Sie möchten die Finanzprozesse Ihres Unternehmens digitalisieren, wissen aber nicht wie? Wir beraten Sie gerne. So können Sie elektronische Rechnungen erfolgreich in ihrem Unternehmen implementieren.
Elektronische Rechnungen, auch eRechnungen genannt, gibt es in drei verschiedenen Varianten. Dazu zählen elektronische Dokumente (PDF/ Word/ E-Mail), strukturierte Daten (EDI/ XML/ XRechnung) und hybride Formate, die Bild und Daten vereinen (ZUGFeRD). Seit 2011 ist die digitale Signatur elektronischer Rechnungen nicht mehr erforderlich. Dadurch ist der Versand von eRechnungen deutlich vereinfacht worden. Grundsätzlich sind die inhaltlichen Anforderungen an die eRechnung deckungsgleich mit den steuerlichen Pflichtangaben bei Papierrechnungen. Aber im Gegensatz zu Papierrechnungen bieten sie diverse Vorteile. So werden Durchlaufzeiten eingespart, Transaktionsfehler minimiert und die Kundenbindung gesteigert. Dadurch profitiert nicht nur der Rechnungssteller, sondern auch der Rechnungsempfänger. Durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch entsteht mehr Transparenz und Übersichtlichkeit. In Studien wird davon ausgegangen, dass durch die Nutzung von elektronischen Rechnungen, Einsparungen bis zu 60% der Gesamtkosten pro Rechnung möglich sind.
Der Gesetzgeber hat für Rechnungen besondere Vorgaben definiert. Diese Vorgaben basieren auf der EU-Mehrwertsteuersystem-Richtlinie. So muss die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD) berücksichtigt werden. Wer sich dazu entscheidet, seine Rechnungen digital zu versenden und zu empfangen muss diese auch elektronisch archivieren. Die Bearbeitungsschritte der Rechnungen und Belege müssen durch eine Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Das gilt für die Versendung, ebenso wie für den Empfang von Rechnungen. Einen Sonderfall bildet der Austausch elektronischer Rechnungen mit der öffentlichen Verwaltung. Seit der EU Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung, die 2014 in Kraft trat, muss die öffentliche Verwaltung künftig spezifischen Standards entsprechen.
Vor dem Hintergrund all dieser Rahmenbedingungen müssen bei der Implementierung von elektronischen Rechnungen einige Fragen geklärt werden: Wie wird die Rechnung erstellt? Wie erfolgt die Übermittlung der Rechnung? Wie werden die GoBD Kriterien sichergestellt (Echtheit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit)? Wie werden Rechnungen verbucht? Wie werden Rechnungen archiviert?
Damit die Implementierung elektronischer Rechnungen funktioniert, empfiehlt sich die Konzeption eines eigenen, kurzen Workflows.
Im ersten Schritt dieses Workflows erfolgt die Rechnungseingangsbearbeitung. So muss sichergestellt werden, dass alle Rechnungen zeitnah geprüft werden können. Dazu müssen die eingehenden Rechnungen gesammelt und geordnet werden. Im Anschuss erfolgt die inhaltliche Rechtsprüfung. Hier wird geprüft, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht und ob die Rechnung in allen Punkten (Inhalt, Herkunft, ...) korrekt ist. Im selben Zuge sollte auch darüber geregelt werden, was mit fehlerhaften Rechnungen passieren soll. Außerdem müssen die Rechnungen nach formellen Anforderungen (§ 14) geprüft werden. Nach der Prüfung erfolgt die Buchung über die Buchhaltung des Unternehmens. Dieser Prozess kann sich an Papierrechnungen orientieren. Am Ende des Workflows steht die Archivierung. Bei der Archivierung der Dokumente sollte sich ein einheitliches Schema überlegt werden, damit die Rechnungen bei Bedarf schnell gefunden werden können. Werden diese Abläufe im Detail besprochen und geklärt, steht der Implementierung von elektronischen Rechnungen nichts mehr im Wege.
Seit der Vereinfachung gesetzlicher Vorschriften in Deutschland steigt auch die Nutzung elektronischer Rechnungen in Unternehmen. So haben sich diverse Dienstleister-Lösungen etabliert, welche sich auf elektronische Rechnungen spezialisiert haben. Wir helfen Ihnen, den Implementierungsprozess optimal zu gestalten. Durch Prozessanalysen der Rechnungsverwaltung identifizieren wir, welche Lösung individuell zu Ihrem Unternehmen passt. Wir beraten Sie dazu, welche Rechnungsarten sich einbinden lassen und welchen Nutzen Sie aus automatisierter Rechnungseingangsbearbeitung ziehen können. Dabei gehen wir gezielt auf die Herausforderungen für Rechnungssteller und -empfänger ein. So helfen wir Ihnen, elektronische Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu etablieren und ebenfalls von den vielen Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren.