Wie viel Zeit nimmt die Implementierung eines DMS in Anspruch? Wie jede strukturelle Veränderung im Unternehmen beansprucht auch ein DMS Zeit, um erfolgreich implementiert zu werden. Erfahren Sie in diesem Artikel wie Sie diese verkürzen können, um schnell wieder ins Alltagsgeschehen einzusteigen.
Wer ein DMS erwirbt, kann nicht unmittelbar anfangen damit zu arbeiten. Es bedarf präziser Vorbereitung und einer ausgeprägten Implementierungsphase, um die Mitarbeiter an die Software zu gewöhnen und schließlich das gesamte Arbeitsgeschehen daran anzupassen. Damit diese Anpassungsphase kein zeit- und kostenintensives Unterfangen wird, geben wir Ihnen in diesem Artikel Tipps, wie sie die Umstellung in ihrem Unternehmen möglichst effizient gestalten können.
Zunächst klären wir die Frage wie genau ein DMS funktioniert. DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement -System. Dokumentenmanagement -Systeme sind in der Lage alle Dokumente eines Unternehmens zu ordnen, zu kategorisieren und zu archivieren. So bieten sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Daten und Informationen, die im Unternehmen kursieren. So unterstützt ein DMS den gesamten Verwaltungssektor des Unternehmens. Da viele Unternehmen ihre Dokumente teilweise analog und teilweise digital bearbeiten entsteht nicht nur ein unübersichtliches Chaos, sondern auch ein immenser Mehraufwand für das Personal. Sind die Dokumente jedoch erstmal vollständig digitalisiert, können sie leicht gefunden, abgerufen und bearbeitet werden. Dies ermöglicht ein DMS. Zusätzlich hat die digitale Verwaltung von Dokumenten den Vorteil, dass alle Mitarbeiter, unabhängig davon wann und wo sie die Dokumente brauchen, drauf Zugriff haben. Sobald ein Dokument bearbeitet wurde, ist diese Bearbeitung für alle Nutzer sichtbar. Damit haben alle Mitarbeiter direkt Zugang zur aktuellsten Version des Dokuments und können daran anknüpfen. Dadurch wird die Zusammenarbeit vereinfacht und deutlich transparenter. Dokumentenmanagement -Systeme erinnern automatisch an Fristen und speichern die Dokumente revisionssicher ab. Flüchtigkeitsfehler und viele administrative Aufgaben, die sonst von Mitarbeitern übernommen werden müssen, entfallen durch diverse Automatisierungsfunktionen eines DMS. Um schnellstmöglich von all diesen Vorteilen eines DMS zu profitieren zeigen wir Ihnen, wie sich die Implementierungszeit verkürzen lässt.
Generell lässt sich festhalten, dass die Implementierungsdauer von diversen Faktoren abhängig ist und sich daher nicht pauschal festlegen lässt. Die Anforderungen des Unternehmens an das System sind entscheidend. Auch die unternehmenseigenen Voraussetzungen müssen dabei berücksichtigt werden.
Wird eine DMS-Lösung aus der Cloud bezogen, ist sie beispielsweise weit weniger aufwendig als bei einer On-Premises Lösung. In der Cloud werden bestimmte Bedarfs-Lizenzen gebucht, welche meist relativ unkompliziert in den Alltagsbetrieb integriert werden können. Bei lokalen DMS Lösungen kommt es hingegen darauf an, wie der eigene Server das System betreiben kann. Dafür ist die lokale Lösung deutlich anpassungsfähiger, da sie nach Belieben umgeschrieben und auf das Unternehmen zugeschnitten werden kann. Andererseits kosten individuelle Anpassungen das Unternehmen Zeit. Der Zeitaufwand der Anpassung ist immer auch eine Frage des Funktionsumfanges. Eine gemeinsame Ordnerstruktur im Unternehmen zu etablieren ist beispielsweise relativ leicht und schnell umsetzbar. Je mehr Funktionen ein DMS einschließt, desto aufwendiger wird die Implementierung.
Wurde sich auf eine DMS Lösung festgelegt, bleibt nun die Frage, wie sich der Go-Live Prozess gestalten soll. Hier gibt es zwei unterschiedliche Strategien, die unterschiedlich viel Zeit beanspruchen.
Einerseits gibt es die Möglichkeit, das System auf einen Schlag live zu schalten. Dieses Vorgehen bedarf einer längeren Vorbereitungs- und Testphase, da alle potenziellen Fehlerquellen bereits durchgesprochen und beseitigt werden müssen. Andererseits gibt es die Möglichkeit einer evolutionären Inbetriebnahme. Hier wird das DMS schrittweise im Unternehmen eingeführt. So arbeitet beispielsweise zunächst nur eine Abteilung mit dem DMS, bis das gesamte Unternehmen mit dem DMS arbeitet. Je nach Unternehmensgröße kann dieses Verfahren einige Monate dauern.
Unabhängig von der Implementierungsstrategie ist es von größter Relevanz, dass die Mitarbeiter vorab im Umgang mit der Software geschult werden. Sind die Mitarbeiter nicht mit dem System vertraut, können sie auch nicht damit arbeiten, oder fühlen sich überfordert. Dies gilt vor allem dann, wenn das DMS auf einen Schlag im gesamten Unternehmen implementiert werden soll.
Um die Mitarbeiter nicht zu überfordern und eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten gilt: Vorbereitung ist das A und O. Je mehr Zeit in die Planungs-Phase investiert wird, desto unkomplizierter und schneller kann die Implementierung ablaufen. So ist es beispielsweise wichtig, vorab Ziele zu formulieren, welche mit dem DMS erreicht werden sollen. Es sollte ein ganzheitlicher Plan entwickelt werden, welcher die konkreten Meilensteine bis zur Implementierung festlegt. Seien es Mitarbeiterschulungen oder anderweitige Vorbereitungsmaßnahmen. Meist ist es von Vorteil, die Mitarbeiter in diese Planungsphase einzubeziehen, um ein nutzerzentriertes Ergebnis zu erzielen.
Fazit:
Veränderungen brauchen Zeit. Wer ein DMS im Unternehmen gewinnbringen einsetzen möchte, sollte sich daher über die zeitliche Dimension dieses Unterfangens im Klaren sein. Hier geht es nicht um die tatsächliche Umsetzung, sondern in erster Linie um die Zeit, die das Unternehmen vorab in die Planung investieren sollte. Umso konkreter die Ziele und Arbeitsschritte formuliert werden, desto leichter lässt sich das Projekt am Ende umsetzen. Schulungen der Mitarbeiter sollten in jedem Fall in der Planung berücksichtigt werden. Gut formulierte Ziele und ein strukturierter Implementierungsplan helfen, Zeit zu sparen und sorgen für eine qualitativ hochwertige Projektumsetzung.