In der Zeit der Digitalisierung verändern sich nicht nur Technologien, sondern auch die Denkweisen der Menschen. Alte, traditionelle Strukturen werden aufgebrochen. Neue Modelle entwickeln sich – und das in einem rasanten Tempo. Diese Dynamik verändert auch die Unternehmensstrukturen. Dem traditionell, hierarchisch geführten Unternehmen stehen nun innovative neue Führungskonzepte gegenüber.
Das traditionelle Bild einer Führungskraft ist noch tief in den Köpfen der Menschen verankert: Ein Chef muss ein selbstsicheres, starkes Auftreten haben und seinen Mitarbeitern klare Anweisungen geben. Diese Vorstellung mag vielleicht auf einige Führungskräfte zutreffen, dennoch haben sich die Anforderungen an das Führungspersonal drastisch geändert. Die Aufgabe von Führungskräften besteht nicht mehr darin, stumpfe Befehle zu erteilen. Leadership heißt heute, Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützten. Die Chefs von heute müssen empathisch sein, um sich in ihre Mitarbeiter hineinzuversetzen. Sie brauchen einen guten Überblick über das Unternehmensgeschehen, um auf die sich schnell ändernden Umweltbedingungen zu reagieren. Kommunikation, Offenheit und Transparenz sind im New Leadership essenziell. Wie kam es zu einem derartigen Wandel und warum ist das hierarchische System eines von oben herab bestimmenden Chefs zum Auslaufmodel geworden?
Das Thema Leadership und Führung im Unternehmen ist sehr vielschichtig. Wer Erfahrung in diesem Bereich hat weiß, dass Theorie und Praxis nicht immer wie gewollt zusammenfinden. So gibt es nicht einen einzelnen Faktor oder ein Event, welches zu dieser Leadership-Entwicklung geführt hat.
Früher war derjenige Chef im Unternehmen, der das meiste Wissen und die meiste Erfahrung mitgebracht hat. Heute ist wissen demokratisiert. Das heißt, durch das Internet haben wir Zugang zu diversen Wissensquellen und können Informationen direkt abrufen. Es ist nicht mehr das Wissen des Einzelnen gefragt, sondern die kollektive Fähigkeit, Wissen auf bestimmte Projekte anzuwenden. Dies funktioniert vor allem dann, wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten.
Ein weiterer ausschlaggebender Punkt ist, dass Unternehmen u.a. durch die Digitalisierung und Globalisierung eine deutlich komplexere Struktur aufweisen. Diverse Partnerschaften und Kooperationen mit Lieferanten oder anderen Unternehmen tragen zu einer deutlich komplexeren Unternehmensstruktur bei. Im Zuge dieser Unternehmensentwicklung arbeiten die Mitarbeiter eines Unternehmens häufig nicht im selben Büro.
Die Arbeit über Landesgrenzen hinaus, von Unterwegs oder im Homeoffice ist schon lange keine Seltenheit mehr. Führungskräfte sind daher gar nicht mehr zwangsweise anwesend bei der Arbeit ihrer Mitarbeiter. All diese Entwicklungen verlangen wichtige Eigenschaften von einer Führungskraft: Empathie, Vertrauen, Kommunikationsfähigkeit und einen ganzheitlichen Überblick über das Unternehmen. Einzelne Projekte dürfen nicht separat betrachtet werden, sondern immer im Kontext des ganzen Prozesses.
Einen allumfassenden Überblick im Unternehmen zu behalten, ist jedoch nicht einfach. Vor allem, wenn sich ein Unternehmen gerade mitten in der Digitalisierung befindet. In diesem Stadium sind einige Dokumente bereits digital abrufbar. Die meisten werden jedoch oft noch in Papierform verwaltet. Hier ist der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen von großer Bedeutung.
Die Voraussetzung zur Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems ist, dass alle Daten und Dokumenten digital abrufbar sind. Aus diesem Grunde müssen im Vorfeld alle Dokumente die noch in Papierform vorhanden sind gescannt werden. Diese Dokumente werden dann durch das DMS nach verschiedenen Faktoren automatisiert kategorisiert und eingeordnet. So sind sie nicht nur für die Führungskräfte leichter zu finden, sondern auch für alle Mitarbeiter. Je nach Nutzungsberechtigung können diese nun abgerufen, bearbeitet und gespeichert werden. Den Mitarbeitern des Unternehmens erspart dies Arbeitszeit. Ein DMS fördert die Zusammenarbeit, da jeder Mitarbeiter genau über den Stand der anderen informiert ist und diese Informationen auch unabhängig von Ort und Zeit abrufen kann. Darüber hinaus können Flüchtigkeitsfehler in der Einordnung und Abspeicherung von Dokumenten vermieden werden, da diese automatisiert abläuft. Auch Aufbewahrungszeiten und Fristen können im Dokumentenmanagement-System genau eingestellt werden, sodass es auch hier nicht zu Flüchtigkeitsfehlern kommt.
Führungskräfte profitieren vor allem von der neu gewonnenen Übersichtlichkeit, auf deren Grundlage sie leichter Entscheidungen treffen können.
Zusammengefasst entlastet ein DMS die Führungskraft in seiner wichtigsten Aufgabe des Leaderships: Seine Mitarbeiter nach bestem Wissen und Gewissen zu unterstützen.