Obwohl die Digitalisierung schon lange Zeit im Gange ist, werden viele Rechnungen noch in Papierformat verschickt. Das ist nicht nur umständlich, sondern kostet auch viel Zeit und Geld. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Finanzprozesse durch elektronische Rechnungen deutlich vereinfacht werden können.
Obwohl sich unser gesellschaftliches Leben bereits zu großen Teilen online abspielt, werden in der Arbeitswelt noch viele Prozesse analog gestaltet. Dazu zählen auch Rechnungsprozesse. Die meisten Lieferanten schicken häufig noch Papierrechnungen. Dies hat zur Folge, dass im Laufe eines Tages unterschiedlichste Rechnungsformate verschickt werden, welche nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können. Um eine elektronische Weiterverarbeitung zu gewährleisten, müssen Rechnungen umständlich gescannt und eingeordnet werden. Das raubt den Mitarbeitern eine Menge Zeit. Hinzu kommt, dass oftmals wichtige Angaben auf den Rechnungen fehlen, was eine eindeutige Zuordnung zusätzlich erschwert. Die Lösung? E-Invoicing.
Der Begriff E-Invoicing, auch elektronische Rechnungsstellung genannt, beschreibt die automatisierte Erstellung, den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen. Durch E-Invoicing können Transaktionen in einem strukturierten, digitalen Format standardisiert werden. Die Nutzung von E-Invoicing im Unternehmen hat vier zentrale Vorteile:
1. Schnelle Zahlung: Die elektronische Rechnungsverarbeitung beschleunigt den Zahlungsverkehr durch standardisierte Verarbeitung.
2. Automatisierung: Automatisierungsprozesse beschleunigen die Rechnungsverarbeitung zusätzlich. So werden Fehler minimiert.
3. Sicherheit: Die Suche nach Rechnungen in Aktenordnern entfällt. Sind die Informationen digital gespeichert können nur noch ausgewählte Personen darauf zugreifen.
4. Überblick: Durch E-Invoicing wird Transparenz innerhalb der Zahlungszyklen möglich. So kann das Cashflow-Management die Prozesse besser verwalten.
Zudem ermöglicht die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse gegenüber der Papierrechnung Kostenersparnisse bis zu 80%. Material-, Druck und Portokosten werden gespart. Außerdem kann durch die schnelle Abwicklung der Rechnungsprozesse effizienter gearbeitet werden: Auf die schnelle Zustellung der Rechnungen folgt eine schnellere Bezahlung, was eine damit erhöhte Liquidität mit sich bringt.
E-Invoicing wird die Zukunft der Arbeitswelt begleiten. Seit der im Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie des europäischen Parlaments 2014/44/EU machen immer mehr Länder E-Invoicing zur gesetzlichen Regelung. Bei einer Umfrage unter deutschen B2B-Unternehmen gaben jedoch nur 14,7% der Befragten an, ausschließlich elektronische Rechnungen zu verschicken. Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse in Deutschland hat also noch einen langen Weg vor sich, wird die Arbeitswelt aber nachhaltig beeinflussen. Zögern Sie nicht und profitieren Sie von den vielfältigen Vorteilen einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.