Zu dem Beratungsangebot der B&L Management Consulting GmbH gehört auch die digitale Rechnungsverarbeitung.
In diesem Zusammenhang sind wir in unserer Beraterpraxis immer wieder mit einem Thema konfrontiert: Die Bereinigung des Kreditorenstamms. Ein Thema, dass viele Finanzbuchhaltungsabteilungen erst einmal gar nicht auf dem Schirm haben.
Natürlich wissen alle Finanzer um ihre Stammdaten. Zwar nicht exakt die Anzahl / den Umfang der Daten, aber sie haben eine grobe Idee um deren Qualität. Von „top gepflegt“ bis „Oha, das sollten wir mal angehen.“ ist alles vertreten. Gerade Unternehmen, die über keine zentrale Stammdatenpflege verfügen, beklagen deren Qualität. Das liegt in erster Linie an fehlenden Stammdaten-Richtlinien.
Geht zum Beispiel die Rechnung eines neuen Lieferanten ein, der, sagen wir mal, „AB Autohaus Bergold GmbH“ firmiert, gibt es viele Ablagemöglichkeiten. Ein erster Kollege legt den Kreditor unter „AB Autohaus Bergold GmbH“ an. Das wäre aus unserer Sicht die korrekte Erfassung. Eine weitere Rechnung geht ein. Ein zweiter Kollege findet den Kreditor nicht im System und erfasst „Autohaus Bergold GmbH“. Ein dritter Kollege mit neuer Rechnung, der den Kreditor ebenso nicht findet und auch überhaupt keine Zeit hat, legt ihn, getreu dem Motto „auf das Wesentliche konzentriert“ unter „AH Bergold GmbH“ an. Und flux, ist derselbe Kreditor dreimal im System erfasst.
Das ist natürlich ein Extrembeispiel, aber so kann es passieren. Auch die Zusammenlegung von Unternehmen und damit der Konsolidierung von Daten kann sich negativ auf die Qualität der Stammdaten auswirken.
„Ist erst mal egal“, ist man geneigt zu sagen. „Wir haben ganz andere Probleme!“ Das mag so sein. Aber spätestens mit der Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung und damit häufig der Implementierung einer OCR-Software, kann eine schlechte Datenqualität hinderlich sein.
Was bedeutet das im Detail?
Will man den Rechnungseingangsprozess auf eine digitale Verarbeitung umstellen, also statt Papier- Rechnungen digitale Rechnungen in Umlauf geben, wird häufig eine digitale Rechnungslösung implementiert. Diese wird entweder der Finanzbuchhaltungs-Software vorgeschaltet oder als Add-On in die Finanzbuchhaltungs-Software integriert.
Nachdem zum Beispiel eine Papierrechnung gescannt und in der Rechnungslösung „sichtbar“ geworden ist, entsteht ein Rechnungsprüfungsvorgang. Das bedeutet, nachdem die notwendigen Daten (Kopf-, Fuß- und Positionsdaten) aus der Rechnung mittels OCR (Optical Character Recognition, dt. optische Zeichenerkennung) automatisch ausgelesen wurden, erfolgt eine automatische Validierung. Dazu greift die digitale Rechnungslösung auf die Kreditoren-Stammdaten zu und nimmt einen Rechnungsabgleich vor. Dieser Abgleich beinhaltet u.a. eine Dubletten-Prüfung (Ist eine Rechnung mit dieser Rechnungsnummer bereits in Umlauf?), eine formale Prüfung nach §14 UStG (Sind alle Pflichtangaben enthalten?) sowie die Zuordnung der Rechnung zu einem Kreditor. Und hierzu ist das Finden eines eindeutigen Kreditorenstamms notwendig. Findet das System mehrere Kreditoren, kann die Rechnung also nicht eindeutig zuordnen, ist eine manuelle Nacharbeit bzw. Kreditoren Auswahl erforderlich. Erst dann kann die Rechnung im digitalen Prozess weiterverarbeitet werden.
Daher unsere Empfehlung: Überprüfen Sie die Qualität Ihres Kreditorenstamms und falls notwendig, bereinigen Sie diesen. Spätestens, wenn Sie eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung planen.