation bei der Arbeit und fehlerhafte Ergebnisse sind häufig ein Indiz für die Frustration von Mitarbeitern.
Die Hauptursache für Unzufriedenheit liegt häufig gar nicht im zwischenmenschlichen oder sozialen Bereich. Schwachpunkte in Kommunikationsprozessen können Missverständnisse auslösen oder unübersichtlich und umständlich gehandhabt werden. So wird einfache Kommunikation unnötig kompliziert und nimmt viel Zeit in Anspruch. Der aktuelle Mix aus Papierakten und elektronischen Daten herrscht in vielen Unternehmen. Das Resultat: zu wenig Transparenz und eine erschwerte Dokumenten- Suche. Eine Umfrage hat ergeben das ca. 1/3 aller Mitarbeiter mit der Kommunikation innerhalb ihres Unternehmens unzufrieden sind.1
Ein funktionierendes und umfangreiches Dokumentenmanagement System im Unternehmen einzuführen, ist eine naheliegende Lösung. Durch ein DMS wird die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessert. Dies unterstützt ein besseres und moderneres Arbeitsumfeld.
Ein DMS unterstützt digital die Verwaltung von datengeschützten und elektronischen Dokumenten aller Art. Diese werden mit einem DMS archiviert und geordnet, sodass die Koordination und Organisation von Unternehmensprozessen erleichtert werden. Die Archivierung von Belegen, Rechnungen, Lieferschienen und Bestellungen steht dabei im Vordergrund und sind leichter abrufbar. Ein DMS liefert den direkten Zugriff auf Information. Das vereinfacht die Zusammenarbeit, den Informationsaustausch und den Wissenstransfer im Unternehmen und mit Kunden. Damit werden nicht nur Umwege und Verwaltungskosten, sondern auch die nicht wertschöpfenden Arbeiten reduziert.
Nutzen Sie die Potenziale Ihres Unternehmens und die ihrer Mitarbeiter. Gehen Sie empathisch miteinander um. Erkennen Sie Kommunikations-Schwachstellen und erleichtern Sie die Zusammenarbeit.
1 Skopos. "Wie zufrieden sind Sie mit diesen Kommunikationswegen in Ihrem Unternehmen?." Chart. 11. September, 2014. Statista. Zugegriffen am 06. Juli 2020. https://de.statista.com/statistik/daten/studie/694818/umfrage/zufriedenheit-mit-kommunikationswegen-im-eigenen-unternehmen/