Lesen Sie in diesem Artikel wie sie mit einem digitalen Workflow im Unternehmen schneller und effektiver arbeiten können.
Viele Geschäftsprozesse werden aktuell noch manuell gehandhabt. Dabei könnten sie mit heutigen Technologien leicht digitalisiert und automatisiert ablaufen. Das betrifft vor allem die Dokumentenverwaltung im Unternehmen. Mit digitalen Verwaltungslösungen sparen Sie durch verkürzte Prozesse nicht nur viel Zeit, sondern erlangen auch deutlich mehr Kontrolle. Durch elektronisch gesteuerte Workflows steigert sich die Reaktionsgeschwindigkeit und der Aufwand organisatorischer Aufgaben reduziert sich. Der folgende Artikel beschreibt, wie digitale Dokumentenmanagement-Systeme dazu beitragen, dass Workflows schneller und effektiver gestaltet werden können.
Zunächst erklären wir, welche Prozesse sich in der Praxis tatsächlich mit einem Workflow automatisieren lassen. An erster Stelle steht hier die Ablage von Dokumenten. Die korrekte Ablage von Dokumenten ist eine simple, aber sehr zeitaufwendige Tätigkeit, welche jedoch äußerst präzise durchgeführt werden muss. Das betrifft Dokumente die klassisch in papierform existieren oder digital, beispielsweise via Mail, eintreffen. Werden diese Dokumente digital verwaltet, entsteht ein hohes Automatisierungspotenzial, welches die Workflows im Unternehmen deutlich verbessern kann. Außerdem können Fehler minimiert werden, da durch die voll- oder teilautomatisierten Workflows Dokumente im Unternehmen revisionssicher abgelegt und weiterverarbeitet werden können. Wer von einem digitalen Workflow profitieren möchte braucht jedoch ein digitales Dokumentenmanagement -System, kurz: DMS. Diese Systeme dienen der Verwaltung von Unternehmensinternen und -externen Dokumenten. Über Dokumentenmanagementsysteme können alle Dokumente zentral, verwaltet werden, sodass jeder Mitarbeiter des Unternehmens zeit- und ortsabhängig darauf zugreifen kann. So entfällt nicht nur die nervige Suche nach bestimmten Dokumenten in Aktenordnern, es wird auch eine Menge Zeit gespart. Wie diese Systeme dazu beitragen, den Workflow im Unternehmen zu verbessern erklären wir nun.
Falls Dokumente in Papierform im Unternehmen eintreffen, werden diese eingescannt und inhaltlich erfasst. Bestimmte Merkmale im Dokument, wie Lieferantennummern oder Adressen können dabei via OCR Erkennung automatisch in der elektronischen Akte eingeordnet abgelegt werden. Alle Personen, die mit diesem Vorgang zu tun haben, werden durch eine Mitteilung über den Eingang des Dokuments informiert und können dieses nun einsehen, bearbeiten, oder archivieren. Dieses Prinzip greift auch bei Dokumenten die elektronisch eintreffen. E-Mails können beispielsweise über die E-Mail-Adresse direkt in die zugehörige Akte gespeichert werden. Bei neu erstellten Dokumenten muss lediglich darauf geachtet werden, dass diese in ein definiertes Verzeichnis gespeichert werden. Dieses Verzeichnis kann eingehende Dokumente anhand von Merkmalen unterschiedlichen Kategorien zuordnen. Dadurch können die involvierten Personen direkt mit ihnen weiterarbeiten.
Je nach Unternehmen können die Workflows mit digitalen Dokumenten selbstverständlich variieren. Verschiedene Features eines DMS sind je nach Unternehmen unterschiedlich sinnvoll und können dementsprechend verschieden genutzt werden. So können Dokumente nicht nur automatisch abgelegt werden, sie können auch direkt geprüft und weiterverarbeitet werden. Wird ein Dokument beispielsweise als Rechnung erkannt, wird diese daraufhin nicht nur archiviert, es wird auch ein zusätzlicher Workflow gestartet. Die Bestandteile des Dokuments werden dabei in Form von Metadaten erfasst und geprüft. Anschließend wir geprüft, ob im Dokument alle relevanten Bestandteile der Rechnung korrekt sind. Falls die Dokumente unvollständig oder fehlerhaft sind, werden Mitarbeiter benachrichtigt, welche diese manuell Prüfen und freigeben. So wird sichergestellt, dass keine fehlerhaften Dokumente oder Rechnungen weiterverarbeitet werden. Freigegebene Rechnungen werden direkt an die Buchhaltung weitergeleitet und im DMS protokolliert. Neben Rechnungen werden auch viele weitere Dokumente im DMS verarbeitet, welche den Workflow im Unternehmen unterstützen. Bestimmte Dokumente können beispielsweise mit zeitlichen Fristen an eine Person oder ein Team verschickt werden. Dabei erinnert das System automatisch an die Einhaltung der gesetzten Deadline. So werden keine Arbeitsschritte vergessen und erfolgen innerhalb des gewünschten Zeitrahmens. Bei der Ablage von Verträgen können beispielsweise auch Kündigungsfristen oder Ablaufdaten vermerkt werden, wodurch der Vertrag rechtzeitig zur Prüfung vorgelegt werden kann.
Es lässt sich zusammenfassen, dass Geschäftsprozesse durch ein DMS schneller, leichter und mit geringer Fehlerquote ablaufen. Durch den digitalen Workflow werden Abläufe beschleunigt, Prozesse kontrolliert und Fristen eingehalten. Insgesamt wird die Zusammenarbeit im Unternehmen gefördert und somit deutlich produktiver. Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements und optimieren Sie Ihre Workflows. So können Sie ihr Unternehmen auch unter steigendem Konkurrenzdruck wettbewerbsfähig halten.