Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe optimieren? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch ein besseres Business Process Management Kosteneinsparungen und Effektivitätssteigerung erreichen.
Das Business Process Management (BPM) ist auch unter dem Namen Geschäftsprozessmanagement bekannt. Hierbei handelt es sich um ein Managementkonzept, welches Geschäftsabläufe und Prozesse im Unternehmen zielorientiert gestaltet, überwacht und verbessert. Dies betrifft im Idealfall alle Prozesse im Unternehmen. BPM umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten ebenso, wie die strategische und operative Steuerung des Unternehmens. Bei einem Prozess handelt es sich um die wiederkehrende Abfolge von verbundenen Unternehmensaktivitäten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden. Wichtig in jedem Prozess bzw. Arbeitsschritt ist es, genau zu definieren, welcher Input am Anfang und welcher Output am Ende eines Prozesses steht. Um ein erfolgreiches Prozessmanagement zu gestalten, müssen die Verantwortlichkeiten in jedem Prozessschritt genau festgelegt sein. Daher ist jedem Mitarbeiter im Voraus eine klare Rollenbeschreibung zuzuordnen.
Ziel des BPM ist eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse. Dazu soll die Ordnung und die Produktivität der Arbeitsabläufe, aus denen Geschäftsprozesse bestehen, verbessert werden. Durch die Reduktion von Unklarheiten und Unordnung, kann eine Effizienzsteigerung gewonnen werden. BPM unterstützt Unternehmensleiter jedoch nicht nur dabei eine höhere, betriebliche Effizienz zu erreichen, sondern auch die übergeordneten Unternehmensziele zu verwirklichen. Für die Erfüllung dieser Ziele ist eine Optimierung der Arbeitsabläufe und eine Ausrichtung auf Kundenanforderungen nötig. Um zu erkennen an welchen Schnittstellen zwischen den Prozessen Optimierungsbedarf herrscht, muss ein umfassender Überblick über alle Geschäftsabläufe gegeben sein. Höhere Prozessqualität und kürzere Prozesszeiten können erreicht werden, wenn eine höhere Datenkonsistenz besteht. Dazu sollten alle Daten und Informationen eines Unternehmens in einem System zusammengefügt werden und für Mitarbeiter zugreifbar sein. Um dies zu erreichen, müssen zunächst alle Dokumente eines Unternehmens digital abrufbar sein. Ist dieser Schritt erst einmal getan, können viele Prozesse im Unternehmen erleichtert werden. Die medienbruchfreie Arbeit mit Dokumenten erspart das umständliche Ausdrucken, analoge Bearbeiten und die Archivierung der Dokumente. Ein Dokumentenmanagement -System kann alle Informationen digital bereitstellen und so die Arbeit im Unternehmen abteilungsübergreifend erleichtern. Digital können bestimmte Unterlagen binnen Sekunden gefunden werden. Außerdem können viele kleinere Prozesse automatisiert werden, wodurch eine Menge Zeit gespart wird. Dazu gehört auch die automatische Einordnung der Dokumente nach bestimmten Kriterien. Dadurch, dass alle Dokumente an einem Ort gespeichert sind, entsteht ein umfassender Überblick der Geschäftsprozesse und -daten. So kann ein DMS gezielt dazu beitragen, das Business Process Management im Unternehmen zu verbessern.
Nutzen auch Sie das Potenzial digital gestützter Prozessabläufe. Die B&L unterstützt Sie bei der Prozessabgrenzung und -modellierung. Mit Ihnen zusammen untersuchen wir den aktuellen Zustand des Unternehmens, identifizieren Schwachstellen und helfen, bei der Erreichung des Soll-Zustands. Wir beraten auf operativer Ebene zum Workflow-Management und zu der Optimierung von Arbeitsabläufen durch geeignete IT Systeme.