Mit neuen Technologien und Arbeitsweisen im Unternehmen ändert sich auch die Mentalität der Mitarbeiter. Optimieren sie Ihre Verwaltung und schaffen Sie eine moderne Unternehmenskultur.
„Wie schaffe ich eine Arbeitskultur, die meine Mitarbeiter glücklich macht?“ Diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Es stellt sich heraus, dass sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht nur auf das Arbeitsklima auswirkt. Wer eine glückliche Belegschaft vorweisen kann, profitiert gleich in mehreren Hinsichten davon, wie eine Studie der Universität Oxford nun bestätigte 1. Diese stellte einen direkten Zusammenhang zwischen dem Befinden der Mitarbeiter und ihrer Produktivität fest. So war die Leistung von Arbeitnehmern in den Wochen in denen sie sich „glücklich“ eingeschätzt haben 13% höher als sonst.
Doch nicht nur die Produktivität steigert sich. Wer seine Mitarbeiter langfristig binden will, der sollte sich ebenfalls um deren Zufriedenheit bemühen. Denn, wer sich in seinem Unternehmen wohl fühlt, der bleibt in der Regel auch länger. Nicht zuletzt hat die Zufriedenheit sogar Einfluss auf die Gesundheit, wie eine Studie der AOK herausgefunden hat. Das Ergebnis: Wer Anerkennung erfährt und sich mit seinem Unternehmen identifiziert ist weniger krank 2. Wie also geht das?
Der Schlüssel zu zufriedenen Mitarbeitern heißt nicht etwa „Gehaltserhöhung“ oder „Stundenreduktion“. Es ist die Unternehmenskultur. Die Unternehmenskultur beschreibt nicht nur die Werte und Einstellungen, die das Unternehmen hat. Auch die Entscheidungen, Handlungen und das Verhalten der Mitarbeiter sind Teil der Unternehmenskultur. Eben alle Aspekte, die die Organisation prägen. Dazu zählt auch der Aufbau des Unternehmens und die Kommunikation und Arbeitsweise. Oft wird die Unternehmenskultur gleichgesetzt mit der Vision des Unternehmens. Das kommt daher, dass dieser Teil der Unternehmensidentität am meisten nach außen kommuniziert wird. Jedoch spielt sich der Großteil der entscheidenden Prozesse unternehmensintern ab. In diesem Kontext hat vor allem die Unternehmensverwaltung eine entscheidende Rolle.
Viele Unternehmen befinden sich aktuell in der „Digitalen Transformation“. Das heißt, dass sie ihre Daten teilweise bereits digital, teilweise noch analog verwalten. Dieses Hin und Her ist kompliziert, anstrengend und schlägt sich nicht zuletzt in der Zufriedenheit der Mitarbeiter nieder. Die Lösung liegt hier in der Verwendung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems, kurz: DMS. Mit einem DMS werden alle Dokumente des Unternehmens zentral verwaltet. So sind sie leicht aufzufinden, zu bearbeiten und abzuspeichern. Viele Unternehmen schrecken noch davor zurück, ihre Verwaltung komplett zu digitalisieren. Dabei übersehen sie, dass sie durch den hohen Mehraufwand, den sie aktuell betreiben, hohe Kosten produzieren. Diesen könnten sie sparen. Durch die Struktur und Kategorisierung der Dokumente entsteht Ordnung und Übersichtlichkeit.
So können auch Workflows und Prozesse schnell optimiert und angepasst werden. Ein Workflow ist eine Art Ablaufplan, der festlegt, welche Arbeitsschritte für den Geschäftsprozess erforderlich sind und wer diese durchführt. Jedes Unternehmen hat unzählige Workflows, die zum großen Teil parallel ablaufen. Wenn hier für angemessene Übersicht gesorgt ist, kann die Geschäftsführung Stolpersteine im Workflow identifizieren und schnell reagieren. Dadurch werden die Prozesse des Unternehmens stetig optimiert. Auch die Zusammenarbeit wird dadurch gefördert, da sie deutlich reibungsloser von der Hand geht. Durch ein DMS können auch einzelne Prozessschritte automatisiert werden, welche sonst von Mitarbeitern ausgeführt werden. Das betrifft vor allem Tätigkeiten wie die Einordnung und Kategorisierung.
Grade bei dieser Art „Fleißarbeit“ werden häufig kleinere Flüchtigkeitsfehler gemacht, über die sich nicht nur Mitarbeiter, sondern auch die Geschäftsführung, ärgert. Diese Fehler können mittels DMS ganz leicht vermieden werden. Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert, da jedes Teammitglied auf alle Dokumente der anderen zugreifen kann und somit Kommunikationswege verkürzt werden.
Grade bei dieser Art „Fleißarbeit“ werden häufig kleinere Flüchtigkeitsfehler gemacht, über die sich nicht nur Mitarbeiter, sondern auch die Geschäftsführung, ärgert. Diese Fehler können mittels DMS ganz leicht vermieden werden. Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert, da jedes Teammitglied auf alle Dokumente der anderen zugreifen kann und somit Kommunikationswege verkürzt werden.
1 https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3470734
2 https://www.zeit.de/karriere/beruf/2011-08/fehlzeiten-report gesundheit?utm_referrer=https%3A%2F%2Fwww.ecosia.org%2F