Um perfekt auf das Unternehmen zugeschnitten zu sein, benötigt ein DMS unterschiedliche, individuelle Funktionen. Erfahren Sie in diesem Artikel welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind und auf welche besonderen Ausprägungen Sie achten sollten.
Ein DMS verspricht viel: Kostenreduktion, Zeitersparnis, Vereinfachung und vor allem zufriedene Mitarbeiter. Gerade im Zeitalter der digitalen Transformation beginnen daher viele Unternehmen auf ein digitales Dokumentenmanagement umzuschwenken. Statt ihre Zeit mit der Suche von bestimmten Papieren in Aktenordnern zu verschwenden, können Mitarbeiter durch ein DMS ihr gewünschtes Dokument innerhalb weniger Mausklicks finden. Verstaubte, platzraubende Aktenordner gehören damit der Vergangenheit an. Dennoch ist das vollständig papierlose Büro in Deutschland noch in weiter Ferne. Der erste Schritt dahin heißt: Dokumentenmanagement -System. Wie dieses System funktioniert und welches DMS tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt, erfahren Sie im folgenden Artikel.
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement -System. Bei diesen Systemen handelt es sich um Softwarelösungen zur digitalen Verwaltung von elektronischen Daten. Eine digitale Verwaltung setzt voraus, dass alle Dokumente eines Unternehmens zunächst in digitaler Form existieren müssen. Das bedeutet, dass auch alle analogen Papiere zunächst gescannt werden müssen. Ist dies geschehen, können die Dokumente via DMS zentral abgespeichert werden und sind allen Mitarbeitern zugänglich. DMS Systeme legen somit den Grundstein für weitere digitale Entwicklungen im Unternehmen. Folgende Funktionen eines DMS sind dabei besonders hilfreich:
Archivierung
Die wohl wichtigste Funktion eines DMS ist die digitale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Da alle Dokumente an einem Ort gespeichert sind, wird viel Zeit gespart, die sonst mit der Suche einzelner Dokumente verbracht wird. Die digitale Verwaltung bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit die Dokumente einsehen, oder bearbeiten können. Der Weg ins Büro ist daher nicht mehr notwendig, um an bestimmte Informationen zu gelangen.
Mobiles Arbeiten
Mit der Digitalisierung hat sich die Gesellschaft und somit auch das Arbeitsleben grundlegend verändert. Teil dieser Veränderung ist, dass wir Menschen immer und überall erreichbar sein müssen. Flexibles Arbeiten ist jedoch nur dann umsetzbar, wenn die Mitarbeiter alle relevanten Daten online abrufen können. Durch ein DMS kann bequem von unterwegs gearbeitet werden, sei es auf dem Weg zu einem Kundengespräch, im Zug oder während unerwarteten Wartezeiten.
Zusammenarbeit
Ist ein DMS einmal erfolgreich im ganzen Unternehmen implementiert, kann auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefördert werden. Da alle Mitarbeiter mit denselben Dokumenten arbeiten, werden Arbeitsschritte deutlich transparenter und nachvollziehbarer. Wurde ein Dokument bearbeitet, ist der Fortschritt unmittelbar für alle sichtbar. So kann der nächste Mitarbeiter darauf aufbauen. Diese Vorgehensweise reduziert den Verwaltungsaufwand und fördert einen effizienten Workflow.
Automatisierung
Ein DMS besitzt verschiedene Automatisierungsfunktionen. So können Mitarbeiter beispielsweise automatisch benachrichtigt werden, wenn ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, oder bestimmte Fristen anfallen. Die Arbeit erfolgt so deutlich schneller und zuverlässig. Die Zusammenarbeit verläuft unkompliziert und transparent.
Sicherheit und Datenschutz
Seit dem Aufkommen der Digitalisierung ist das Thema Datenschutz aktueller denn je. Besonders traditionelle Unternehmen stehen digitalen Verwaltungsmethoden in Bezug auf Datenschutzrichtlinien eher skeptisch gegenüber. Dabei haben Dokumentenmanagement -Systeme wertvolle Funktionen, die Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen. So helfen automatisierte Benachrichtigungen, beispielsweise Löschfristen einzuhalten.
Wurde an einem Dokument eine Veränderung vorgenommen so bleibt die Originalfassung dennoch erhalten. Das DMS dokumentiert die einzelnen Veränderungen chronologisch, wodurch die unterschiedlichen Arbeitsschritte leicht nachvollzogen werden können. Kommentarfunktionen und Anmerkungen helfen ebenfalls dabei, die Kollaboration im Unternehmen zu verbessern.
Viele sehen die größte Hürde darin, die Dokumente, die bereits im Unternehmen existieren, zu digitalisieren. Durch ein modernes DMS mit OCR (Optical Charakter recognition) verläuft dieser Schritt jedoch schnell und reibungslos. Durch die OCR Funktion wird das Dokument nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich erfasst. So können Dokumentenmanagement -Systeme die Dokumente problemlos indexieren und geordnet abspeichern.
Insgesamt kann ein Unternehmen durch die Nutzung eines DMS viel Zeit sparen. Mitarbeiter können nicht nur effizienter arbeiten, sie profitieren auch von einer erhöhten Arbeitsqualität. Welche Funktionen ein Unternehmen im Alltag benötigt, ist abhängig von dem Anforderungsprofil des Unternehmens und daher nicht pauschal zu beantworten. Wir helfen Ihnen gerne, die für den Betrieb relevanten Funktionen zu identifizieren und so ein geeignetes System auszuwählen.