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Partner- und Lieferantenbeziehungen sind das A und O einer erfolgreichen Unternehmensstrategie. So fördern Sie diese Beziehung und sorgen für langfristige Zusammenarbeit.

Viele Unternehmen haben sich nach dem Jahr 2020 vorgenommen, die Digitalisierung ihres Unternehmens weiter voran zu treiben. Zum einen, um sich als Unternehmen weiter zu entwickeln, zum anderen, um mit der aktuellen Wettbewerbssituation mithalten zu können. Schließlich werden die Märkte verschiedenster Branchen immer dynamischer. Loyale Unternehmensbeziehungen und langfristige Zusammenarbeit mit Lieferanten haben unter diesen Bedingungen oft zu leiden. Der folgende Artikel gibt Aufschluss darüber, wie Sie mittels DMS einen erfolgreichen Digitalisierungsprozess starten und damit die Zusammenarbeit mit Partnern fördern.

Wie starte ich die Digitalisierung in meinem Unternehmen?

Der erste Schritt in die Digitalisierung ist auch meist der schwierigste. Damit zukünftig alle Prozesse digital Ablaufen können, muss dafür gesorgt werden, dass alle Dokumente, Daten und Informationen digitalisiert werden. Dafür eignet sich ein Dokumentenmanagement-System. Ein DMS ist in der Lage, alle Dokumente digital zu verwalten, indem es sie automatisch kategorisiert und archiviert. Durch die Nutzung eines DMS können alle Mitarbeiter des Unternehmens alle für sie relevanten Daten schnell finden und abrufen. Das fördert die Zusammenarbeit. Um die Sicherheit der Dokumente zu garantieren, werden verschiedene Zugangsberechtigungen angewendet. Diese werden von Administratoren verwaltet. Außerdem können Administratoren jederzeit eine komplette Historie der bearbeiteten Dokumente einsehen, sodass Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden können. Dies dient der Kontrolle und fördert somit ebenfalls die Sicherheit der Dokumente.

Ein papierbasiertes Dokumentenmanagement hat außerdem den Nachteil, viel Platz in Anspruch zu nehmen und Materialkosten zu verursachen. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet immer ein Daten-Backup, sodass keine Daten verloren gehen können.

Inwiefern profitieren meine Partner- und meine Lieferantenbeziehungen hiervon?

Ein DMS hat viele Vorteile, die die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Unternehmenspartnern fördern. Da alle Dokumente – darunter auch Lieferantendokumente und Verträge – am gleichen Ort gespeichert sind, ist ein umfassender Überblick gegeben. Außerdem können die Dokumente bei Bedarf gezielt gefunden werden.

Viele Dokumente sind nur für einen bestimmten Zeitraum gültig und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Dokumentenmanagement-Systeme übernehmen diese Aufgabe automatisch. Es besteht die Möglichkeit, Fristen innerhalb des Systems zu setzen. So werden automatisch Erinnerungen geschickt, wenn es beispielsweise darum geht, neue oder aktuelle Daten beim Lieferanten abzufragen. Dieser Automatisierungsprozess spart ebenfalls viel Zeit.

Je mehr Geschäftspartner ein Unternehmen hat, desto mehr unterschiedliche Dokumententypen muss es in der Regel bearbeiten. Auch hier ist ein Dokumentenmanagement-System eine große Stütze. Durch die Nutzung von Vorlagen im DMS kann ein einheitlicher Standard innerhalb der Dateiformate entstehen.

Falsche Einordnungen von Dokumenten werden durch ein DMS vermieden. Das automatische Daten-Backup sorgt dafür, dass es nicht zum Verlust wichtiger Informationen kommen kann. Derartige Flüchtigkeitsfehler, welche die Zusammenarbeit mit Partnern erschweren, werden dadurch ausgeschlossen.

Partner und Lieferanten wünschen sich loyale und zuverlässige Unternehmensbeziehungen. Fördern sie diese mit einem DMS. Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie als Unternehmen dabei, Risiken zu vermeiden, wichtige Ressourcen zu sparen und Lieferantenbeziehungen zu fördern.