Auch die modernste Technologie hilft einem Unternehmen nicht, wenn das Personal nicht damit umgehen kann. Lesen Sie in diesem Artikel über die Relevanz von Mitarbeiterschulungen. Deswegen sind Sie so wichtig für ein DMS.
Mitarbeiterschulungen sind nie eine schlechte Idee. So ist die Qualität eines Unternehmens stets mit den Kompetenzen der Mitarbeiter verbunden. Bei der Einführung eines neuen Dokumentenmanagement -Systems sind Mitarbeiterschulungen ein zentrales Element, welches letztlich über den Erfolg des Systems entscheidet. Ein DMS im Unternehmen einzuführen bedeutet nämlich, nicht nur den Einsatz einer weiteren neuen Technologie. Ein DMS revolutioniert den gesamten Arbeitsalltag im Unternehmen. So ist es von höchster Priorität, dass alle Mitarbeiter auch mit der Arbeit mit diesem System vertraut sind. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie ihr Unternehmen durch die Nutzung eines DMS profitieren kann und welche Rolle Mitarbeiterschulungen dabei spielen.
DMS steht für „Dokumentenmanagement -System“. Diese Software unterstützt Unternehmen in der Verwaltung und Verarbeitung digitaler Dokumente. Mit einem DMS können jegliche Prozesse, welche die Ver- und Bearbeitung von Dokumenten betreffen, effizienter gestaltet werden. Eine bessere Zusammenarbeit zwischen Kollegen wird möglich und die umständliche Suche nach bestimmten Dokumenten entfällt. Viele Funktionen eines DMS erleichtern die Handhabung sensibler Dokumente und garantieren die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften. Um von all diesen Vorteilen zu profitieren, muss jedoch gewährleistet sein, dass alle Mitarbeiter mit diesem System umgehen können.
Eine gute Vorbereitung auf die DMS-Implementierung ist von zentraler Bedeutung. Überrumpeln Sie Ihre Mitarbeiter mit der neuen Technologie, werden Sie auf Überforderung und Ablehnung stoßen. Dies soll in jedem Fall vermieden werden. Klären Sie Ihre Mitarbeiter im Vorfeld über die Vorteile des DMS auf und binden Sie Ihr Personal in den Prozess mit ein. Wenn Sie Transparenz schaffen, wird ihr Personal den Veränderungen, die das DMS mit sich bringt, offener gegenübertreten. Außerdem liefern Mitarbeiter meist wertvolle Anregungen, die das Projekt nach vorne bringen. Schließlich sind sie diejenigen, die später mit der Software umgehen müssen. Nutzen Sie die Expertise Ihrer Mitarbeiter. So können Sie herausfinden, welche Funktionen des DMS besonders wichtig für Ihr Unternehmen sind und ein individuelles Anforderungsprofil erstellen. Durch Feedbackschleifen kann das System entsprechend angepasst werden.
Die Schulungen der Mitarbeiter sollten in der Regel spätestens nach der Datenmigration in das neue DMS beginnen. Die Nutzer sollten dabei genug Zeit haben, sich mit dem System vertraut zu machen. Je genauer und praxisorientierter die Schulungen ablaufen, desto schneller kann das DMS ins Tagesgeschäft integriert werden. Es lohnt sich daher, in eine umfangreiche Schulung zu investieren. Um Ihre Mitarbeiter nicht gleich zu Beginn zu überfordern, sollten Sie sich innerhalb der Schulungen zunächst auf die essentiellen Funktionen des DMS konzentrieren. Zusätzliche Funktionen, die vielleicht nur ein Teil der Belegschaft nutzt, können im Nachgang thematisiert werden.
Der Praxisbezug innerhalb der Schulungen ist besonders wichtig. Thematiken, die in der Theorie zunächst simpel erscheinen, werfen in der Praxis meist unerwartete Fragen auf, die in der Schulung direkt an Ort und Stelle geklärt werden können. Auch die Gruppengröße hat Einfluss auf die Qualität der Schulungen. Je kleiner die Gruppengröße, desto besser kann der Schulungsleiter auf die einzelnen Fragen der Mitarbeiter eingehen. Dies soll nicht bedeuten, dass jeder Mitarbeiter eine separate Schulung benötigt. Es soll lediglich ein Umfeld geschaffen werden, das gewährleistet, dass sich jeder Mitarbeiter im Umgang mit dem DMS sicher fühlt.
Ohne ausreichende Schulungen kann ein Unternehmen niemals von allen Vorteilen des DMS profitieren. Um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten, sollten die Mitarbeiter daher früh in das Projekt miteinbezogen werden. Auch nach der erfolgreichen Implementierung sollte dafür gesorgt werden, dass Mitarbeiter bei Bedarf Fragen stellen können, oder die Möglichkeit haben auf Tutorials zurück zu greifen. So fühlen sie sich im Umgang mit dem neuen System nicht überfordert und können effizient arbeiten.