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Zeitliche und räumliche Flexibilität sind in der neuen Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. So schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Flexibilisierung.

Neue Technologien erobern den Markt. Die Gesellschaft verändert sich. Auch die Arbeitswelt befindet sich in einem andauernden Veränderungsprozess in dessen Zentrum der Begriff „Flexibilisierung“ steht. Zwei berufstätige Elternteile sind schon lange keine Seltenheit mehr. Um Familien zu unterstützen und Arbeit und Familie unter einen Hut zu bekommen, setzen viele Unternehmen auf die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen. Doch nicht nur das. Die sogenannte „Work-Life“ hat im Zuge der Digitalisierung einen sehr hohen Stellenwert bekommen. Darunter versteht man ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeitsleben und Privatleben. Die Grenzen zwischen beiden verschwimmen. Das Resultat: Flexibilität. In der Theorie hört sich das Modell herrlich einfach an. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Das Jahr 2020 hat deutlich unter Beweis gestellt, wie wichtig flexibles Arbeiten wirklich ist und wie weit entfernt viele Unternehmen davon sind. Diese waren nämlich plötzlich darauf angewiesen, Dokumente und Informationen gänzlich online zur Verfügung zu stellen, um das Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Das führte dazu, dass rund 1/3 der deutschen Unternehmen kurzfristig in neue Technologien investieren mussten, um Homeoffice nutzen zu können.1

Wie sieht also dieses flexible Arbeitsmodell aus?

Es gibt zwei wesentliche Dimensionen der Arbeitswelt, deren Flexibilität von Unternehmen bestimmt werden: Arbeitszeit und Arbeitsort. Früher waren diese klar geregelt, eingegrenzt und deren Einhaltung von größter Bedeutung. Heute sieht das anders aus. Flexibilität wirkt sich einerseits auf die Struktur des Unternehmens aus, andererseits auf die Mitarbeiter.

Damit das Unternehmen flexible Arbeit gewährleisten kann, müssen bestimmte Voraussetzungen herrschen. Zunächst muss das Unternehmen sicherstellen, dass alle Dokumente und Informationen, welche die Mitarbeiter zur Ausübung ihrer Tätigkeiten brauchen, online zur Verfügung stehen. Damit diese auch strukturiert wiedergegeben werden, bietet es sich an, ein Dokumentenmanagement-System im Unternehmen zu implementieren. Dieses System, auch DMS genannt, macht die digitale Verwaltung aller Unternehmensdokumente möglich. Innerhalb der Software können die Dokumente automatisch klassifiziert, bearbeitet und abgespeichert werden. Durch diese ganzheitliche Dokumentensammlung haben die Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf die Dokumente.

Viele Unternehmen machen sich Sorgen um die Sicherheit von Online-Daten. Auch sensible Informationen können in einem DMS abgespeichert werden und mit speziellen Zugangsberechtigungen und Authentifizierungsprozessen versehen werden. Es lässt sich also festhalten, dass Dokumentenmanagement-Systeme eine wichtige Voraussetzung sind, wenn es um die Gestaltung einer flexibleren Arbeitskultur im Unternehmen geht.

Ähnlich verhält es sich mit der Arbeitszeit. Die flexible Arbeitszeit ist ein wesentlicher Charakterzug der modernen Arbeitswelt. In einem DMS kann genau nachverfolgt werden, wann Dokumente bearbeitet und gespeichert worden sind. Wenn Deadlines zu Beginn eines Projekts klar festgelegt und kommuniziert werden, können die Arbeitnehmer ihre Zeit flexibel einteilen. Die selbstständige Einteilung der Arbeitszeit hat allerdings auch einen Haken: Sie verlangt den Mitarbeitern einiges an Selbstdisziplin ab. Denn Flexibilität erfordert vor allem eins: Vertrauen und Eigenständigkeit. Ein Unternehmen kann noch so fortschrittlich denken und neue Technologien zur Flexibilisierung einsetzen, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie mit der neu gewonnen „Freiheit“ umgehen sollen.

So führt flexibles Arbeiten nicht nur zu einer Veränderung der Arbeitsweisen und -zeiten, sondern auch zu einem Wandel der Arbeitsbeziehungen. Die Mitarbeiter stehen schließlich nicht mehr unter „direkter Aufsicht“ des Vorgesetzten. Homeoffice erfordert ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Motivation und Erfahrung. Sind diese Kriterien gewährleistet, kann flexibles Arbeiten die Beziehungen der Mitarbeiter untereinander fördern und so zu einem besseren Arbeitsklima beitragen. Die Bedingung, die dahintersteht, ist, dass die Mitarbeiter ein höheres Maß an Selbstdisziplin an den Tag legen. Die selbstständige Planung der Arbeitseinteilung kann für manche im Unternehmen Fluch und Segen zugleich sein. Neben der Implementierung von neuen Technologien wie einem DMS, lautet die Voraussetzungen für erfolgreiche Flexibilisierung also: Eigenengagement und gegenseitiges Vertrauen.

1 ZEW. (6. August, 2020). Stimmen Sie den folgenden Aussagen zum Thema Homeoffice in Zeiten von Corona zu? (Anteil der zustimmenden befragten Unternehmen der Informationswirtschaft und des Verarbeitenden Gewerbes) [Graph]. In Statista. Zugriff am 19. November 2020, von https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1154276/umfrage/entwicklung-von-homeoffice-in-der-corona-krise/