Dokumentenmanagement -Systeme bieten von Natur aus bereits viele Vorteile und nützliche Tools. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das Potenzial ihres DMS noch weiter ausschöpfen und damit die Produktivität in ihrem Unternehmen steigern.
Dokumentenmanagement -Systeme, kurz DMS, sind Software Lösungen, die ein Unternehmen in der Verwaltung unterstützen. Die Auswahl an DMS Lösungen ist sehr vielfältig. Schließlich hat auch jedes Unternehmen individuelle Ansprüche, denen ein DMS mit seinen Funktionen gerecht werden muss. Die Schwierigkeit besteht darin, eine geeignete Lösung zu finden, welche perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist. Trotz der Auswahl des richtigen Systems haben viele Unternehmen dennoch Probleme damit, das volle Potenzial ihres DMS auszuschöpfen. Wir geben Ihnen Tipps, wie sie dieses ungenutzte Potenzial nutzen, um von allem Vorteilen eines DMS zu profitieren.
Ein modernes Dokumentenmanagement -System ist weitaus mehr als ein digitaler Aktenschrank. Oft wird daher nicht mehr von DMS, sondern von ECM-Software geredet. ECM bedeutet Enterprise Content Management. Neben der simplen Ablage von Dokumenten erlauben diese Systeme auch die Bearbeitung und Integration von Inhalten bzw. Informationen. So können Geschäftsprozesse im Unternehmen erleichtert und beschleunigt werden. Der Funktionsumfang eines DMS spielt daher eine große Rolle und ist abhängig von Unternehmensgröße, Branche und Ablauf der Geschäftsprozesse. Gemein haben die Systeme jedoch, dass sie den Verwaltungssektor unterstützen, da sie einen umfassenden Überblick über die unternehmensinternen Daten liefern.
Durch die Ordnerstruktur eines DMS lassen sich spezifische Dokumente schnell finden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven der Mitarbeiter. Von einigen Funktionen eines DMS profitieren daher Unternehmen jeder Branche. Eine davon ist die optische Zeichenerkennung. OCR-Scanner sind in der Lage nicht nur das oberflächliche Abbild eines Dokuments, sondern dessen Inhalt zu erfassen. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Inhalten im System.
Insgesamt bietet ein DMS eine wertvolle Grundlage, effizientes Arbeiten im Unternehmen zu ermöglichen. Um das volle Potenzial aus einem DMS zu schöpfen, sollten jedoch folgende Faktoren berücksichtigt werden:
Integration an IT-Infrastruktur
Ein DMS sollte stets mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens kompatibel sein. Nur so kann der Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Systemen reibungslos ablaufen. Ist eine solche Integration nicht möglich, kommt es zu Medienbrüchen, welche einen großen Aufwand in der Datenpflege verursachen.
Mitarbeiter Schulungen
Bei der Implementierung eines neuen Systems wird die digitale Kompetenz der Mitarbeiter meist nicht berücksichtigt. Zwar sind die meisten Dokumentenmanagement -Systeme sehr intuitiv nutzbar, sodass es keiner gesonderten Schulung bedarf. Die Praxis zeigt jedoch, dass Mitarbeiter deutlich offener mit der neuen Software umgehen, wenn sie vorher an den Umgang mit ihr herangeführt werden. Unsicherheit und fehlendes Know-How sorgt für Ablehnung, wodurch das volle Potenzial des DMS nicht entfaltet werden kann.
Fazit:
Nicht allein die DMS-Software selbst ist für den Erfolg des Unternehmens entscheidend.
Um eine DMS-Software optimal zu nutzen, müssen die Funktionen des DMS mit den individuellen Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Das DMS sollte sich gut in bisher genutzte Systeme integrieren lassen, damit kein Mehraufwand besteht. Außerdem muss im Vorfeld sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ausreichend auf die Nutzung des DMS vorbereitet sind. Nur so kann ein DMS Geschäftsprozesse erleichtern und die Verwaltung des Unternehmens unterstützen.