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Was für Chancen bietet eine veränderte Arbeitswelt für den Verwaltungssektor? So verändern innovative Konzepte im Büro die Zusammenarbeit im Unternehmen.

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Das gilt für technische Voraussetzungen als auch für Räumlichkeiten. Rund die Hälfte der deutschen Erwerbstätigen hat einen festen Arbeitsplatz im Büro. Dieses Bild könnte sich aber schnell ändern. Neue, zukunftsweisende Ideen und Megatrends erobern die deutschen Unternehmen. Diese Veränderungen der Arbeitsformen und Bedingungen wird unter dem Begriff „Arbeit 4.0“ zusammengefasst. Oft hört man auch den Ausdruck „Industrie 4.0“, da diese Veränderungen eine neue (vierte) industrielle Revolution mit sich bringen. Auslöser dieser Entwicklung ist primär die Digitalisierung. Mehr und mehr Prozesse werden digital unterstützt oder laufen mittlerweile automatisiert ab. Damit diese Prozesse überhaupt digital ablaufen können, müssen die Unternehmen zunächst weg von papierbasierten Dokumenten. Das scheint deutschen Unternehmen bislang schwer zu fallen. Jedes vierte Unternehmen hat noch keine einzige Akte gescannt bzw. digitalisiert 1. Zu groß ist die Angst vor Sicherheitslücken und die Skepsis gegenüber der digitalen Verwaltung. Oft wird dabei verdrängt, wie viel Zeit Mitarbeiter beispielsweise mit der Suche nach bestimmten Akten oder Informationen verbringen. Wer dieses Mitarbeiterpotenzial nicht verschwenden will, greift auf Dokumentenmanagement -Systeme zurück. Sind alle Dokumente erfolgreich gescannt, können sie über ein Dokumentenmanagement-Systeme, auch DMS genannt, verwaltet werden. Das bedeutet, sie können jederzeit und an jedem Ort abgerufen, bearbeitet und gespeichert werden. Die Dokumente werden vom DMS nach bestimmten Kriterien kategorisiert. So können sie automatisch bei der Abspeicherung eingeordnet werden.

Diese Innovation bildet die Basis für große, zukunftsweisende Veränderungen im Unternehmen. Vor allem für die Mitarbeiter. Der digitale Arbeitsplatz entsteht. Mitarbeiter sind nun nicht mehr daran gebunden, für die Einsicht bestimmter Akten ins Büro zu fahren, sondern können im Homeoffice oder von Unterwegs aus Arbeiten. Dadurch entstehen im Unternehmen ganz neue Konzepte in Hinblick auf die Förderung einer neuen Kultur und Zusammenarbeit. Denn auch die Zusammenarbeit wird gefördert. Nicht nur zwischen Mitarbeitern, auch über Abteilungsgrenzen hinweg können sich Mitarbeiter viel besser vernetzten und informieren. Sie sind deutlich freier, tragen aber auch deutlich mehr Verantwortung. „Agile Organisation“ und neue Führungsstile werden möglich. Teams organisieren sich selbst, wodurch die Rolle der Führung sich verändert hat. Führungskräfte agieren in diesem Model eher als Moderator, Motivator und Mitarbeiter Coach.

Diese Veränderungen im Unternehmen sind nicht nur wünschenswert, sondern für viele Mitarbeiter bereits eine Erwartungshaltung. Besonders im Hinblick auf Familienplanung. Durch flexiblere Arbeitszeiten und Orte können zwei arbeitende Elternteile ihre Work-Life-Balance wesentlich leichter koordinieren. Die Digitalisierung hat die Gesellschaft verändert und Veränderungen der Gesellschaft haben immer auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Als Unternehmen sollten Sie daher schnell handeln und diese Transformation gewinnbringend nutzen. Jede Veränderung bringt eine Unsicherheit mit sich und stellt neue Herausforderung an die Menschen. Damit sie als Unternehmen zukunftsfähig bleiben, müssen sie sich und ihre Mitarbeiter bereit für Arbeit 4.0. machen. Die Digitalisierung der Verwaltung ist der erste Schritt.

1 https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jedes-vierte-Unternehmen-hat-noch-keine-einzige-Akte-digitalisiert.html