Gescheiterte Projektziele und Mitarbeiterkonflikte. So können Sie Krisen innerhalb der Projektarbeit vermeiden und Ihr Unternehmen auch zukünftig krisenfest machen.
Trotz der Entwicklung neuer Arbeitsweisen, oder dem Einsatz neuer Tools und Software lässt sich feststellen: Der Großteil aller begonnenen Projekte erreicht seine ursprünglichen Ziele nicht vollständig. Meist geht die Nichterreichung von Projektzielen mit mehr oder weniger ausgeprägten Projektkrisen einher, die es zu bewältigen gilt. Die Ursachen dieser Krisen liegen jedoch nicht im fachlichen Gegenstand des Projekts. Viel eher hapert es an der Zusammenarbeit der Projektbeteiligten. Die Ursache dafür ist meist eine unzulängliche oder zu wenig ausgeprägte Strukturierung des Projekts. Um dieses Szenario zu umgehen geben wir Ihnen Tipps wie sie Krisen innerhalb der Projektarbeit meistern oder von vornherein umgehen können und wie Dokumentenmanagement-Systeme dabei helfen.
Ein Dokumentenmanagement-System ist, vereinfacht gesagt, eine Software zur Unterstützung der Unternehmensverwaltung. Alle Daten und Dokumente des Unternehmens werden dort zentral abgespeichert und können so von allen Mitarbeitern schnell gefunden, bearbeitet und gespeichert werden. So werden auch analoge Dateien in die digitale Software mit aufgenommen. Durch diese Art der Verwaltung werden die Geschäftsprozesse automatisiert und transparent. Enterprise-Information-Management-Systeme helfen ähnlich bei der Verwaltung von Informationen im Unternehmen. Sie übersteigen ein konventionelles DMS sogar, indem sie Tools zu kollaborativem Arbeiten und der Prozessgestaltung dazu liefern. Dies entlastet vor allem die Mitarbeiter in ihrer Zusammenarbeit.
Der Ursprung von Konflikten oder Missverständnissen liegt oft in mangelnder Kommunikation oder unzureichender Klärung der Verantwortungen. Hier kann ein EIM (Enterprise-Information-Management-System) Abhilfe schaffen. Ein EIM unterstützt die Zusammenarbeit in vielerlei Hinsicht. Zunächst werden Geschäftsprozesse beschleunigt, da alle die Projektmitglieder zur selben Zeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen können und umständliche Kommunikationswege vermieden werden. So erhöht sich auch die allgemeine Produktivität.
Durch ein EIM wird die Arbeit der Mitarbeiter transparent: Jedes Mitglied eines Projekts kennt den Status der anderen und kann entsprechen agieren. Zugleich kann die Projektleitung dadurch deutlich einfacher Entscheidungen treffen. Prozesse und Zielsetzungen können angepasst und optimiert werden. Auch auf längere Sicht hat ein EIM, ebenso wie ein DMS positiven Einfluss auf die Unternehmensentwicklung. Das gesammelte Wissen wird abgespeichert und gesichert. Damit können Erkenntnisse und Erfahrungswerte in Folgeprojekte eingearbeitet werden. Auch strukturelle Wechsel im Unternehmen können davon profitieren.
Die positiven Auswirkungen eines modernen EIM oder DMS sind also keinesfalls „nur“ auf die Verwaltung von Dokumenten und Abläufen beschränkt. Die Systeme verändern die allgemeine Arbeitsweise, fördern Projektarbeiten und sorgen so für effektives Zusammenarbeiten und Mitarbeiterzufriedenheit. Nur durch ein digitales Dokumentenmanagement können Dateien ortsunabhängig zur Verfügung gestellt werden. Erst dadurch wird flexibles Arbeiten möglich. Projektteams können sich weiterentwickeln und schnell am Markt reagieren. So entsteht ein effizientes Krisenmanagement hinsichtlich äußerer Umwelteinflüsse.