Willkommen in der Zukunft. Aktuell beobachten wir rasante Veränderungen in der Unternehmenswelt. Flexibilität, Innovation und technischer Fortschritt: So könnte das Arbeitsleben von Morgen aussehen.
Die Digitalisierung hat einen drastischen Einfluss auf die Unternehmenswelt. Der größte Anbieter von Unterkünften weltweit (AirBnB) besitzt keine eigenen Immobilien, das größte Taxiunternehmen (Uber) keine Fahrzeuge und die Medienunternehmen (Facebook) lassen sich ihre Inhalte von Nutzern liefern. Diese Beispiele zeigen, dass das Produkt des Unternehmens zukünftig gar nicht die entscheidende Komponente des Unternehmenskonzepts ist. Viel wichtiger ist, wie schnell und flexibel die Unternehmen am Markt reagieren können. Wie sie sich der Umwelt anpassen und wie sie organisiert sind.
Die Folgen der technischen Entwicklung sind nicht zu unterschätzen. Mit der Digitalisierung steigen auch die Trends Globalisierung, Konnektivität, Individualisierung und New Work, um nur einige zu nennen. New Work beschreibt die Arbeitswelt von morgen als die Potenzialentfaltung jedes einzelnen Menschen im Zusammenhang mit digitalen Lösungen. Es ist erstaunlich, dass die private Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien im privaten Bereich bei ungefähr 80%1 liegt, während das Unternehmenssegment noch in großen Teilen analog kommuniziert. Intelligente und vernetzte Devices, Online Plattformen und digitale Marketplaces sind bereits Teil des gewerblichen Alltags. Die Geschäftsmodelle von Industrien sind damit unter spürbaren Druck geraten und müssen sich deshalb neu erfinden. Doch bei der Veränderung des Arbeitsalltags müssen Unternehmen vorsichtig vorgehen. Überstürzte Entscheidungen bezüglich technologischer Neuerungen können von Mitarbeitern schlecht aufgefasst werden und die Zusammenarbeit hemmen, statt sie zu fördern.
Der erste Schritt, um ein Unternehmen in Richtung digitale Transformation zu lenken ist, die Organisationsstrukturen zu optimieren und die Verwaltung zu digitalisieren. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen hat mit Verwaltungsaspekten zu tun. Sei es auch nur die Abspeicherung eines Dokuments auf dem Desktop. Denn Dokumente sind die Basis der Kommunikation im Unternehmen und tragen wichtige Information. Wenn diese einzelnen Kommunikationsprozesse nicht strukturiert und digital ablaufen, hat das Unternehmen keine Chance, sich weiter zu entwickeln. Viele Unternehmen haben bereits versucht, digitale Lösungen in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Das Resultat ist nun eine Mischung aus digitalen und analogen Dokumenten. Die einen im Aktenschrank, die anderen online. Diese Trennung sorgt für Unübersichtlichkeit, welche den Mitarbeitern die Suche nach bestimmten Daten erschwert.
Ein Dokumentenmanagement-System bringt Ordnung in das Chaos. Ein Dokumentenmanagement-System ist ein geschütztes Verwaltungsprogramm aller elektronischen Dokumente. Ursprünglich papiergebundene Dokumente werden gescannt und in das digitale System eingebunden. Jedes Dokument wird kategorisiert und mit Schlagworten versehen, sodass es schnell und unkompliziert aufzufinden ist. Ein Dokumentenmanagement-System unterscheidet sich von einem digitalen Aktenschrank vor allem dadurch, dass es nicht nur die Ansicht, sondern auch die Bearbeitung und Abspeicherung des Dokuments ermöglicht. Alle Änderungen am Dokument werden dabei dokumentiert, wodurch einzelne Arbeitsschritte nachvollzogen werden können. Ohne ein Dokumentenmanagement-System ist es schwer, Informationen für alle Projektbeteiligten aktuell zu halten und schnell verfügbar zu machen. Daten bleiben oft in Medien wie E-Mails, Notizen etc. hängen und finden daher selten ihren Weg zu allen verantwortlichen Mitarbeitern. Besonders sensible Akten können geschützt werden, indem sie nicht für alle Nutzer zugänglich sind.
Da alle Prozesse online ablaufen, können die Mitarbeiter absolut ortsunabhängig arbeiten und sind nicht mehr bürogebunden. Dem Unternehmen werden dadurch nicht nur Lagerungskosten erspart, es tun sich auch ganz neue Arbeitsmöglichkeiten auf, wie Homeoffice, Co-Working Spaces und das Arbeiten von Unterwegs.
Ein Dokumentenmanagement-System fördert so auch den Workflow innerhalb einer Projektarbeit. Unter Workflow versteht man alle Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse des Unternehmens, die oft in viele Teilaufgaben gegliedert sind. Das Dokumentenmanagement-System automatisiert einen Großteil dieser Abläufe. Dank DMS müssen sich die Mitarbeiter nicht umständlich absprechen, um sich gegenseitig auf den neusten Stand der Dinge zu bringen.
So können Prozesse reibungslos verlaufen und Fehlerquellen vermieden werden. Diese Einzel-Prozesse und Teilaufgaben hängen meist mit verschiedenen Richtlinien zusammen, die entweder vom Unternehmen selbst oder vom Staat vorgegeben sind. Zu diesen Compliance Richtlinien gehört beispielsweise die GoBD, die Abgabenordnung oder auch das Handelsgesetzbuch. All diese Richtlinien regeln den Umgang mit Dokumenten hinsichtlich Aufbewahrungsfristen, Datenschutz etc. Auch hier hilft ein DMS, indem es diese Ordnungen automatisch einhält. Es erinnert Mitarbeiter an Fristen und vermeidet so Fehler im Umgang mit Dokumenten und darin enthaltenen Informationen.
Ein DMS ist daher der Grundstein einer digitalen Entwicklung des Unternehmens und es entspricht einigen Zukunftstrends: Konnektivität, Globalisierung und New Work. Aber auch Mobilität, Individualisierung und Sicherheit werden von einem DMS bedient. Die Unternehmen müssen zukünftig die Fähigkeit haben, sich weiter zu entwickeln und schnell und flexibel agieren zu können. Denn die Geschwindigkeit des Wandels, in dem wir uns aktuell befinden, ist nicht zu unterschätzen. Namenhafte Unternehmen verschwinden bereits vom Markt, während neue Tätigkeitsfelder entstehen. Digitale Kompetenz von Mitarbeitern ist eine absolute Notwendigkeit, da die soziale und wirtschaftliche Teilhabe ohne digitales Know-how kaum möglich ist. Unternehmen müssen reagieren, indem sie Weiterbildungskonzepte anbieten und die Fähigkeiten und Qualifikationen ihrer Mitarbeiter ausweiten. Der Umgang mit technologischen Neuerungen wie einem DMS kann hier den Startschuss liefern.
Es liegt an den Unternehmen ihre Potenziale so zu nutzen, dass sie auch in der Zukunft im Wettbewerb ihrer Branche bestehen können und dieser Weg führt nicht an der Digitalisierung vorbei.
1 https://www.bpb.de/apuz/225685/die-digitale-arbeitswelt-von-heute-und-morgen