Die Digitalisierung ist auch im Personalmanagement angekommen: Durch diese Maßnahmen lassen sich Effizienzpotentiale freilegen!
Der Fachkräftemangel ist seit Jahren ein Problem der deutschen Wirtschaft. Während händeringend nach kompetenten Arbeitnehmern gesucht wird, werden auch zunehmend neue Kreativmethoden für Personalbeschaffung, Arbeitermotivation und Weiterbildungsprogramme in Unternehmen entwickelt. Diese rasante Entwicklung verlangt nun eine schnelle Reaktion auf Seiten der HR Abteilung. Was ist die Lösung, um flexibel und effizient agieren zu können? Ein digitales Personalmanagement! Die Digitalisierung des Personalmanagements bringt zwei signifikante Vorteile:
- Um sich gegenüber Konkurrenten im Wettbewerb durchzusetzen, ist es wichtig, stets den Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren Pionier neuer Markttrends zu sein. Wer da 2020 noch keine Digitalisierungsstrategie verfolgt wirkt unglaubwürdig.
- Wer digital arbeitet kann die Chancen automatisierter Prozesse und neuer Technologien nutzen, um effizient und agil zu Arbeiten. So können Ressourcen und Personal eingespart werden und neue administrative Prozesse automatisiert stattfinden.
Das Spektrum des digitalen Personalmanagements, reicht von der Personalplanung, der Personalbeschaffung, dem Perfomance Management, der Vergütung bis hin zu Service Prozessen, Personalcontrolling und HR Analytics. All diese Bereiche müssen koordiniert und gemanaged werden. Jeder Managementprozess geht jedoch immer auch einher mit den Verwaltungsprozessen des Unternehmens.
Die Prozesse innerhalb des Unternehmens analog zu verwalten oder teils in papierform, teils digital, sorgt für ein unübersichtliches Chaos. Wenn der HR-bereich digitalisiert werden soll, so müssen auch die Verwaltungsprozesse vollständig digitalisiert werden, da sie maßgeblichen Einfluss auf die Workflows im Unternehmen haben. Um also den ersten Schritt in Richtung digitale Transformation und digitales Personalmanagement zu machen, müssen Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse digital gestalten. Dokumentenmanagement-Systeme, auch DMS genannt, schaffen hier Abhilfe. Ein DMS ist eine Software, welche alle Dokumente eines Unternehmens verwaltet, speichert und archiviert. Auch ursprünglich analoge Dokumente werden in dieses System eingebunden, sodass wirklich alle Daten zentral verwaltet und bearbeitet werden können. Ein DMS leistet dabei viel mehr als ein schlichter digitaler Aktenschrank. Es ist in der Lage, Rechnungen, Akten oder sonstige Dokumente zu kategorisieren und zu strukturieren. Das erleichtert nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter und der Führungskräfte des Unternehmens, sondern auch die Arbeit des Personalmanagements.
Ein großer Bereich des digitalen Personalmanagements ist die digitale Personalakte. Die digitale Personalakte ist der klassischen Papier-Personalakte sehr ähnlich. Sie speichert alle
allgemeinen Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören neben den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag auch Abmahnungen, Kündigungsschreiben und das Arbeitszeugnis. Auch Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Personalfragebögen und viele weitere Inhalte können in der Personalakte vermerkt werden.
Diese Personaldokumente der Mitarbeiter werden in ein digitales Dokumentenmanagement-System eingepflegt und können darüber zentral verwaltet werden, ganz ohne Papier. So ermöglicht die digitale Akte einen dezentralen Zugriff: Alle berechtigten Projektbeteiligten können unabhängig von Ort und Zeit auf die Personalakte oder Teile der Personalakte zugreifen. Das sorgt für sehr hohe Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit. Je nach Bedarf kann den Mitarbeiter auch ein direkter Einblick in ihre Akte gestattet werden.
Die digitale Akte ermöglicht einen effizienten Workflow auf Seiten der Personalabteilung: Arbeitsabläufe der Verwaltung werden durch die automatisierte Handhabung vereinfacht und beschleunigt. Außerdem hat da papierlose Arbeiten einen weiteren großen Vorteil: Es spart Platz und langfristig auch Zeit und Geld. Papieraktenorder müssen nicht in Aktenschränken aufbewahrt und umständlich herausgekramt werden, sondern lassen sich digital speichern. Die Papier-Dokumente die nicht mehr benötigt werden können somit ausgelagert werden.
Doch es gibt auch gesetzliche Vorgaben, welche die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente regeln. Die GoBD schreibt die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“ vor. Diese beinhalten unter anderem die allgemeinen Anforderungen zu Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit eines Kontrollsystems, sowie die Datensicherheit, den Datenzugriff und die Nachvollziehbarkeit der zu verwaltenden Dokumente. Doch auch hier entlastet ein DMS den Nutzer, indem es an Löschfristen erinnert und somit alle rechtlichen Vorgaben zum Datenschutz und der Datensicherheit automatisch einhält.
Es lässt sich also festhalten, dass die Personalakte, die mittels Dokumentenmanagement-System verwaltet wird, die Personalabteilung maßgeblich entlastet. Das geschieht durch die zentrale Datenverwaltung, automatisierte Abläufe und deutlich effizienteren Recherche- und Bearbeitungsmethoden, die personalverantwortliche Zeit sparen. Zusätzlich sorgt das DMS für mehr Transparenz, da die Mitarbeiter flexibel und selbstständig in ihre Personalakte blicken können. Papierakten können daher getrost ausgelagert werden, wodurch Einsparungen beim Archivraum entstehen.
Nichtsdestotrotz kann auch die beste, technologische Neuerung erst dann ihre Kraft entfalten, wenn sie vom Personal richtig angewendet wird. Das betrifft vor allem die erhöhten Datenschutzanforderungen und der kompetente Umgang mit der Software. Wenn diese Voraussetzungen gewährleistet sind, steht dem ersten Meilenstein in Richtung digitaler Transformation nichts im Wege.