Viele Unternehmen stehen Veränderungen grundsätzlich sehr skeptisch gegenüber. Dabei ist die Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen dringend notwendig, um mit der dynamischen Entwicklung des Marktes mitzuhalten. Ein DMS hilft Ihnen dabei.
Durch die Digitalisierung und die Erfindung des Internets befindet sich die Welt im Wandel. Stetige Neuerungen und technische Innovationen sorgen für eine unglaublich dynamische Wirtschaft und Arbeitswelt. Diese Veränderung wirkt sich auf die Unternehmen aus. Strukturen, die über Jahre funktioniert haben, funktionieren plötzlich nicht mehr. Die Unternehmen müssen daher anfangen, ihre Strukturen und Prozesse an dieses Tempo anzupassen. Das heißt konkret, dass sie ihre Arbeitsabläufe stetig reflektieren und nach Verbesserungspotenzial Ausschau halten. Prozesse müssen optimiert werden. Doch was genau bedeutet das für das Unternehmen?
Aktuell befinden sich Unternehmen in einer Mischung aus digitalen und analogen Prozessen. Das sorgt in erster Linie für Chaos in der Verwaltung. Während einige Dokumente noch in Papierformat verwaltet werden, werden andere bereits online bearbeitet. Die ständige Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Information sorgt nicht nur für Stress, sondern auch für Frustration. Hinzu kommt der Druck, schnell und flexibel auf Veränderungen des Marktes zu reagieren. Um dies zu bewältigen, bedarf es einer guten Verwaltung und Organisation.
Die Unternehmen müssen den Schritt in die digitale Verwaltung wagen. Dafür benötigen sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Diese Systeme dienen der Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Daten bzw. Dokumenten. Die bisher analog existierenden Dokumente werden gescannt und in das System aufgenommen, um einen ganzheitlichen Überblick zu garantieren. Dieser Überblick ist wichtig, um festzustellen, wo im Prozess Schnittpunkte sind, die es zu optimieren gilt.
Ein Prozess ist eine Abfolge von verschiedenen Aktivitäten oder Tätigkeiten, die auf ein bestimmtes Ziel zuarbeiten. Meist besteht ein Prozess aus verschiedenen Arbeitsschritten, die zur Erfüllung des Ziels beitragen. Durch den einfachen Zugriff auf Daten mit einem DMS können diese Prozesse im Unternehmen leichter gesteuert und kontrolliert werden. Sie werden vereinfacht und somit optimiert. Es ist jedoch nicht sinnvoll, bestehende analoge Prozesse eins zu eins ins Digitale zu übersetzten. Die Nutzung digitaler Akten führt nur dann zu höherer Produktivität, wenn sie die Arbeit innerhalb der Prozesskette angemessen unterstützt.
Ein DMS kategorisiert und ordnet Dokumente automatisch. Die Kriterien dieser Sortierung werden im Vorfeld vom Unternehmen festgelegt und speziell an deren Bedürfnisse angepasst. Das spart die Zeit der Mitarbeiter und vermeidet Flüchtigkeitsfehler. Außerdem können alle Mitarbeiter gleichzeitig und ortsunabhängig auf alle Daten und Dokumente zugreifen, die für ihr aktuelles Projekt relevant sind. Das fördert besonders die Gruppenarbeit und vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Da ein DMS alle Änderungen im Dokument dokumentiert, lassen sich Arbeitsschritte und Änderungen leicht nachvollziehen. Teams können somit leichter an die Learnings der anderen anknüpfen und von ihren Erfahrungswerten profitieren. So wird vor allem die Kommunikation im Unternehmen gefördert. Fristen und Abgabezeiten werden von einem DMS kontrolliert. Dieses sendet eigenständig und frühzeitig Erinnerungen, wodurch auch hier Fehler vermieden werden können. Die Projektleitung kann dadurch frühzeitig reagieren, wenn es Engpässe oder Fehleinschätzungen im Zeitmanagement gibt und diese anpassen.
Ein DMS hilft und unterstützt das Projektmanagement mit Prozessoptimierungen, ist aber ohne angemessene Organisation wertlos. Es liegt an den Führungskräften, den Überblick zu behalten, um somit schnell Entscheidungen zu treffen und Prozesse anzupassen. Ein DMS fördert die Transparenz im Unternehmen und hilft dabei, Prozesse stetig zu optimieren. Es spart Zeit und fördert qualitatives und produktives Arbeiten. Doch erst durch ein funktionierendes Management kann ein DMS effizient genutzt werden. Mit der Einführung eines DMS ist es also nicht getan. Durch den Wandel der Arbeitswelt und der Digitalisierung entsteht täglich Raum für Optimierung. Prozesse müssen stetig kontrolliert und nachjustiert werden. Ein DMS bietet alle Voraussetzungen für Unternehmen, um flexibel auf diese Veränderungen zu reagieren. Damit können Prozesse auch zukünftig leicht und unkompliziert optimiert werden.