Die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung bietet viel Sparpotenzial. Lesen Sie in diesem Artikel wie auch Sie von der digitalen Posteingangsverarbeitung profitieren.
Den Posteingang zu automatisieren bietet viele Vorzüge. Der zentrale Vorteil eines automatisierten Posteingangs ist die schnelle und kostengünstige Vorgangsbearbeitung. Die Investition in eine automatisierte Lösung für Posteingangsverarbeitung war bis vor wenigen Jahren nur für einzelne Unternehmen mit einer hohen Anzahl an zu verarbeiteten Dokumenten wirtschaftlich rentabel. Inzwischen können auch kleine bis mittelständische Unternehmen durch die preisliche Attraktivität von den funktionalen Vorzügen einer automatisierten Posteingangsbearbeitung profitieren. Wir erklären Ihnen in diesem Artikel wie Sie die automatisierte Posteingangsbearbeitung nutzen können, um in einer zunehmend digitalisierten Welt den Überblick zu behalten.
Die Unternehmenswelt befindet sich aktuell im Wandel. Während ein Teil der Prozesse bereits digital abläuft, wird zu großen Teilen nach wie vor analog gearbeitet. Dieses Verhältnis spiegelt sich auch in der Verwaltung wider. Täglich treffen in Unternehmen Belegdokumente auf verschiedenen Wegen ein – mal digitalisiert, mal nicht. Viele Unternehmen sind nicht in der Lage diese Post standardisiert aufzubereiten, was schnell zu Überforderung und Chaos führt. Die Lösung dieses Problems liegt in einer Software, die in der Lage ist, eingehende Post unabhängig von Art, Umfang und Struktur einheitlich umzuwandeln und zentral zu verwalten. Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen Ihr Unternehmen dabei in der Verwaltung. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert die digitale Post nach bestimmten Kategorien ab. Über lokale Netzwerk-Scanner können Papierbelege direkt in das DMS eingefügt und dem richtigen Sachbearbeiter zugeordnet werden. Die Mitarbeiter, die mit diesen Dokumenten zu tun haben, werden so automatisch über den Posteingang darüber benachrichtigt. So entsteht ein wirksamer Workflow im Unternehmen. Die zentralen Vorteile eines digitalen Posteingangs lauten daher wie folgt:
- Zeitersparnis durch schnelle Posteingangsverarbeitung und kurze Transportzeiten.
- Sichere, abteilungsübergreifende Postverwaltung.
- Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Dokumente ist durchgängig gewährleistet.
- Kosten werden durch effizienten Umgang mit Dokumenten gesenkt.
- Einheitliche Verarbeitung der Mails sorgt zusätzlich für eine bessere Übersichtlichkeit.
- Digitale Verwaltung als Basis weiterer Automatisierungsprozesse.
Die Digitalisierung der Eingangspost bildet die Grundlage vieler weiterer digitaler und automatisierter Neuerungen im Unternehmen. Werden Dokumente erst digital verwaltet, sind die Mitarbeiter nicht mehr an die Arbeit im Büro gebunden. Sie können die relevanten Informationen, die sie zum Arbeiten brauchen, von Zuhause oder Unterwegs abrufen. Dabei sind sie auch in den Arbeitszeiten deutlich flexibler.
Es lässt sich somit festhalten, dass die automatisierte Posteingangsbearbeitung nicht nur zu einem effizienteren Workflow im Unternehmen beiträgt und dadurch Kosten senkt, sie bildet auch die Grundlage vieler weiterer digitaler Neuerungen im Unternehmen.
Wir helfen Ihnen gerne den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung zu wagen.