Die Buchhaltung wird in vielen Unternehmen undurchsichtig, zeitintensiv und umständlich gestaltet. Erfahren Sie in diesem Kapitel, wie ein DMS hilft, die Buchhaltung ihres Unternehmens effizienter zu gestalten.
Um zu erklären inwiefern ein DMS die Buchhaltung unterstützt, wird zunächst die Funktionsweise eines DMS erläutert. DMS bedeutet Dokumentenmanagement -System. Es unterstützt Unternehmen in der Verwaltung, indem es alle Daten und Dokumente des Unternehmens bündelt und organisiert. Um dies zu ermöglichen, müssen alle Dokumente die bisher in Papierformat existieren digitalisiert werden.
Viele Unternehmen leiden darunter, dass die Mitarbeiter ihre Dateien wahllos auf ihrem Rechner ablegen, wodurch ein großes Chaos bei der Suche nach bestimmten Dokumenten entsteht. Mit einem DMS passiert das nicht. Hier werden die Dateien in einer einheitlichen, zentralen Datenbank abgelegt. Das DMS speichert diese kategorisiert in einer sinnvollen Ordnerstruktur ab. Durch die Nutzung einer solchen Datenbank haben alle Nutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff auf die Dokumente. Die Dateien können im System direkt bearbeitet und wieder abgespeichert werden. Die Änderungen an den Dokumenten werden automatisch protokolliert. So lassen sich die verschiedenen Bearbeitungsschritte leicht nachvollziehen. Vor allem abteilungsübergreifende Workflows profitieren davon. Wird ein Dokument dem System zugefügt, kann es direkt zur nächsten verantwortlichen Stelle weitergeleitet bzw. abgerufen werden. Das spart viel Zeit. Ebenfalls zeitsparend ist, dass sich viele Prozesse durch das DMS vollständig automatisieren lassen. So kann ein DMS beispielsweise E-Mails als Erinnerung verschicken, an Fristen oder Termine erinnern.
Vor allem auf die Buchhaltung hat ein DMS einen nicht zu unterschätzenden Einfluss. Auch hier haben viele Unternehmen bedenken, wenn es um die Sicherung der Daten geht. Doch gerade in dieser Hinsicht bietet ein DMS entscheidende Vorteile. Schließlich gibt es im Buchhaltungs-Sektor rechtliche Vorgaben, die ein Unternehmen einzuhalten hat. Das betrifft die Speicherung ebenso, wie die Löschung von Dokumenten nach bestimmten Fristen. Hier entlastet ein DMS enorm: Es hilft, Dokumente übersichtlich abzuspeichern und an Löschfristen zu erinnern. Um sensible Daten zu schützen, sind die Dokumente im DMS durch Zugangsberechtigungen geschützt.
Gerade im Rechnungswesen enthält ein DMS einige vorteilhafte und zeitsparende Tools. So können beispielsweise Kosten automatisch den passenden Kostenstellen zugeordnet werden, oder fehlende Daten automatisch ergänzt werden. Tagtäglich werden in Unternehmen diverse Dokumente erstellt. Im Rechnungswesen betrifft das meist wiederholende Prozesse, deren Formulierungen sich gleichen oder zumindest ähneln. Ein DMS kann hier großen Arbeitsaufwand sparen, indem es individuelle Formularbausteine bereitstellt.
Insgesamt kann ein DMS die gesamte Kommunikation in Unternehmen verbessern, da es das gesammelte Unternehmenswissen zentral archiviert und leichter abrufbar macht. Die Buchhaltung profitiert im Besonderen von der Nutzung eines DMS, da die Mitarbeiter hier mit besonders sensiblen Daten konfrontiert sind und diese fehlerfrei bearbeiten müssen. Ein DMS hilft, durch dessen Übersichtlichkeit und Automatisierungsprozesse Fehlerquellen zu minimieren und Ressourcen zu sparen. Dadurch wird im gesamten Unternehmen effizienter gearbeitet und Kapazitäten für neue Innovationen werden geschaffen.