Je nach Unternehmensgröße muss ein DMS verschiedenen Anforderungen gerecht werden. Lesen Sie in diesem Artikel darüber, welche speziellen Anforderungen für große Unternehmen erfüllt werden müssen, damit ein DMS effizient genutzt werden kann.
Grundsätzlich eignen sich DMS-Softwares für Unternehmen jeder Größe. Von Ein-Mann-Betrieb bis zum Großunternehmen können verschiedenste Organisationen jeder Branche davon profitieren. Jedoch haben diese Unternehmen sehr unterschiedliche Anforderungen an eine DMS-Lösung. Ein Großunternehmen benötigt daher andere Funktionen als ein Mittelständler. Lesen Sie in diesem Artikel welche besonderen Kriterien ein DMS in einem Großunternehmen erfüllen muss und wie es dabei hilft, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu beeinflussen.
„DMS“ ist die Kurzform von „Dokumentenmanagement -System“. Wie der Name bereits vermuten lässt, unterstützen diese Systeme den Verwaltungssektor eines Unternehmens, indem sie alle Dokumente zentral und digital verwalten. Durch diverse Automatisierungsfunktionen sind sie in der Lage, sämtliche dokumentenbezogene Prozesse zu optimieren. Dadurch können Arbeitsschritte erheblich vereinfacht und verkürzt werden. Enterprise Content Management, kurz ECM wird häufig als Erweiterung eines DMS angesehen. Integrierte ECM Funktionen erweitern den Funktionsumfang einer DMS Software, indem sie alle Informationen innerhalb der Software strukturieren und interpretieren. Eine Ebene darüber gibt es EIM Funktionen. EIM bedeutet Enterprise Information Management. Die Funktionen eines EIM sind auf Kollaborationen und Prozessoptimierungen ausgerichtet. Durch diese Funktionen und Funktionserweiterungen kann ein DMS auch große Unternehmen maßgeblich in der Verwaltung unterstützen.
Dennoch kann man die Anforderungen an ein DMS nicht pauschalisieren. Unternehmen sind stets anders aufgebaut und haben somit auch unterschiedliche Anforderungen an ein DMS. Die Branchenzugehörigkeit ist dabei ebenso entscheidend wie die Unternehmensgröße. Daher muss zunächst definiert werden, was genau gemeint ist, wenn von einem „Großunternehmen“ die Rede ist. Gemäß der EU-Empfehlung 2003/361/EG sind Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von über 250 Beschäftigten oder einem Jahresumsatz von 50 Millionen Euro sogenannte Großunternehmen. Aufgrund der hohen Anzahl von Beschäftigten und der wirtschaftlichen Relevanz dieser Unternehmen geraten diese meist ungewollt in den Fokus der Öffentlichkeit. Grade wenn es um Themen wie Nachhaltigkeit und Verantwortungsübernahme geht, werden diese Unternehmen aktuell genau unter die Lupe genommen. Der „Ökologische Fußabdruck“ eines Unternehmens spielt daher nicht nur unternehmensintern, sondern auch in der Öffentlichkeitswahrnehmung eine entscheidende Rolle.
Ein Dokumentenmanagement ist für viele Unternehmen somit nicht nur der erste Schritt in eine digitale Arbeitswelt, sondern gleichzeitig in ein papierloses Büro. Dies spart nicht nur Papier-Ressourcen, sondern auch eine Menge Zeit und Geld. Je größer das Unternehmen, desto größer ist auch die Menge an Dokumenten und Druckkosten, welche durch ein DMS gespart wird. Auch der Lagerplatz, der für Dokumenten-Ordner benötigt wird, kann durch ein DMS eingespart werden. Da in vielen Unternehmen derzeit eine Mischung aus analoger und digitaler Verwaltung herrscht, verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, nach Dokumenten zu suchen. Durch ein DMS entfällt diese zeitintensive Suche, wodurch wertvolle Personalressourcen gespart werden.
Sicherheit und Datenschutz spielen für große Unternehmen ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine moderne DMS-Software hilft den Unternehmen, durch diverse Automatisierungsfunktionen erhobene Daten DSGVO-konform zu verarbeiten. So wird das Risiko, versehentlicher datenschutzrechtlicher Verstöße minimiert. Skandale dieser Art können sich große, in der Öffentlichkeit stehende Unternehmen nicht leisten. Die Konsequenz eines Verstoßes wäre nicht nur finanziell, sondern auch reputationsbezogen. Eine DMS-Lösung mit entsprechenden Funktionen zur Einhaltung der DSGVO-Verordnung ist daher für Unternehmen dieser Größenordnung nahezu unabdingbar.
Es lässt sich festhalten, dass ein DMS Großunternehmen nicht nur dabei hilft Ressourcen zu sparen. Es unterstützt sie auch in der Einhaltung gesetzlich festgelegter Richtlinien und stabilisiert so ihr Image nach außen. Ein DMS trägt zu nachhaltigem Umgang mit Ressourcen bei und verkürzt durch diverse Automatisierungsfunktionen komplexe Prozessschritte. So können große Unternehmen auch auf lange Sicht von einem DMS profitieren.