Ein großer Vorteil eines DMS ist die mobile Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über diese besondere Funktion des DMS und warum sie heutzutage eine so große Relevanz hat.
Wir leben in einer unglaublich dynamischen, sich rasant weiterentwickelnden Welt. Dies ist zu großen Teilen der Digitalisierung geschuldet. Beinahe täglich werden neue Technologien entwickelt, die weiter zur Beschleunigung beitragen. Diese Entwicklung hat nicht nur gesellschaftlichen, sondern auch wirtschaftlichen Einfluss. Immer neue Produkte erobern den Markt und verdrängen dabei andere. Um bei diesem Tempo mitzuhalten, müssen sich die Unternehmen ebenfalls weiterentwickeln. Vor allem die mobile Verfügbarkeit hat sich in diesem Kontext für Unternehmen als besonders nützliche Eigenschaft herausgestellt. Dokumentenmanagement -Systeme sind in der Lage, Daten und Informationen eines Unternehmens mobil verfügbar zu machen. Warum diese Eigenschaft eines DMS so nützlich ist, erläutern wir Ihnen in diesem Artikel.
Dokumentenmanagement -Systeme werden häufig mit den Buchstaben „DMS“ abgekürzt. Diese Systeme verwalten alle Dokumente und Informationen innerhalb eines Unternehmens digital. Das umfasst nicht nur Dokumente wie Rechnungen, Verträge, oder Bewerbungen, sondern auch Grafiken, Audioaufnahmen oder Tabellenkalkulationen. All diese Daten werden von einem DMS zentral abgespeichert und können so online abgerufen, bearbeitet und archiviert werden. Durch diese Art der Verwaltung haben alle Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit Zugang zu den für sie relevanten Dokumenten. So entsteht Transparenz in Workflows, wodurch die Zusammenarbeit gefördert wird. Sensible Dokumente können mit entsprechenden Zugangsberechtigungen geschützt werden. Zusätzlich besitzt ein modernes DMS zahlreiche Automatisierungsfunktionen, welche die Mitarbeiter in ihrer Arbeit entlastet.
Durch eine mobil verfügbare DMS-Software können sich die Mitarbeiter des Unternehmens an einem mobilen Endgerät ihrer Wahl anmelden und von dort aus auf die DMS-Software zugreifen. Damit ist das Personal nicht mehr an ein bestimmtes Büro gebunden und kann Informationen ortsunabhängig abrufen. Homeoffice, oder das Arbeiten auf Reisen stellt somit kein Problem mehr da. Mitarbeiter sind durch die mobile Lösung auch beim Kunden vor Ort direkt auskunftsfähig und müssen so nicht den umständlichen Weg über das Büro gehen. Dieses Vorgehen führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit wodurch auch die Kundenbindung steigt. Sofern eine zuverlässige Internetverbindung gewährleistet ist, können Mitarbeiter im Außendienst Informationen direkt in das System einpflegen. Dies spart es eine Menge Zeit. Der Informationsfluss beschleunigt sich, da die Prozesse abgekürzt werden können. Sobald ein Dokument dem DMS zugeführt wird, ist es für andere Mitarbeiter aktualisiert und abrufbar. Dadurch sind alle Mitarbeiter des Unternehmens zu jeder Zeit auf dem neusten Stand und können daran anknüpfen.
Da nicht überall eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist, verfügen viele mobile Dokumentenmanagement -Systeme über eine Offline-Funktion. So können wichtige Informationen auch ohne Internetverbindung überall abgerufen werden. Dafür müssen die entsprechenden Dokumente vorab heruntergeladen werden. Zu einer ganzheitlichen Nutzung der DMS Funktionen ist eine stabile Internetverbindung jedoch unabdingbar.
Neben der mobilen Funktion besitzen DMS noch viele weitere Features, die das Arbeiten im Unternehmen erleichtern. So treffen beispielsweise nicht alle Dokumente digital im Unternehmen ein. Damit diese analogen Dokumente dennoch im DMS verfügbar sind, müssen sie im vornhinein gescannt werden. Viele DMS -Systeme besitzen aus diesem Grund eine eigene Scanfunktion.
Eine weitere wichtige Funktion des DMS ist die Verschlagwortung, auch Indexierung genannt. Bestimmte Schlagwörter in einem Dokument können von einem DMS erkannt und einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden. Je nach Bedarf kann diese Verschlagwortung manuell, teilmanuell oder vollautomatisch erfolgen. Eine solche Verschlagwortungsfunktion ist auch in der mobilen Version verfügbar.
Festzuhalten ist, das Unternehmen auf vielseitige Art und Weise von einem mobil verfügbarem DMS profitieren können. Grade im Außendienst tätige Mitarbeiter, die ortsunabhängig auf bestimmte Daten zugreifen müssen, ziehen besonders großen Nutzen aus dem mobilen Dokumentenmanagement -System. Doch auch im Büro werden durch die Automatisierungsfunktionen eines DMS Prozesse deutlich verkürzt, sodass die gesamte Produktivität im Unternehmen steigt. So können Unternehmen schnell und agil reagieren, was in einer dynamischen Welt einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bedeutet.