Unzufriedenheit seitens der Mitarbeiter und Kunden im Unternehmen hat oft wirtschaftliche Folgen: Mangelnde Produktivität, ein schlechteres Image und sinkende Umsätze. Lesen Sie hier, wie Sie die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern können und mittels Prozessoptimierung nachhaltigen Unternehmenserfolg garantieren.
Motivation, Produktivität und Umsatz hängen im Unternehmen eng zusammen. In diesem Artikel möchten wir aufzeigen, welchen Einfluss funktionierende Arbeitsabläufe auf die Motivation der Mitarbeiter haben und wie Sie die Digitalisierung dazu nutzen können diese Motivation zu fördern und zu nutzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie wirtschaftlicher arbeiten und dabei ein konkurrenzfähiges Unternehmen im Wettbewerb bleiben.
Um zu erklären, welcher Zusammenhang zwischen der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens und der Motivation der Mitarbeiter besteht, muss zuerst auf die Ursache der Schwierigkeiten im Unternehmen eingegangen werden.
Häufige Probleme sind beispielsweise:
- Missachtung von Fristen
- Zeitverschwendung
- Umständliche Abläufe
- Unzufriedenheit seitens der Kunden und Mitarbeiter
Je höher die Diskrepanz zwischen anstehender und erledigter Arbeit ist, desto höher ist die Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Verspätete Lieferungen, mangelnde Kommunikation und generelle Verzögerungen tragen ebenfalls zu erhöhter Unzufriedenheit bei. Wie lässt sich dieses Problem lösen?
Bei den meisten dieser Problemstellungen gibt es eine simple Lösung: Automatisierung und Digitalisierung, kurz: Prozessoptimierung. Um zu verstehen, wo genau die Probleme entstehen, sollte ein Unternehmen seine Arbeitsabläufe zunächst im Detail reflektieren. Durch eine solche Prozessanalyse wird deutlich, an welchen Schnittstellen die genannten Probleme ihre Ursache haben. Geschäftsprozesse bestehen meistens aus mehreren Tätigkeiten, die von unterschiedlichen Akteuren durchgeführt werden. Dazu gehören Mitarbeiter des Unternehmens ebenso wie Kunden, Maschinen, Systeme und andere Organisationen. Jede Schnittstelle zwischen diesen Akteuren, Technologien oder Systemen bietet ein potenzielles Risiko für Verzögerungen. Je umfangreicher und komplexer der Geschäftsprozess ist, desto wahrscheinlicher ist ein solches Risiko und desto schwieriger ist es den Überblick darüber zu behalten. Diese Probleme lassen sich durch abgestimmte Arbeitsabläufe und neue Methoden und Technologien jedoch leicht lösen.
Ein System, welches gleich mehrere dieser Probleme löst, lautet Dokumentenmanagement-System, auch DMS genannt. Diese Systeme setzen allerdings voraus, dass die gesamten Dokumente des Unternehmens zunächst digitalisiert werden müssen. Erst wenn das gewährleistet ist, ist das System in der Lage, eine ganzheitliche Übersicht über alle Dokumente des Unternehmens zu liefern und unterstützt so die Verwaltung. Alle Dokumente, die im DMS verwaltet werden, können von allen Mitarbeitern des Unternehmens eingesehen, bearbeitet und abgespeichert bzw. archiviert werden. Dabei werden die Dokumente automatisch durch Metadaten kategorisiert. Das spart Zeit. Außerdem wird die Suche nach bestimmten Dokumenten erleichtert, welche auch schon den ein oder anderen Mitarbeiter einiges an Nerven gekostet hat. Zusätzlich erinnert ein DMS automatisch an Deadlines und Löschfristen, sodass auch in dieser Hinsicht Fehler vermieden werden.
All diese Faktoren haben nicht nur Auswirkung auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und deren Produktivität, sondern sparen zusätzlich enorm viel Ressourcen wie Zeit und Raum (für die analoge Archivierung der Dokumente). Prozesse werden somit verkürzt und vereinfacht. Es wird eine neue Übersichtlichkeit geschaffen, welche auch den Mitarbeitern zur Orientierung hilft. Da sie die anderen Akten und Abläufe digital einsehen können, werden Zeiten und Fristen zukünftig besser angepasst.
Ein zusätzlicher Faktor, den das DMS mitliefert, ist die Möglichkeit von agilem und flexiblen Arbeiten. Dadurch, dass alle Dokumente online verfügbar sind, sind Mitarbeiter nicht mehr an ihr Büro gebunden. Sie können zeitlich und räumlich unabhängig arbeiten. Dieser Mehrwert des DMS könnte somit eine tiefgreifende Veränderung in der Unternehmenskultur erwirken und somit einen erheblichen Teil zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. Vor allem Familien, in denen beide Elternteile arbeiten, sehen in dem flexiblen Arbeitsmodell große Chancen. Damit machen Sie als Unternehmen nicht nur ihr aktuelles Personal glücklich, sondern wirken auch deutlich attraktiver für zukünftige Mitarbeiter.
Wer seine Mitarbeiter langfristig an sich binden will, sollte stets ein Auge auf die Prozesse haben. Durch den Wandel der Gesellschaft und des Arbeitsmarktes muss jedoch angemerkt werden, dass ein Prozess der aktuell zu funktionieren scheint, schon in ein paar Jahren einer Neuerung bedarf. Durch Transparenz, Feedbackschleifen und guter Kommunikation im Unternehmen, können Herausforderungen und Probleme schnell erkannt und gelöst werden. So können Sie nicht nur Kosten sparen, sondern auch effizientere Ergebnisse erzielen und zukünftig wettbewerbsfähig bleiben.