Jedes Unternehmen und jede Branche unterliegt bestimmten Compliance Vorschriften. Wir erklären Ihnen, welche Compliance Anforderungen nach GoBD bestehen und wie Sie diese bestmöglich erfüllen können.
Das Thema Compliance hat in der Unternehmenswelt über die Jahre stetig an Bedeutung gewonnen. Das ist auch kein Wunder, so spielt Compliance in jedem einzelnen Unternehmensprozess eine wichtige Rolle. Das Einhalten von Compliance-Regelungen beim Bearbeiten, Aufbewahren und Löschen von Informationen ist ein Muss. Allerdings bedeutet das für viele Unternehmen auch einen nicht zu unterschätzenden Mehraufwand. Zwar werden so Verstöße gegen die EU-DSGVO vermieden, aber an sich keine Einnahmen erzielt.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie sie das Thema Compliance gewinnbringend in ihrem Unternehmen nutzen können.
Compliance ist für viele Unternehmen ein leidiges Thema, welches mit der Vermeidung von finanziellen Strafen und Sanktion einhergeht. Im schlimmsten Fall können Compliance-Verstöße zu einem Imageverlust führen, der mit dem Verlust wichtiger Kunden einhergeht. Der manuelle Aufwand, den es benötigt, um Compliance Richtlinien einzuhalten ist sehr groß und bietet viel Raum für Fehler. Das sichere Managen von Informationen kann jedoch ganz leicht mittels digitaler Lösungen minimiert werden. Eine dieser Lösungen ist das Dokumenten-Management-System. Mit einem DMS können Compliance Regeln ganz leicht eingehalten werden, ohne dass ein Mehraufwand für das Unternehmen besteht. Durch das digitale Bearbeiten von Dokumenten können zusätzlich auch Prozesse verbessert und der Gewinn des Unternehmens maximiert werden.
DMS ist die Kurzform für Dokumentenmanagement-System. Diese Systeme sind in der Lage alle ihm zugefügten Dokumente digital zu verwalten. Durch dieses digitale Verwaltungsmanagement entsteht ein umfassender Überblick über alle Dokumente im Unternehmen. Diese können nun von den Mitarbeitern eingesehen, bearbeitet und abgespeichert werden. Somit sind alle Daten und Prozessschritte, die mit den Daten zusammenhängen transparent. Neben diesen Vorteilen kann ein DMS auch eine große Hilfe bezüglich der Compliance Richtlinien sein.
An jedes Dokument ist eine bestimmte Aufbewahrungsfrist gebunden. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Dokumente (wie Rechnungen, Verträge, und Auftragsbestätigungen) über mehrere Jahre zu archivieren. Werden Dokumente analog archiviert, so benötigen sie viel Platz, den ein Unternehmen bereitstellen muss. Damit verbunden ist meist eine zeitintensive Suche nach bestimmten Dokumenten. Dabei geht schnell ein Dokument verloren, oder wird vergessen. Das birgt hohe Risiken im Umgang mit Compliance- Verordnungen. Im DMS sind alle Informationen digital einsehbar und nutzbar - unabhängig von Ort und Zeit. Homeoffice wird dadurch für viele Unternehmen eine attraktive Option. Durch Zugriffsbeschränkungen und das Protokollieren aller Änderungen und Löschvorgänge bleiben die Informationen geschützt und beugen Compliance-Verstößen vor. Die betreffenden Dokumente werden durch das DMS GoBD gemäß revisionssicher verfügbar, lesbar und auswertbar.
Neben der Einhaltung von Datenschutzverordnungen ist ein DMS zusätzlich in der Lage, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Kleinere Prozesse, wie die automatische Kategorisierung und Einordnung der Dokumente in das System, können vollständig automatisiert werden. Dadurch werden die Durchlaufzeiten der Prozesse im Unternehmen erheblich reduziert. So ist ein DMS in der Lage, neue Mitarbeiterkapazitäten zu schaffen und für effizientes Arbeiten zu sorgen.
Die Implementierung eines DMS hat Einfluss auf das gesamte Unternehmen, da das Einhalten von Compliance-Anforderungen in allen Bereichen relevant ist. Diese Aufgabe sollte daher gut vorbereitet und nicht unterschätzt werden. Wir beraten Sie bei der Auswahl eines geeigneten DMS Systems und begleiten Sie bei ihrem ersten Schritt in die digitale Transformation.