Vom technologischen Fortschritt führen lassen: Was Sie sich von den großen Konzernen abgucken können.
Was ist das Erfolgsgeheimnis der großen Unternehmen wie „Netfllix“ oder „Otto“? Welchen Einfluss hat der technische Fortschritt auf die mittelständischen Unternehmen Deutschlands? Und wie können diese Unternehmen ihr noch ungenutztes Potenzial ausschöpfen?
Der aktuelle Wandel ist überall spürbar: Neue Technologien und Innovationen beeinflussen nicht nur unser tägliches Leben, sondern auch die Wirtschaft verändert sich. Für die Unternehmen verstärkt sich der Wettbewerb. Dieser Leistungsdruck ist in mittelständischen Unternehmen vermehrt spürbar. Das statistische Bundesamt „Destatis“ hat veröffentlicht, dass 57 % der 31,1 Millionen Beschäftigten in kleinen und mittleren Unternehmen arbeiteten1. Das macht mehr als die Hälfte des gesamten Beschäftigungsmarktes in Deutschland aus.
Das beste und günstigste Angebot, sowie die Costumer-Experience scheinen nach außen hin die einzig entscheidenden Faktoren zu sein. Doch die wirklich signifikanten und erfolgsversprechenden Veränderungen geschehen von innen heraus. Vor allem die interne und externe Verwaltung von Daten und Dokumenten sorgt für einen erheblichen Unterschied. Den Wenigsten im deutschen Mittelstand sind die unverkennbaren Potenziale der Digitalisierung allerdings bewusst. Wer ein modernes Dokumentenmanagement in seinem Unternehmen einführen möchte, muss sich mit neuen Technologien auseinandersetzten.
Die großen Konzerne machen es vor: eine konsequente Weiterentwicklung mit Hilfe von digitalen Technologien. Das Geschäftskonzept des Unternehmens „Netflix“ bestand 1997 beispielsweise darin, eine Onlinevideothek zu etablieren, welche DVDs mit der Post verschickte. 2016 konnte das Unternehmen bereits 81 Millionen Abonnenten aus über 190 Ländern auf ihrer online Streaming-Plattform aufweisen.
Viele traditionelle Unternehmen schrecken dennoch vor der Digitalisierung zurück. Die Angst vor Veränderung und horrender Kosten ist tief in den Köpfen verankert. Das Traditionsunternehmen „Otto“ ist ein Beispiel dafür, wie sich ein Traditionsunternehmen zu einer modernen, zukunftsorientierten Firma entwickelte: Sie setzten auf agile Strukturen und datengetriebenes Marketing und änderten ihr Geschäft dadurch grundlegend. So überlebten sie als eine der wenigen noch existierenden Katalogversender.
Ähnlich geht es Unternehmen, die Daten und Dokumente jahrelang in Papierform verwaltet haben. Diese stehen nun vor einem Chaos aus digitalen und analogen Daten, bei dem es schwierig ist, einen klaren Überblick zu behalten. Wenn der Schritt in Richtung digitales Dokumentenmanagement jedoch einmal gegangen ist, können Kommunikationswege viel leichter nachvollzogen oder elektrische Rechnungen, einfach online abgerufen werden.
Doch es kommt nicht nur auf eine technikzentrierte Ausrichtung an. Auch das Mindset ist entscheidend. Agile und kollaborative Zusammenarbeit sind die Basis eines modernen Unternehmens. Wer im Inneren des Unternehmens nicht funktioniert, wird es schwer haben, sich im Wettkampf nach außen hin durchzusetzen. Die Einführung von agilen Tools ist nicht ausreichend. Erst wenn Neuerungen verinnerlicht und Teil des neuen Selbstverständnisses der Unternehmen werden, können sie ihre volle Wirkung entfalten.
Ein offenes und agiles Mindset in Kombination mit einer sinnvollen, neuen Technologie ist eine gute Basis. Doch all das kann einem Unternehmen nichts helfen, wenn die Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Das Personal spielt daher eine entscheidende Rolle. Wer sein Personal entlasten möchte und gleichzeitig Ressourcen wie Zeit und Geld sparen will, setzt auf ein modernes Dokumentenmanagement-System, kurz: DMS. Durch ein DMS werden Daten zentral gespeichert und nach verschiedenen Kategorisierungen geordnet. So werden Suchzeiten reduziert, Geschäftsprozesse beschleunigt und diverse Kosten gesenkt. Wer große Unternehmen beobachtet, dem ist schnell klar, dass diese ohne ein funktionierendes DMS zur Datenverwaltung kaum eine Chance hätten.
Viele Unternehmen klagen jedoch über den Mangel an digitalem Knowhow ihres Personals. Aufgrund dieses Mangels stoßen deutsche Unternehmen oft an Ihre Grenzen, wenn es um Möglichkeiten der Digitalisierung und Weiterentwicklung geht. In einer Studie der staatlichen Förderbank KfW gaben 38% der Unternehmen an, dass die mangelnden Kenntnisse der Mitarbeitenden eine große Hürde bei der Digitalisierung darstellen.2 Wer seine Mitarbeiter weiterbildet und regelmäßig schult ist daher klar im Vorteil, wenn es um die Implementierung neuer Technologien und Arbeitsweisen geht.
Die deutschen Unternehmen haben 2020 fast jeden dritten Euro in die Digitalisierung gesteckt.3 Dennoch lässt sich festhalten, dass Digitalisierung und Innovation nicht von heute auf morgen geschehen und vor allem nicht ohne gut zusammenarbeitende Mitarbeiter. Interne Organisation ist dabei ein nicht zu unterschätzender Faktor.
Die Nutzung eines Dokumentenmanagement- Systems kann einem Unternehmen in dieser Hinsicht viel Arbeit ersparen und Mitarbeiter entlasten. Nicht zuletzt hilft ein DMS auch dem Management, da dank des Informationsspeichers schnelle Entscheidungen getroffen werden können. So kann sich das Unternehmen innerhalb des Wettbewerbs ungehindert weiterentwickeln. Schlussendlich besteht die Anforderung an jedes Unternehmen, sich vom technologischen Fortschritt leiten zu lassen und diesen als Chance zu begreifen. Denn nur so kann sich das eigene Unternehmen weiterentwickeln und sich in dem Meer an mittelständischen Unternehmen behaupten.
2https://www.kfw.de/KfW-Konzern/Newsroom/Aktuelles/Pressemitteilungen-Details_564864.html
3https://www.capgemini.com/de-de/news/it-trends-studie-2020-budgets/