Enterprise Contentmanagement (ECM) und Enterprise Informationsmanagement (EIM) hören sich aufs Erste sehr ähnlich an. Wir erklären Ihnen wo die Unterschiede der Begrifflichkeiten liegen und welche Vorteile die Systeme bieten.
Im Bereich der digitalen Datenverwaltung haben sich inzwischen einige neue Bezeichnungen zu bestimmten Software Lösungen etabliert. In diesem Artikel möchten wir Ihnen erklären, was sich hinter den Begriffen verbirgt und in welchen Punkten sich die verschiedenen Systeme unterscheiden.
Auf Kundenseite sind die Begriffe Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) stark verbreitet. Beschrieben wird mit den Begriffen die digitale Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen von deren Entstehung bis zur Vernichtung bzw. Löschung. ECM wird von dem Branchenverband AIIM International wie folgt definiert: Ein ECM umfasst alle Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse 1. Das „C“ in ECM steht dabei für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. Der Begriff EIM ist noch relativ neu, sodass noch keine offiziell anerkannte Definition existiert. Viele sehen in EIM jedoch die Weiterentwicklung des ECM. EIM-Systeme können strukturierte und unstrukturierte Dokumente verwalten. Das bedeutet, dass alle Informationen, inklusive Metadaten, bei der unternehmensweiten Betrachtung fokussiert werden. Zusätzlich wird kollaboratives Arbeiten und weitergehende Prozessgestaltung möglich. Ein EIM ist daher eine Lösung, in dessen Fokus einfaches Arbeiten mit der Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten im Unternehmensalltag steht. Dabei wird das digitale Dokumentenmanagement (DMS), welches die Erfassung und Verarbeitung der Dokumente umfasst, um Kollaborationstools und Prozessmanagement-Lösungen erweitert.
Bei einem EIM steht neben der Funktionalität vor allem die Nutzerfreundlichkeit im Fokus. Mobiles und flexibles Arbeiten wird möglich. Ein EIM fördert somit die Mobilität, Kollaboration und Compliance-Einhaltung im Unternehmen. Die Systeme agieren daher nicht nur als digitale Aktenordner, sondern unterstützen das Unternehmen ganzheitlich in unterschiedlichen Fachbereichen. Viele dieser Ansätze lassen sich jedoch auch in einem ECM wiederfinden. Da von den Herstellern immer neue Bezeichnungen für bereits bestehende Konzepte (wie ECM) vergeben werden, ist es schwierig, eine genaue Grenze zwischen den Bezeichnungen EIM und ECM zu finden. So nutzen viele Hersteller den Begriff EIM simultan zum Begriff ECM und versuchen, Kunden mit dieser vermeintlich neuen Innovation anzulocken. Es lässt sich festhalten, dass ECM der erste anerkannte Begriff war, der eine Softwarelösung beschreibt, die die Vorzüge eines digitalen Dokumentenmanagements mit kollaborativen Arbeits-Features ergänzt. EIM basiert auf demselben Schema, mit dem Hintergedanken, dass der Begriff „Information“ durch dessen hohen Stellenwert im Prozess zusätzlich im Oberbegriff integriert wird. Entscheidend für die Unternehmen ist jedoch, dass die Konzepte und Arbeits-Tools im eigenen Unternehmen angewandt werden, um einen entsprechenden Mehrwert zu schaffen. Unabhängig davon welcher Begriff sich zukünftig durchsetzen mag, unterstützen die Systeme die Unternehmen innerhalb ihres Dokumentenmanagements und der Prozessoptimierung, wodurch effizientes Arbeiten möglich wird.
1 https://info.aiim.org/what-is-ecm