Der Klimawandel ist nach wie vor im Gange. Nicht nur unsere Lebensweise muss sich ändern, auch unsere Arbeitsweise. Mit einer digitalen Verwaltung sparen Sie Ressourcen und tragen so nicht nur zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg, sondern auch zu einer nachhaltigen Umwelt bei.
Digitalisierung und Nachhaltigkeit spielen eine immer größer werdende Rolle in der Arbeitswelt. Digitale Technologien können die nachhaltige Entwicklung von Unternehmen in vielen Bereiche unterstützen und beschleunigen. Das gilt nicht nur für Verpackungsmaterialien, grüne Energie und Städteplanung. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können durch Technologien zu einer nachhaltigen Zukunft beitragen. Sei es durch datengetriebene Effizienzsteigerung oder digitale Innovationen.
Es gibt einen Punkt, indem einige Unternehmen noch ein ungenutztes Verbesserungspotenzial aufweisen, wenn es um Nachhaltigkeit geht: Materialeffizienz. Viel zu viele Unternehmen drucken eingehende elektronische Rechnungen aus und bearbeiten sie papierbasiert weiter. Rund 40% der kleinen und mittelständischen Unternehmen betrifft dies1. Dieser Prozess ist nicht nur umständlich, er verursacht auch unnötige Kosten. Dabei handelt es sich nicht nur um hohe Druckkosten, sondern auch um Lagerungskosten bzw. Kosten für die Archivierung.
Der Weg hin zu einem nachhaltigen, Ressourcen sparenden Unternehmen heißt daher „digitale Verwaltung“. Der erste Schritt ist hier das Scannen. Es hilft Ihnen jedoch nicht, einfach alle Dokumente aus den Aktenordnern wahllos zu scannen und abzuspeichern. Damit Ihre Dokumente strukturiert und geordnet aufzufinden sind, empfiehlt sich die Verwendung eines Dokumentenmanagement-Systems, kurz DMS.
Ein DMS ist eine Software, die Ihnen gezielt bei der Verwaltung digitaler Dokumente hilft. Alle unternehmensinternen Dokumente werden daher digitalisiert und online verwaltet. Die Dokumente werden nach individuellen Bedürfnissen klassifiziert und abgespeichert. So sind sie für jeden Mitarbeiter leicht aufzufinden. Dabei wird noch eine weitere Ressource gespart: Zeit. Wenn alle Dokumente einheitlich nach eindeutigen Kriterien sortiert sind, können sie in Sekundenschnelle abgerufen werden. Außerdem sind die Informationen nicht nur für eine Person einzusehen. Sie kann zeitgleich von allen zugangsberechtigten Mitarbeitern abgerufen werden, unabhängig davon, wo diese sich gerade befinden. Auch hier trägt ein DMS zu einer nachhaltigeren Welt bei. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind nun nicht mehr dazu gezwungen zur Arbeit ins Büro zu fahren, um dort alle relevanten Dokumente einzusehen. Sie können bequem von Zuhause aus arbeiten. Dadurch sparen sie Spritkosten und verringern die Co2 Emissionen, die durch die Autofahrt entstehen. Ein sparendes Verhalten mit Ressourcen und effizientes Arbeiten bedeutet daher auch weniger Kosten. Für Unternehmen und Mitarbeiter.
Die Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit und einen schonenden Umgang mit der Umwelt kommen nicht nur der Natur zugute, sie spiegeln sich auch im Unternehmenserfolg wieder. Mehr und mehr Kunden legen Wert auf einen verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen. So bringen Maßnahmen für Nachhaltigkeit auch Vorteile, wenn es um die Erhaltung und Akquise von Kunden geht. Ein umweltbewusstes Markenimage kann auch als Marketingstrategie genutzt werden und sich so positiv auf den Umsatz des Unternehmens auswirken.
Letztlich ist jede Maßnahme, die zur Schonung der Umwelt beiträgt, wichtig und von Vorteil für Unternehmen. Machen Sie den ersten Schritt in Richtung digitale, nachhaltige Transformation mit der Nutzung eines DMS. Die Vorteile sind Kostensenkungen, Kundengewinnung, ein steigender Umsatz, sowie ein angesehenes Unternehmensimage auf Kundenseite.
1 ibi research