Die digitale Strategie ist der Ausgangspunkt der digitalen Transformation im Unternehmen. Lesen Sie hier, wie Sie diesen Veränderungsprozess im Unternehmen steuern.
Den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung zu wagen, bedeutet für viele Unternehmen eine große Umstellung. Schließlich umfasst dieser Änderungsprozess alle Unternehmensbereiche und bringt auch eine spürbare Veränderung für die Mitarbeiter mit sich. Dieser Schritt ist allerdings dringend notwendig, um das Unternehmen im aktuellen Markt konkurrenzfähig zu halten. Damit der Transformationsprozess reibungslos verläuft ist es wichtig, im Vorfeld eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Die Entwicklung einer passenden Digitalisierungsstrategie ist keine leichte Aufgabe. Schließlich muss diese nicht nur die Datenverwaltung des eigenen Unternehmens berücksichtigen, sondern auch Kunden, Wettbewerb, Innovationen, Werte und methodische Skills. Das erhöht die Komplexität dieses Unterfangens enorm. Wo also beginnen?
Eine Digitalisierungsstrategie sollte wie folgt aufgebaut werden:
- Potenzialanalyse und Definition der Ausgangssituation
- Ideenfindung (Trend und Innovationssuche)
- Entwicklung des Geschäftsmodells
Zunächst sollte eine Potenzialanalyse in Bezug auf die digitale Transformation des Unternehmens durchgeführt werden. Außerdem wird die Ausgangslage des Unternehmens oder der Organisation definiert. Im Zuge dieser Analyse können Interviews geführt werden, Stakeholderanalysen stattfinden und das Budget für die digitale Transformation geklärt werden. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse werden im zweiten Schritt neue Ideen generiert. Häufig werden hier Benutzer-zentrierte Methoden verwendet wie Design-Thinking und die Costumer-Journey. Im dritten Schritt werden aus den Informationen und Ideen funktionsfähige Geschäftsmodelle entwickelt.
Viele Unternehmen haben Teilprozesse bereits digitalisiert. Sie stehen nun vor dem Problem, eine Mischung aus digitalen und analogen Daten zu verwalten, was zu einer mangelnden Übersicht der Prozesse führt. Rechnungen und Verträge, die online existieren, werden umständlich ausgedruckt, per Post verschickt, um dann erneut gescannt zu werden. Es ist daher nicht nur zeit- sondern auch kostensparend, auf eine gänzlich digitale Verwaltung umzusteigen. Eine Software, die das Unternehmen in dieser Hinsicht unterstützt, ist ein Dokumentenmanagement-System. Diese Systeme dienen der digitalen Verwaltung aller Dokumente im Unternehmen. Dokumente können so digital eingesehen, bearbeitet und archiviert werden. Alle Änderungen an den Dokumenten werden dokumentiert und können entsprechend nachverfolgt werden. Außerdem ordnet das System die eingehenden Dokumente automatisch entsprechenden Kategorien zu. Das hilft auch bei der Suche nach bestimmten Dokumenten enorm. Auch der Archivierungsaspekt des Systems ist besonders hervorzuheben, da das Unternehmen an bestimmte Löschfristen vom System erinnert wird. Darüber hinaus spart die digitale Archivierung Platz, der sonst für Aktenordner benötigt werden würde.
Zusammengefasst soll die Digitalisierungsstrategie und alle damit verbundenen Tools und Systeme dem Unternehmen helfen, Arbeitsprozesse einfacher und besser zu machen. Gerade die Verwaltung bildet eine zentrale Herausforderung der Digitalisierung. Um diesen Wandel angemessen und korrekt durchzuführen, muss eine Digitalisierungsstrategie konzipiert werden, die alle Faktoren des Unternehmens berücksichtigt. Ein technischer Wandel allein verliert an Wirksamkeit, wenn er nicht auch vom Personal und den Mitarbeitern befürwortet wird. Es ist daher wesentlich, umzudenken, Entscheidungen transparent zu gestalten und eine gute Kommunikationsstruktur im Unternehmen zu fördern. So machen Sie ihr Unternehmen fit für die Zukunft.