Digitales Dokumentenmanagement verlangt zuverlässige Revisionssicherheit. Was genau "Revisionssicher" in diesem Kontext bedeutet, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Die digitale Datenspeicherung wird in immer mehr Unternehmen umgesetzt und das aus gutem Grund. Digitale Archive sind deutlich platzsparender, sicherer und leichter zu bedienen. Statt in Aktenordnern lange nach bestimmten Dokumenten zu suchen, werden digital gespeicherte Dokumente binnen Sekunden gefunden. Zudem gibt es viele weitere Vorteile, die wir Ihnen in diesem Artikel darlegen möchten.
Im Gegensatz zu Papier können digitale Datenträger leicht bearbeitet werden, ohne dass das Originaldokument verloren geht. So können Dokumente beliebig oft angepasst und verschickt werden. Fehler können schnell und ohne größere Umstände nachträglich behoben werden. Um digitale Dokumente angemessen zu verwalten, nutzten die meisten Unternehmen eine digitale Verwaltungssoftware wie ein DMS. DMS bedeutet Dokumenten Management System. Durch ein DMS werden Akten und Dokumente digital verwaltet und können dadurch online eingesehen, bearbeitet und archiviert werden. Diese Art der Dokumentenverwaltung unterstützt das Unternehmen dabei schnell, flexibel und effektiv zu arbeiten.
In der Praxis stellt sich jedoch heraus, dass gerade diese Flexibilität große Herausforderungen für Unternehmen mit sich bringt. So stellt sich beispielsweise die Frage, wie Dokumente, die auf keinen Fall verändert werden dürfen, unverändert bleiben. Das betrifft vor allem Dokumente wie Verträge oder Rechnungen, deren Inhalt dauerhaft nachweisbar bleiben muss. In diesem Fall muss der Originalzustand des Dokuments jederzeit vollständig abrufbar sein. Die Revisionssicherheit bestimmter Dokumente ist durch Vorschriften und Regulierungen gesetzlich festgeschrieben. Das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die GoBD definieren die Grundsätze zum ordnungsgemäßen Umgang und die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form.
Die Anforderungen an die Revisionssicherheit bestehen aus den folgenden Grundsätzen: Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, zeitnahe Verarbeitung, Zugriffskontrolle, Verlustsicherung, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit. Zusammengefasst muss das Unternehmen bezüglich der Revisionssicherheit, dafür sorgen, dass alle Dokumente im Archiv vollständig und entsprechend der organisatorischen Anforderungen aufbewahrt werden. So muss das Original eines Dokuments stets abrufbar sein. Zusätzliche Bearbeitungsschritte müssen entsprechend protokolliert werden, und prüfbar sein. Eine zeitnahe Verarbeitung und Archivierung der Dokumente bieten sich an, da Dokumente sonst leicht verloren gehen oder vergessen werden können. Schließlich müssen alle Dokumente leicht auffindbar und abrufbar sein. Ein weiterer, wichtiger Punkt in Bezug auf die Revisionssicherheit von Dokumenten sind Zugriffsbeschränkungen. Durch Passwörter oder zwei Faktoren Verschlüsselungen können Dokumente sicher geschützt werden. Die meisten Dokumentenmanagement-Systeme berücksichtigen diese Punkte automatisch. Es ist jedoch vor dem Erwerb eines solchen Systems wichtig, sicherzustellen, dass die alle Merkmale eines Archivsystems ausreichend erfüllt werden.
Durch ein digitales Archiv können Sie ihre Daten revisionssicher archivieren und sorgen zusätzlich für einen effizienten Workflow im Unternehmen. Das digitale Archiv bietet den Vorteil, dass Papier-Originale, mit Ausnahme weniger bestimmter Dokumente, nach der Digitalisierung vernichtet werden können, da die digital verwalteten Dokumente vom Gesetzgeber gleichwertig zum Original angesehen werden. Der Umstieg auf ein digitales Verwaltungssystem ist also aus vielerlei Hinsicht nützlich und sinnvoll.