Die elektronische Akte ist die Grundlage der digitalen Verwaltung. Sie kann unterschiedliche Daten und Dokumente so bündeln und verknüpfen, dass die Nutzer eine ganzheitliche Übersicht aller relevanten Informationen bekommen. Weshalb die eAkte in der modernen Verwaltung nicht mehr wegzudenken ist und wie sie Ihr Unternehmen im Wettbewerb stärkt, erfahren sie hier.
Die elektronische Akte, auch „eAkte“ abgekürzt, ist ein wesentlicher Teil einer modernen und effizienten Verwaltung. Seit dem 01.01.2020 sind Bundesbehörden verpflichtet, auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Das hat für große digitale Umstrukturierungen gesorgt.
Ziel der Einführung von eAkten ist es, die Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung zu vereinfachen. Außerdem soll der öffentliche Verwaltungssektor in diesem Zuge modernisiert werden und so den Weg zum eGovernment in Deutschland ebnen. Dies nimmt jedoch großen Einfluss auf die bisherige Verwaltungsorganisation.
Die Situation in der öffentlichen Verwaltung sieht folgendermaßen aus:
Der Bürgerkontakt erfolgt zunehmend über elektronische Kommunikationsmodelle, während die Verwaltung immer noch größtenteils in Papierform abläuft. Das bedeutet für die Mitarbeiter: Ausdrucken, lochen und abheften der E-Mails. Dieser Vorgang führt zu großem Chaos, da dabei einige wichtige Informationen in Vergessenheit geraten können. Die eAkte sammelt hier Pluspunkte, da durch sie alle Medienarten/ -formate an einem zentralen Ort für die Dauer der Aufbewahrungsfrist archiviert und ohne einen Ausdruck stets sichtbar gemacht werden können.
Die eAkte agiert als digitale Datensammlung. Dabei ist sie vom Aufbau und der funktionsweise sehr stark an papierbasierten Akten angelehnt. Auch was die Struktur und Vorgänge angeht. Es gibt beispielsweise Deckblätter, Register etc.. Die eAkte sorgt dafür, dass alle Geschäftsprozesse einheitlich, das heißt ohne Medienbruch, digital abgebildet werden können.
Damit die eAkte erfolgreich implementiert werden kann, müssen Unternehmensorganisation und Technik zusammenspielen. Eine simple neue Datei- oder Ordnerstruktur ist dabei nicht zielführend. Die Dateien und Dokumente müssen auch untereinander verknüpft werden. Diese Verknüpfung muss so funktionieren, dass der Anwender eine ganzheitliche Übersicht auf alle relevanten Informationen erhält. eAkte ist aber nicht gleich eAkte. Es gibt einige Unterschiede in eAkte Lösungen. Diese können in der Bewertung von Akten liegen, in der Auslagerung, mobile und offline Nutzung, um nur einige individuelle Features zu nennen.
Die eAkte ist klassischerweise in einem Dokumentenmanagement -System (DMS) mit inbegriffen. Innerhalb eines Dokumentenmanagement -Systems könne digitale Akten archiviert, bearbeitet, organisiert und verwaltet werden. Dies sorgt für einen zentralen und gleichzeitigen Zugriff für alle Mitarbeiter. Der Zugriff ist dabei klar strukturiert und durch verschiedene Berechtigungsnachweise geschützt. Die Akten sind durch Verschlagwortung und Kategorisierung simpel und schnell zu finden, was für effektive Workflows innerhalb des Unternehmens sorgt: Dokumente können nicht nur schneller gefunden, sondern auch bearbeitet und abgespeichert werden. Dabei werden Fristen und Löschzeiten durch das DMS automatisch berücksichtigt.
Die Umstellung auf eAkten bedarf viel Vorbereitung, damit die Durchführung gelingt. Die Einführungsstrategie ist ein wichtiger Erfolgsfaktor und sollte daher in kleinen Schritten erfolgen. Oft wird der Fehler gemacht, die eAkte in zu vielen Verwaltungseinheiten zeitgleich einzuführen. Das Unternehmen wird so in ihrem Veränderungsmanagement überlastet und stößt bei den Mitarbeitern auf Unverständnis.
Folgende Punkte sind vor der Einführung der eAkten zu klären:
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Projektorganisation: Dazu zählt der Aufbau des Teams und die eindeutige Klärung von Verantwortlichkeiten.
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Changemanagement: Da die eAkte sämtliche Abläufe der herkömmlichen Aktenverarbeitung ändert, müssen die Mitarbeiter in den Implementierungsprozess eingebunden werden. An das Unternehmen besteht damit die Anforderung, die Nutzung der eAkte ansprechend innerhalb des Unternehmens zu vermarkten und gegebenenfalls Schulungen anzubieten. Die direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern ist das A und O.
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Dokumentenerfassung: Es muss genau geklärt werden wie, wann, wo und in welchen Mengen welches Papier gescannt werden soll. Was geschieht mit Dokumenten auf Netzlaufwerken oder E-Mails im separaten Mail-System?
Nutzersupport: Wo sollen Nutzer nachfragen, wenn was nicht funktioniert? -
Dokumentationen: Verfahrensdokumentationen sind relevant für jeden neuen Prozess. Nur so kann sichergestellt werden, wo weitere Stellschrauben sind, durch die sich das Unternehmen zukünftig weiterentwickeln kann.
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Feinschliff: Zusätzlich müssen Ablagestrukturen und Suchbegriffe festgelegt und konfiguriert werden. Dabei muss auch allgemeines Schriftgut beachtet werden, welches keiner Fall- oder Sachakte zugeordnet werden kann.
Erst wenn die Implementierung erfolgt ist, kann das Unternehmen von den diversen Vorteilen der eAkte profitieren. Einerseits kann durch die unkomplizierte Dokumentensuche Information leichter im System gefunden werden. Zum anderen bringt die digitale Verwaltung den großen Vorteil, dass die Dokumente mobil und parallel einsehbar sind. Die Verfügbarkeit der Daten wird somit erhöht. Alle Mitarbeiter haben direkt nach Eingang eines Dokuments unabhängig voneinander Zugriff auf das Dokument. So kann die Arbeit von Zuhause oder Unterwegs ermöglicht werden.
Rollen und Berechtigungskonzepte lassen die Einsicht auch individuell gestalten. Die Berechtigungen können an die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prozessabläufe angepasst werden. So kann auch eine erhöhte Sicherheit der Aktenhaltung gewährleistet werden. Manipulation oder die versehentliche Zerstörung der Akten wird vorgebeugt. Durch die Nutzung von eAkten innerhalb eines Dokumentenmanagement -Systems können verschiedene Abläufe im Unternehmen automatisiert werden. Beispielsweise durch automatischen Scan, Ablage, Verschlagwortung etc.. Durch diese effiziente Arbeit werden Kosten gesenkt und Platz, welcher für Aktenlagerung verwendet werden müsste, gespart.
Die elektronische Aktenführung ist die Grundlage für die digitale Gestaltung von Prozessen in der Verwaltung. Die öffentliche Verwaltung hat es Anfang 2020 vorgemacht: Informationen werden gezielter und schneller gefunden und alle Daten sind ortsunabhängig und kontinuierlich zugreifbar. Ein großer Schritt in Richtung eGovernment in Deutschland wurde gesetzt. Zögern Sie also nicht mehr lange mit Ihrem Unternehmen und steigen Sie vollständig auf digitale Verwaltung um.