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Wie oft schimpfen Kunden über umständliche Kommunikationswege, zu viel Bürokratie und lange Verarbeitungszeiten. Digitalisieren Sie Ihre Verwaltung, um Kunden auf lange Sicht an sich zu binden.

Was früher „Der Kunde ist König.“ hieß, nennt man heute „Kundenzentrierung“. Der Kunde wird dabei ins Zentrum der Unternehmensvision, der Strategie und der Kommunikation des Unternehmens gerückt. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie mit einem Dokumentenmanagements-System mehr Kundenzentrierung in Ihrem Unternehmen etablieren und damit einen höheren Unternehmenserfolg erzielen können.

 

An erster Stelle sollten Sie Ihren Kunden flexible Lösungen und einen ansprechenden Kundenservice bieten. Das erhöht die Kundenzufriedenheit. Um dies zu gewährleisten, müssen zuvor einige Vorkehrungen getroffen werden. Ein hoher Grad an Flexibilität wird vor allem dann erzeugt, wenn der Kontakt zwischen Unternehmen und Kunden digital abläuft. So können Kunden frei wählen, wann und auf welchem Wege sie mit dem Unternehmen interagieren wollen. Grade in der öffentlichen Verwaltung ist in diesem Kontext noch viel ungenutztes Potenzial. Formulare die online ausgefüllt werden können, lassen sich heute automatisiert mit dem passenden Dokumentenmanagement-System abspeichern. Das sorgt nicht nur für eine einfache Handhabung auf Seiten des Kunden, sondern auch für deutlich weniger Arbeitsaufwand in der Verwaltung. So werden die Interessen des Kunden und des Unternehmens miteinander verbunden.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann genau das. Es verwaltet alle Dokumente und Informationen des Unternehmens digital. Dabei werden die Dokumente auch automatisch kategorisiert und eingeordnet. Je nach Unternehmen und Branche kann ein DMS unterschiedliche Dokumentenkategorien berücksichtigen. Alle Dokumente oder Verträge die Unternehmen mit Kunden abschließen finden hier ihren Platz. Das System erinnert dabei automatisch an Fristen und Ablaufdaten. Das Unternehmen kann dadurch schnell und zeitnah reagieren, um Kunden weiterhin an sich zu binden.

Kundenzufriedenheit sollte jedoch nicht nur im Fokus von Verkäufen und Vertragsabschlüssen stehen, sondern auch als Teil der Unternehmenskultur etabliert werden. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen zunächst ein Gespür für ihre Kunden entwickeln. Dieses Gespür erlangen Mitarbeiter meist erst, wenn sie im direkten Kontakt mit Kunden stehen. Durch Management Vorgaben und strikt getrennten Arbeitsprozessen, können diese Mitarbeiter ihr wissen jedoch nicht teilen. Es muss sich daher auch etwas an der Arbeitsweise im Unternehmen ändern. Das Ziel ist, Projektgruppen offener und flexibler Arbeiten zu lassen, damit solche Erkenntnisse nicht in der einzelnen Arbeitsgruppe bleiben. Auch hier können Unternehmen von einem Dokumentenmanagement-System profitieren, da es transparente und flexible Arbeit unterstützt. Transparenz ist nicht nur innerhalb des Unternehmens wichtig. Unternehmen mit längerem Bestand wissen, dass es schier unmöglich ist, jedem Kunden gerecht zu werden. Kunden haben unterschiedliche Anliegen und Ansprüche. Ein DMS unterstützt die Unternehmen diesen Ansprüchen gerecht zu werden, indem es einen schnellen Überblick über Kundendaten bietet und dem Kunden so eine individuelle, (auf sie zugeschnittene) Beratung ermöglicht. Kundenzentrierung im Unternehmen zu etablieren, bedeutet den Kunden zu verstehen und zu wissen, wie Sie ihm entgegenkommen können. Die Digitalisierung hat viele Umschwünge in den Köpfen der Kunden, aber auch in Unternehmensstrukturen möglich gemacht. Nutzen Sie diese neuen Innovationen wie ein Dokumentenmanagement-System, um ihrem Kunden und den Mitarbeiter ihres Unternehmens entgegen zu kommen. Entwickeln Sie relevante Lösungen für Ihren Kunden und sorgen Sie so für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg.