Veränderung ist nicht nur eine anspruchsvolle Aufgabe für das Management. Auch Mitarbeiter haben oft Probleme, sich an Veränderungen anzupassen und aus Routinen herauszubrechen. Doch ist der Wandel einmal geschafft, werden beide Seiten von den positiven Effekten einer digitalen Unternehmensverwaltung profitieren.
Wir leben in einer dynamischen Welt. Eine neue Technologie oder technische Innovation jagt die nächste. Dazu hat vor allem die Digitalisierung beigetragen. Veränderung gehört in der heutigen Zeit beinah zum Alltag. Für Unternehmen bedeutet dies vor allem: Aufpassen und nicht den Anschluss verlieren. Doch vielen Unternehmen geht das zu schnell. Meist bedeutet eine einzelne Änderung in der Unternehmensstruktur bereits große Umstände. In diesem Artikel erfahren Sie, wie sie am Puls der Zeit bleiben und ihren Mitarbeiter die Skepsis vor Veränderung nehmen.
Um mit dem aktuellen Wettbewerb mitzuhalten und weiterhin neue Technologien im Unternehmen zu implementieren, muss zunächst der Schritt in die Digitalisierung gewagt werden. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter des Unternehmens alle relevanten Informationen und Daten im Unternehmen online abfragen können. Da viele Unternehmen noch papierbasiert arbeiten, ist das ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen. Damit diese Dokumente nicht wahllos gescannt und abgespeichert werden, bietet es sich an, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. Diese Systeme sind in der Lage, Dokumente automatisch, kategorisiert abzuspeichern und zu archivieren. Die permanente, ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen ist die Basis für weitere Veränderungen im Unternehmen. Flexible Arbeitszeiten und Remote Work (Homeoffice) werden dadurch möglich.
Doch bevor das alles passiert muss das Management erst einmal die Mitarbeiter ins Boot holen - und das ist gar nicht so leicht. Viele Change Prozesse, bzw. Veränderungen, stoßen anfangs auf Ablehnung. Das gilt vor allem dann, wenn die Veränderungen fremdbestimmt sind. Es macht einen Unterschied, ob die Veränderungen von jemanden geplant worden ist oder aus eigenem Verlangen heraus entsteht. Viele Mitarbeiter erfahren die Digitalisierung derzeit als große Herausforderung. Meist, weil sie bereits teilweise digitalisiert sind und teilweise noch analog arbeiten. Die Suche nach bestimmten Daten wird durch diese Mischung aus papierbasierten und digitalen Dokumenten erschwert. Wer gänzlich digital arbeitet hat diese Probleme nicht. Wenn die Dokumente allesamt mit demselben Dokumentenmanagement-System verwaltet werden, können sie dort durch unterschiedliche Filterungen schnell gefunden werden.
Um das Vertrauen der Mitarbeiter für ein solches Vorhaben zu gewinnen, müssen Unternehmen deutlich kommunizieren, welche Vorteile die Veränderung mit sich bringt und inwiefern die Mitarbeiter davon profitieren. Dabei sollten die Bedürfnisse der Mitarbeiter auch angemessen berücksichtigt werden. Schließlich sind sie diejenigen, die von den technischen Innovationen unterstützt werden sollen. Es ist also nie verkehrt im Vorfeld Mitarbeiter zu befragen, wo genau die Schwachstellen in den verschiedenen Arbeitsprozessen liegen, um darauf reagieren zu können. Eine gute Kommunikation spielt daher eine zentrale Rolle zur Schaffung von Vertrauen. Ist der Grund für die Veränderung nachvollziehbar, so kann sie von den Mitarbeitern anerkannt und als „richtig“ befunden werden. So wird auch Vertrauen zu den Entscheidungen des Managements aufgebaut. Auch Wertschätzung spielt in diesem Kontext eine große Rolle. Wer seine Mitarbeiter und deren Arbeit angemessen wertschätzt, der genießt meist auch das Vertrauen dieser, wenn es um Veränderungen im Unternehmen geht.
Wertschätzen Sie ihre Mitarbeiter, gehen Sie auf deren Bedürfnisse ein und bauen sie Vertrauen auf. Wenn diese Weichen gestellt sind, werden Sie bei der Implementierung neuer Technologien kaum noch Misstrauen, Blockaden und Ablehnung erfahren. Es wird Ihnen leichter fallen, Veränderungen im Unternehmen durchzusetzen. Das Vertrauen in Veränderungen bildet die Basis für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung. Nutzen Sie ein DMS und die neuen Möglichkeiten der Digitalisierung.