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Ein kleiner Workshop: Tipps und Tricks, wie Sie die Produktivität im Homeoffice noch weiter steigern können.

„Remote Work“, in Deutschland vor allem unter dem Namen „Homeoffice“ bekannt, beschreibt das Arbeiten von zu Hause. Diese Art des Arbeitens war schon vor 2020 ein Trend. Schließlich bringt diese Arbeitsweise viele Vorteile mit sich. Bei einer Umfrage von der DAK schneidet das neue Arbeitsmodell außergewöhnlich gut ab. Dadurch, dass der Weg zur Arbeit wegfällt, sparen Arbeitnehmer viel Zeit. Familien, in denen beide Elternteile arbeiten, können durch die Möglichkeit des Homeoffice Familie und Beruf besser miteinander vereinbaren, da sie sich die Arbeitszeiten im Homeoffice leichter über den Tag verteilen können. Über die Hälfte der Arbeitnehmer sagen sogar, dass sie im Homeoffice weniger abgelenkt sind und dort besser arbeiten können, als im Büro.¹

In diesem Artikel erfahren sie, wie sie Remote Work erfolgreich umsetzen und mit welchen Tricks sie ihre Produktivität weiter steigern können.

Um von Remote Work zu profieren, müssen im Unternehmen zunächst einige Änderungen stattgefunden haben. Das Unternehmen muss im Vorfeld sicherstellen, dass die Mitarbeiter auch von zu Hause alle Dokumente und Dateien einsehen können und darauf Zugriff haben. Das hört sich nach einer Selbstverständlichkeit an, ist aber in vielen Unternehmen noch nicht gänzlich etabliert. Vor allem Rechnungen und Verträge werden noch viel in Papierform verwaltet. Sind diese jedoch erst einmal einheitlich gescannt und digitalisiert, ist es für Arbeitnehmer möglich, gänzlich vom hauseigenen Schreibtisch zu arbeiten.

Nach und während dieses Digitalisierungsprozesses der Dokumente ist es empfehlenswert ein DMS zu implementieren. DMS bedeutet Dokumentenmanagement-System. Diese Systeme unterstützen Unternehmen in der digitalen Verwaltung. Durch ein DMS können alle Dokumente des Unternehmens dezentral verwaltet werden, und sind dadurch auch für Mitarbeiter im Homeoffice einzusehen und zu bearbeiten. Über ein DMS können die Dokumente automatisiert in Kategorien abgespeichert werden. Das erleichtert auch der Unternehmensverwaltung enorm viel Arbeit und hilft Mitarbeitern, die richtige Akte schnell zu finden. Das ermöglicht effizientes und produktives Arbeiten auch aus der Ferne. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so steht der erfolgreichen Arbeit im Homeoffice nichts mehr im Wege … oder etwa doch?

Trotz all der Vorteile, die das Arbeiten im Homeoffice mit sich bringt, gibt es immer noch einen hohen Prozentsatz an Arbeitnehmern, der sich mit diesem Model schwertut. Genau genommen betrifft das 18%. Diese geben an, ihre Arbeitsaufgaben nicht gut im Homeoffice erledigen zu können². Sie fühlen sich durch das private Umfeld leichter abgelenkt und können sich nicht gut konzentrieren.

Folgende Tipps können Ihnen helfen, trotzdem produktiv zu arbeiten:

1. Arbeitsumgebung: Die Arbeitsumgebung beeinflusst die Arbeit immer. Auch wenn es banal erschient sind Aspekte wie „Lärm“ und „Licht“ entscheidend. Wenn also kein eigener Raum zu Verfügung steht, achten Sie darauf eine ruhige Ecke zu suchen, in der sie ungestört arbeiten können. Das steigert die Konzentration. Alternativ helfen Headsets mit Geräuschunterdrückung, um störenden Lärm und damit einhergehende Frustration zu vermeiden.
2. Kleidung: „Kleider machen Leute“. Denn auch der Dresscode hat Einfluss auf die Produktivität am Arbeitsplatz. Dazu müssen Sie nicht jeden Tag im Anzug vor Ihrem Rechner sitzen. Doch eine angemessene Kleidung, die auch durch die Webcam bei Videocalls einen guten Eindruck macht, wirkt sich positiv auf die Produktivität aus.
3. Fester Arbeitsplatz: Legen Sie sich auf einen Arbeitsplatz fest. Wer die Arbeit mit an den Küchentisch oder sogar ins Bett nimmt, läuft Gefahr, diese Orte zukünftig kognitiv mit Arbeit zu verbinden. Das suggeriert dem Gehirn nach einer bestimmten Zeit, dass man ununterbrochen am arbeiten ist, da die räumliche Trennung zwischen Privatleben und Job fehlt. Das kann zu erheblichen Einschlafproblemen führen.
4. Erreichbarkeit: Einen ähnlichen Effekt hat die ständige Erreichbarkeit. Da Remote-Mitarbeiter immer zu Hause sind, sind sie auch jederzeit erreichbar. Damit ihnen das nicht zum Verhängnis wird, sollten Mitarbeiter festlegen (und mitteilen!) wann sie erreichbar sind und wann nicht. Pausenzeiten und Feierabend sollten genau definiert werden.
5. Kommunikation und Zusammenarbeit: Planen oder nehmen Sie an regelmäßigen Check-In-Meetings teil. Vor allem an Führungskräfte besteht der Anspruch, die Mitarbeiter aufzubauen, zu unterstützen und zu coachen. Erfolge sollten angemessen anerkannt werden und Zielvorgaben klar kommuniziert werden. Als Mitarbeiter ist es in diesem Kontext besonders wichtig, vernetzt zu bleiben. Durch die fehlende physische Anwesenheit ist es leichter, in der Menge unterzutauchen. So bekommen sie manche Informationen oft erst verspätet mit. Versuchen Sie daher im engen Kontakt mit Ihrem Projektteam zu stehen und sprechen sie Fragen offen an.

Eine Umfrage von PWC ergab, dass 80% der Befragten glauben, dass Remote Work die neue Norm ist³. Es ist daher wichtig, dass Unternehmen jetzt reagieren und ihren Mitarbeitern Remote Work nicht nur ermöglichen, sondern sie bestmöglich dabei unterstützen. Die Implementierung eines DMS ist die Basis der digitalen Zusammenarbeit und hilft Unternehmen Remote Work umzusetzen. Remote Work ist kein Trend. Es ist ein Resultat der Entwicklungen, das aus gesellschaftlichen und Technologischen Umschwüngen resultiert. Die Arbeitswelt wird flexibler. Die Unternehmen müssen daher reagieren und sich den Entwicklungen anpassen, um für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg und für die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu sorgen.

¹ DAK. (8. Juli, 2020). Inwiefern stimmen Sie den folgenden Aussagen zu den Vorteilen von Homeoffice zu? (Anteil "Trifft genau zu" und "Trifft eher zu") [Graph]. In Statista. Zugriff am 21. Dezember 2020, von https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1135485/umfrage/vorteile-von-homeoffice-in-deutschland/

² DAK. (8. Juli, 2020). Inwiefern stimmen Sie den folgenden Aussagen zur Produktivität im Homeoffice zu? [Graph]. In Statista. Zugriff am 21. Dezember 2020, von https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1136511/umfrage/produktivitaet-im-homeoffice-in-deutschland/

³ https://www.pwc.at/de/dienstleistungen/steuerberatung/people-organisation/remote-work.html